Checklista: Att tänka på vid upphandling

20 augusti 2019 Styrelsen i en bostadsrättsförening har mycket att tänka på vid en renovering eller ombyggnad. Det kan därför vara klokt att ta hjälp av en specialist som har gedigen erfarenhet av att handla upp byggprocessen. Johan Wiberg, ombyggnadsprojektledare på HSB Göteborg guidar dig genom åtta viktiga steg för att hamna rätt med förarbetet.

Allting börjar med att ett renoveringsbehov identifieras. Oftast sker det vid den okulära genomgång som er underhållsplanerare utför enligt underhållsplansavtalet ni har med HSB Göteborg.

Men var ska man börja? Och hur ser man till att upphandlingen blir lyckad? Grunden till en lyckad renovering läggs i förarbetet med förfrågningsunderlaget och upphandlingen.

1. Projektering – grunden för vad som ska göras

En smart projektering börjar med en behovsanalys:

Vad behöver göras?
Finns det synergieffekter att ta hänsyn till i underhålls- eller visionsplanen?
Är några åtgärder stora eller komplicerade?

2. Ta fram ett utförligt förfrågningsunderlag

Utifrån behovsanalysen skrivs förfrågningsunderlaget, grundbulten som förklarar arbetet entreprenörerna ska lämna sitt anbud på. Ett ordentligt förfrågningsunderlag är viktigt för att kvalitetssäkra att entreprenörerna räknar på samma sak.

Det är några saker som är extra viktiga att du har med i ert förfrågningsunderlag:

Administrativa föreskrifter behandlar de juridiska delarna som ligger till grund för avtalet. Till exempel vem som är arbetsmiljöansvarig, vilka garantier och försäkringar ni kräver
Teknisk beskrivning, även kallad rambeskrivning, beskriver bland annat vad ni som beställare vill få utfört och förutsättningarna på plats
Relevanta digitala ritningar

3. Kontakta myndigheter

Är det någon del av projektet som kräver kontakt med myndigheter? Till exempel bygglov.

4. Upprätta ett anbudsformulär

Nästa steg är att sätta ihop detaljerna i själva formuläret som entreprenörerna ska svara på. I anbudsformuläret förklarar anbudsgivaren bland annat:

vad totalsumman är
vilka säkerheter och försäkringar de erbjuder
vilka kvalitet och miljöledningssystem företaget har
vilka tider som gäller
vilka eventuella avvikelser de vill lyfta.

5. Kontakt med entreprenörer

Nu när förfrågningsunderlaget är fastställt skickas det ut till entreprenörer.

När entreprenörerna har satt sig in i förfrågningsunderlaget uppstår ofta frågor om förfrågningsunderlaget. De allra flesta entreprenörer vill också göra platsbesök för att kunna lämna ett så genomarbetat anbud som möjligt.

6. Utvärdera inkomna anbud

När anbuden ska utvärderas och jämföras är det viktigt att jämka (nollställa) dem. Jämkningen gör att ni i styrelsen på ett enkelt sätt kan jämföra entreprenörernas olika priser, reservationer eller avvikelser.

7. Anbudsmöte med vald entreprenör

Nu är det dags att träffa entreprenören för en anbudsgenomgång. När alla parter är överens om resultatet föreningen vill ha och vad som ska ingå i entreprenaden bestämmer styrelsen om ni vill gå vidare med entreprenören eller prata med fler anbudslämnare.

8. Skriv kontrakt med entreprenören

Skriv alltid ett kontrakt med entreprenören. Beställningsskrivelsen (kontraktet) är en avsiktsförklaring att ni som beställare vill att entreprenören utför arbetet enligt förfrågningsunderlaget i form av totalentreprenör.

Vi kan hjälpa er med upphandlingen

Det är en hel del att tänka på under förarbetet, men görs det rätt får ni mycket tillbaka. Om du och din styrelse behöver hjälp kan du höra av dig till oss. Våra ombyggnadsprojektledare stöttar er hela vägen från idé till slutbesiktning.