Upphandling av renovering för brf

Bristfälliga förfrågningsunderlag ger bristfälliga anbud, vilket i sin tur kan leda till problem och missförstånd under renoveringens gång.

Den första frågan styrelsen bör ställa sig är om föreningen har de resurser som behövs för att genomföra en större upphandling. Bara för att kunna ställa de rätta kraven i förfrågningsunderlag, krävs det gedigen kunskap om byggnation och renovering. Om styrelsen dessutom är ovan vid avtalsskrivning i samband med upphandling, kan arbetet bli övermäktigt. Då kan det vara ett alternativ att anlita en extern projektledare från till exempel HSB som tar ansvar för hela ombyggnationen och hanterar alla kontakter med entreprenörer och myndigheter.

För att få de bästa villkoren och därmed förvalta föreningens egendom på bästa sätt, är det viktigt att förfrågningsunderlaget är så tydligt och genomarbetat som möjligt. Vad exakt vill föreningen ha utfört, till vilken standard och när i tid? Bristfälliga förfrågningsunderlag ger bristfälliga anbud, vilket i sin tur kan leda till problem och missförstånd under renoveringens gång.

Vem ansvarar för vad?

Ett förfrågningsunderlag för en större ombyggnation är omfattande. Det finns branschöverenskommelser med riktlinjer som kan vara bra att utgå från när man formulerar underlaget. Viktigt att tänka på är att gränsdragningen mellan olika entreprenörer kan vara svår – vem ansvarar för vad? Ju tydligare detta är reglerat i skrift och med ritningar redan i förfrågningsunderlaget, desto bättre.

Det finns inga lagkrav på att en upphandling måste ske i en bostadsrättsförening. En tumregel är dock att man bör ta in anbud från minst tre håll när det rör sig om en större renovering. Styrelsens ansvar är sedan att välja det som är bäst för föreningen utifrån pris, kvalitet och andra kriterier som till exempel miljöpåverkan.

Hur väljer man vilka hantverkare och entreprenörer som ska tillfrågas om anbud?

Ett tips är att ta in referenser från andra bostadsrättsföreningar som redan har genomfört liknande renoveringar samt att rådfråga HSBs experter. Låt också gärna en jurist granska avtalet med entreprenören.

Viktigt att komma ihåg är att det inte bara är priset som är avgörande för val av entreprenörer. Det gäller att säkerställa att man får den kvalitet man har efterfrågat, även i kontakterna mellan föreningen och dess medlemmar och entreprenören. Tidsaspekten är också en viktig faktor. Allt för att störningarna ska bli så små som möjligt. Var också noga med att dokumentera hela processen och upprätta skriftliga avtal, som man kan falla tillbaka på vid en eventuell tvist. Följ upp processen och ombyggnationen med regelbundna besiktningar och kontroller. Och glöm inte att informera medlemmarna regelbundet om processen.