Årsmöte

Ett årsmöte är ett speciellt möte där föreningens medlemmar träffas och diskuterar föreningens verksamhet och väljer ny styrelse, valberedning och revisorer. Alla föreningar måste under året ha ett ordinarie årsmöte. Det står i föreningens stadgar när mötet måste hållas, men vanligtvis brukar årsmöten ligga i mars till maj. 

Inför mötet

Inför årsmötet måste alla medlemmar i föreningen få information om när och var mötet ska äga rum, så alla har chans att komma dit och göra sin röst hörd. I föreningens stadgar står det hur lång tid innan mötet som kallelsen till mötet måste skickas ut till medlemmarna. En del föreningar har bestämt att det räcker att annonsera om mötet på hemsidan, i föreningstidningen eller per e-post, men normalt ska man skicka hem kallelsen till varje medlem. 

På mötet

När alla samlats hälsas alla välkomna. Kanske måste några praktiska detaljer gås igenom. Det är dessutom bra ifall alla känner till mötestekniken som används på mötet. Mötet börjar med att ordföranden förklarar mötet öppnat.

Nedan förklaras de olika punkterna som brukar tas upp på ett årsmöte. Detaljerna kan skilja sig från förening till förening. Titta i era stadgar ifall något annat gäller för er.   

Fastställande av röstlängden

Alla föreningens medlemmar har rätt att vara där, prata, komma med förslag och rösta. Alltså skriver man upp alla närvarande medlemmar på en lista, en så kallad röstlängd. Om några medlemmar kommer försent förs de upp på listan när de kommer och man markerar vilken punkt på dagordningen dessa anlände. Om någon går tidigare stryker man dem från röstlängden. 

Mötets behörighet

För att ett årsmöte ska vara behörigt måste kallelsen och eventuella möteshandlingar ha skickats ut i tid. I föreningsstadgarna står vad som gäller för detta. 

Val av mötesordförande

Årsmötet väljer en mötesordförande som har till uppgift att leda mötet och se till att röstningen går rätt till. Detta bör vara en person som inte har något annat uppdrag under mötet och som inte kommer att delta mycket i debatten. 

Vad av mötessekreterare

Årsmötet väljer en mötessekreterare som har till uppgift att skriva mötesprotokollet. Även mötessekreteraren bör inte vara någon med annat uppdrag under årsmötet. 

Val av rösträknare

Rösträknare har som uppgift att räkna röster då rösträkning är begärd.

Val av justerare

Justerare ska efter mötet kontrollera att mötesprotokollet verkligen stämmer med vad som beslutades på mötet. 

Adjungeringar

På ett årsmöte har medlemmarna rätt att närvara, yttra sig, lägga fram förslag och rösta. Dock kan det på mötet finnas personer som inte är medlemmar. Om man vill att även dessa personer ska ha rätt att närvara, yttra sig och lägga fram förslag väljer man att adjungera dessa personer. Man kan aldrig få rösträtt genom att bli adjungerad. 

Fastställande av dagordning

 Dagordningen är den turordning som ärenden tas upp på mötet. Ett förslag på dagordning är följande: 

Verksamhetsberättelse

 För att berätta för medlemmar, myndigheter och andra intresserade om vad som hänt i föreningen under året skriver styrelsen en verksamhetsberättelse. Denna går mötet igenom. Sedan läggs den till handlingarna.

Ekonomisk berättelse

 I den ekonomiska berättelsen redovisar styrelsen vad de har gjort med föreningens pengar under året. Detta gör de genom att sammanställa en resultatredovisning och en förklarande text. Även denna läggs av mötet till handlingarna.

Revisionsberättelse

 Styrelsen har under året i uppdrag att verkställa de beslut som årsmötet har sagt åt dem att genomföra. Revisorerna har till uppgift att dels kontrollera hur styrelsen har använt föreningens pengar och att alla kostnader och intäkter är noggrant redovisade dels att kontrollera vad styrelsen har gjort och inte gjort under året. Revisionen resulterar endera med att revisorerna rekommenderar att styrelsen får ansvarsfrihet för det gångna året eller att de inte får det.

Ansvarsfrihet

 Att styrelsen får ansvarsfrihet betyder att den slipper vidare ansvar för sitt styrelseår. Om något olagligt skulle avslöjas vid senare tillfälle finns ingen ansvarsfrihet för detta. Praxis är att man bara nekar ansvarsfrihet om man planerar att gå vidare till domstol med ärendet.

Verksamhetsplan

 Efter att det gamla året avhandlas är det dags att blicka framåt mot nästa år. Verksamhetsplanen är en beskrivning av vad som ska hända i föreningen nästa år och det är styrelsens uppdrag att genomföra det.

Motioner

Här tas de motioner som lämnats in upp. Varje medlem i föreningen har rätt att i utsatt tid före mötet lämna in förslag på saker de tycker föreningen ska göra. Ett sådant förslag kallas motion.

Val av styrelse

 Årsmötet har nu beslutat om en verksamhetsplan och motioner. En styrelse utses att se till att detta genomförs. I stadgarna brukar det stå vilka regler som gäller vid val av styrelse.

Val av valberedning

 Man väljer en valberedning. Valberedningen har till uppgift att inför nästa årsmöte arbeta fram ett förslag på styrelsen som ska väljas nästa år. 

Val av revisorer

Man väljer revisorer. Revisorerna har till uppgift att dels kontrollera hur styrelsen har använt föreningens pengar och att alla kostnader och intäkter är noggrant redovisade och dels att kontrollera vad styrelsen har gjort och inte gjort under året.

Mötets avslutande

 När alla övriga frågor är behandlade är mötet färdigt. Mötesordföranden förklarar mötet avslutat.

Övriga frågor

 De ärenden medlemmar velat ta upp, men som inte lämnades in i tid för att kallas en motion blir i stället en övrig fråga. Dessa tas upp här. Titta i era stadgar ifall något särskilt gäller för er förening om övriga frågor. Ibland krävs 2/3-marjoritet för att en övrig fråga ska röstas igenom. Stadgeändringar som tas upp på övriga frågor kräver ofta att alla röstar för ändringen.

Efter mötet

 Efter mötet ska protokollet sammanställas. När sekreteraren har skrivit färdigt ska justerarna läsa protokollet och om de godkänner innehållet skriver sekreteraren och justerarna under protokollet. Under året ska protokollet finnas tillgängligt så medlemmarna kan läsa det och så att den nya styrelsen kan se vad de har för uppgifter under året.