Information för HSB-ledamöter

ID-kontroll

Finansinspektionens regelverk kräver att HSB Göteborg genomför en identitetskontroll av alla våra kunder i syfte att förhindra att föreningen utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Kontrollen måste göras årligen. Det krävs att vi får in uppgift om ordförande och ytterligare en firmatecknare och kopia på bådas ID-handlingar. Får vi inte in detta kommer vi inte längre kunna utföra några betalningar för er förening (leverantörsbetalningar, arvoden med mera). Det är därför viktigt att ni fyller i blanketten "Blankett för kundkännedom och ID-kontroll" i Mitt HSB och lämnar den, tillsammans med kopior på ID-handlingar, till våra handläggare för föreningsregistret för arkivering snarast möjligt efter ert konstituerande sammanträde.

Det åligger även HSB Göteborg att kontrollera huruvida någon av ovanstående kan anses vara så kallad PEP (politically exposed person) eller har någon närstående som är att betrakta som PEP. Blanketten innehåller därför även frågor kring PEP och det är viktigt att ni besvarar dem. Det är ordförandes ansvar att blankett och kopior på legitimation lämnas till HSB Göteborg. I HSB-brf kan HSB-ledamoten vara behjälplig.

Attestrutiner

Revisorerna kräver att det skall finnas en attestrutin hos bostadsrättsföreningar och övriga kunder eftersom det råder ett avtalsförhållande mellan HSB-föreningen och dess kunder. För god internkontroll krävs bland annat att kontroller och godkännande sker av de kostnader som debiteras.

Grundregeln för attester är att två personer bör attestera kostnaderna. Det bör alltså finnas en "sakattest" och en "utbetalningsattest".

Sakattesten (B-attest) avser kontroll av att föreningen erhållit varan eller tjänsten i enlighet med beställning samt att fakturan i övrigt är korrekt upprättad. (Då kontering utförs av HSB Göteborg är det den som utbetalnings attesterar som kontrollerar att föreningen erhållit varan eller tjänsten i enlighet med beställning)

Utbetalningsattesten (A-attest) sker efter sakattesten, och innebär att fakturan godkänns för utbetalning. Utbetalningen bör i regel göras av ordföranden. I de fall ordföranden har egna utlägg, bör dessa attesteras av annan styrelseledamot.

Blanketten "Namnteckningsprov Attest vid utbetalning" finns under "Vad HSB Göteborg behöver efter stämman" på Mitt HSB. Denna blankett måste fyllas i och skickas till HSBs föreningsregister omgående efter att man gjort registrering av ny styrelse digitalt då avgående ledamöter med attesträtt tas bort direkt vid registreringen. För att nya ska kunna komma åt att attestera fakturor måste Fakturaservice vid HSB Göteborg registrera de nya attestanterna i webbfaktura – det sker inte med automatik.

I vissa fall kan det vara omständligt att kräva två attester på alla fakturor och kostnader, speciellt om verksamheten är omfattande och om ett stort antal fakturor är på små belopp. Man kan då överväga att införa beloppsbegränsade attesträtter. En beloppsbegränsad attesträtt kan till exempel innebära att en person ges behörighet att attestera kostnader upp till ett visst belopp och att det för kostnader över detta belopp krävs två personer i förening. Hur högt beloppet ska sättas får bedömas från fall till fall, men bör generellt sett hållas på låg nivå.

För egna utlägg/kostnader bör dock alltid två attester krävas, även om beloppsavgränsade attester införs.

För utbetalning arvoden krävs alltid två attester av de som angivits på ovanstående blankett. Anger ni endast de personer som attesterar fakturor på blanketten är det även endast dessa två som kan attestera arvoden. Blanketten fyller därför två syften. Dels att ange vilka som ska hantera föreningens fakturor, ordinarie och eventuella reservpersoner, samt vilka som ska kunna attestera Övrigt* såsom till exempel arvoden.