Så ska styrelsen besluta om renoveringar

Styrelsen i en bostadsrättsförening ansvarar för att utföra underhålls- och renoveringsåtgärder av föreningens hus och mark, däremot ansvarar de boende själva för det inre underhållsansvaret i sina lägenheter. Eftersom underhåll och reparationer vilar på styrelsen i föreningen är det, som huvudregel, styrelsen som ska fatta beslut i dessa frågor. Vid gränsdragning om vad som ska vara styrelse- eller stämmobeslut saknar kostnaden för arbetet betydelse. Det avgörande är istället om det är fråga om ett underhåll eller inte.

Om det rör sig om en ren underhållsåtgärd som är nödvändig bör frågan inte lyftas på stämman.

Ta exemplet att taket behöver renoveras. En åtgärd som är ett typiskt underhåll av föreningens hus, något som styrelsen ska fatta beslut om, även om det är väldigt kostsamt. Om styrelsen skulle lyfta frågan om renovering till stämman kan utgången bli att stämman antingen röstar för att utföra renovering eller mot att utföra renovering. Om stämman beslutar att inte utföra renovering måste styrelsen följa stämmans beslut. Då står föreningen där med hål i taket och en styrelsen som är handlingsförlamad. Det kan leda till oönskade följdskador, vilket inte är bra.

Enligt HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar får styrelsen själv inte besluta om väsentliga förändringar av bostadsrättsföreningens hus eller mark, såsom väsentliga till-, ny- och ombyggnader av sådan egendom. I de fallen krävs stämmobeslut.

– Beslut som ”innebär väsentliga förändringar av föreningens hus och mark” ska alltså fattas på en föreningsstämma, säger Eva Sörqvist, fastighetsjurist på HSB Riksförbund.

Informera medlemmarna

Om styrelsen kommer fram till att det krävs stämmobeslut, bör styrelsen kalla till ett medlemsmöte. Inför mötet förbereder styrelsen dokumentation som visar varför frågan har uppkommit, vad som behöver göras och ungefär vad det kommer att kosta. 

På medlemsmötet är det också viktigt att tydligt redogöra för processen och vilka regler som gäller för att ett beslut om renovering ska vara gällande.

– Om det är fråga om en om- eller tillbyggnad som innebär en förändring av en enskild bostadsrättsinnehavares lägenhet, som till exempel vid förändringar i lägenheten ihop med ett stambyte, gäller särskilda regler, säger Eva Sörqvist.

Den enskilde bostadsrättsinnehavaren måste ge sitt godkännande till förändringen i lägenheten. Om denne inte ger sitt godkännande, krävs dels två tredjedelars majoritet vid beslut på föreningsstämman - istället för enkel majoritet som gäller för de flesta andra beslut - och dels ett godkännande av beslutet i Hyresnämnden, en process som kan ta tid.

Om medlemmarna ger sitt godkännande att gå vidare i processen, behöver styrelsen ett par månader på sig att ta fram ytterligare dokumentation, offerter, detaljerade tidplaner och liknande. Vid större renoveringar kan det vara klokt att ta hjälp av HSBs konsulter eller andra experter för att ta fram korrekta förfrågningsunderlag och fakta. Tänk på att alltid ta in offerter från flera entreprenörer för att få bästa kvalitet och prisnivå.

Om beslutet inte kan tas på ordinarie årsstämma, måste styrelsen kalla till en extrastämma.

Hitta rätt entreprenör

Om stämman bifaller, börjar arbetet med att genomföra upphandling av entreprenörer, eventuella projektledare och liknande). Sätt i ett tidigt skede upp en tidplan med regelbundna avstämningar tillsammans med entreprenörerna. Medlemmarna kan också behöva god tid på sig att till exempel besluta om tillval och ordna med annat boende om det krävs under en period.

En av de kanske viktigaste uppgifterna för styrelsen är därefter att hålla medlemmarna informerade. Ta fram en kommunikationsplan med informationsmöten och regelbunden informationsförmedling, exempelvis via hemsida och med anslag i trapphusen.

Enskilda medlemmar som vill renovera den egna lägenheten måste först ta reda på om förändringen kräver styrelsens tillstånd. Tillstånd krävs vid ingrepp i bärande konstruktion, ändring av befintliga ledningar för avlopp, värme, gas eller vatten, eller annan väsentlig förändring av lägenheten. Styrelsen har mandat att säga nej till medlemmen eller begära in ytterligare handlingar, till exempel ritningar, för att kunna ta beslut. Det är upp till medlemmen själv att ta fram den dokumentation som behövs och det är medlemmens ansvar att stå för kostnaderna för dokumentationen och i många fall även för arbetet.

FAKTA: Fem steg till en lyckad renovering

1) Underhåll eller inte? Börja med att identifiera om den planerade åtgärden är en del av underhållsarbetet av fastigheten – för om det är det behöver inte medlemmarna tycka till. Men beslut som däremot ”innebär väsentliga förändringar av föreningens hus och mark” ska fattas på en föreningsstämma.

2) Kalla till ett medlemsmöte och informera om den planerade renoveringen. Kostnad, vad som behöver göras – och varför den bör göras.

3) Ta fram detaljerad dokumentation, som offerter, tidsplaner med mera. Här kan HSB bistå med hjälp.

4) Låt stämman besluta. Om beslutet inte kan tas på ordinarie stämma måste ni kalla till en extrastämma.

5) Håll medlemmarna informerade under hela processen, till exempel via digitala kanaler och i trapphuset.