Vanliga frågor och svar om tjänsten Köhantering

Den automatiska köhanteringen är valbart för de föreningar som har ett aktivt avtal med HSB MälarDalarna avseende administrativ förvaltning.

Endast personer som innehar kontrakt på bostadsrätt eller hyresrätt kan ställa sig i kö.

Endast en sökande per hushåll kan ställa sig i kö. Den sökande loggar in med mobilt bankID på Mitt HSB. Hen väljer vilken kö/köer denne vill ställa sig i. Hen får notifiering om ledigt objekt via mejl och kan göra en intresseanmälan i E-tjänsten.

Efter publiceringstiden är slut skrivs ett digitalt avtal med den sökande, som tilldelats hyresobjektet. Om hen vill säga upp ett avtal som är aktivt kan hen göra det via inloggat läge under ”Mina Bostadsavtal”.

En del personer som vill ställa sig i kö har inte tillgång till internet. Dessa ärenden kan hanteras på tre olika sätt, där första punkten är att föredra.

1. Släkt eller vän till den sökande kan hjälpa till med att ställa hen i kön via e-tjänsten genom att logga in på den sökandes sida på hsb.se. Om den sökande inte har lösenord för inloggning till sin sida på hsb.se får hen begära ett nytt lösenord som skickas per post hem till den sökande.
2. Hyres- och Brf administrationen (på HSB MälarDalarna) ställer den sökande i kön manuellt i systemet. Den sökande får själv kontakta HSB MälarDalarna med jämna mellanrum för att se om det finns något objekt att intresseanmäla till. HSB MälarDalarna gör en manuell intresseanmälan, den sökande godkänner avtalsvillkoren och blir eventuellt tilldelad objektet (beroende på hens kötid).
3. Manuell tilldelning till den sökande. Man ställer inte den sökande i kö utan tilldelar ett objekt som är/blir vakant. Detta rekommenderas i undantagsfall. Det är upp till föreningen att kontakta Hyres- och Brf adminstrationen (på HSB MälarDalarna) om en sökande ska tilldelas ett specifikt objekt på detta sätt.

Den kö som redan finns registrerad i föreningen registreras in i HSBs register och de sökande blir placerade i kö utifrån det datum som står i kölistan.

Det finns möjlighet att låta externa personer, inom en annan förening, ställa sig i kö till objekt i föreningen. I detta fall blir avtalen momsade.

Om föreningen vill hyra ut till en extern person som inte tillhör en annan förening som är kopplad till köhanteringen, måste denna hanteras helt manuellt. Personen har inte möjlighet att själv intresseanmäla via e-tjänsten. Detta gäller även de med skyddad ID då de inte har tillgång till Mitt HSB.

Den sökande kan få notifieringar på lediga objekt till sin mejl, med förutsättning att hen har registrerat sin mejladress via inloggat läge på Mitt HSB, under Min Profil. Hen måste också, på samma sida, bocka i notifieringar via E-post.

Standard är att alla objekt i kön markeras för notifiering men den sökande kan begränsa vilka objekt denne vill ha notifiering på.

Alla objekt som omfattas av Köhanteringen måste ha ett eget objektsnummer i HSB MälarDalarnas register. Om det saknas objektsnummer i registret, måste det skapas innan den automatiska köhanteringen kan sättas igång.

Köhanteringen kan inte hantera olika hyror på ett och samma objekt. Ex. Den sökande/boende har redan ett objekt och vid tilldelning av ännu ett objekt rabatteras alternativt höjs hyresbeloppet på det nya hyresobjektet.

Det är möjligt att begränsa antalet objekt som den sökande/boende kan hyra. Begränsningen kan göras inom samma objektstyp eller över olika objektstyper.

Exempel: Den sökande får hyra totalt 2 objekt inom objektstyperna garage och p-plats. Max 1 garageplats samt 2 p-platser får hyras av den sökande. Den sökande kan i detta fall hyra två p-platser alternativt 1 p-plats och 1 garageplats.

Föreningen kan blockera objekt från att publiceras under "Administration", "Köadministration" via inloggat läge. Se manual "HSB Köhantering för förtroendevalda" hur detta hanteras.

Blockering av objekt kan bli aktuellt när ett objekt inte ska hyras ut temporärt pga ex. renovering eller att objektet tillhör föreningen och inte ska hyras ut alls.

Prioritering på byte samt ny sökande kan sättas.

Ex. Byte prioriteras framför ny sökande. Den som redan har ett objekt och vill byta prioriteras framför den som inte hyrt något objekt tidigare. Olika prioriteringar kan sättas för de olika objektstyperna.

Regler sätts upp gällande när ett objekt ska publiceras (vara tillgängligt för intresseanmälningar) samt hur tidigt en sökande kan få tillträde till ett objekt.

Standarden är att ett objekt publiceras max 2 månader innan det nuvarande hyresavtalet avslutas. Standarden är att den som blir tilldelad ett objekt kan få tillträde till det tidigast 7 dagar efter publicering (förutsätter att objektet är vakant och det inte löper en uppsägningstid på tidigare hyresgäst).

Karta på objektens placering laddas upp i systemet och blir synlig för den sökande.

Föreningen och den som hyr ett objekt får meddelande både när en plats tillkommer samt sägs upp.

Föreningen anger den mejladress till vilken de vill att meddelanden skickas, rimligtvis till den som ska sköta hanteringen av utlämning/mottagande av nycklar, taggar etc.

Vid en överlåtelse sägs säljarens hyresavtal upp per automatik. Undantag är om det inte är 100% av bostadsrätten som säljs, om lägenheten är samaviserad med annan lägenhet eller om säljaren samtidigt är köpare i en annan lägenhet i samma bostadsrättsförening.

Obs! Tänk på att systemet endast kan ta hänsyn till flytt inom bostadsrättsföreningen om säljaren i lägenhet 1 blivit upplagd som köpare på lägenhet 2 innan köparen i lägenhet 1 blir godkänd av bostadsrättsföreningen. Om så inte är fallet behöver säljaren kontakta sin HSB förening i god tid för att en uppsägning inte ska ske.

Det är värt att notera att vid arv, gåva och bodelning och det är make eller maka (i det fall denne inte stått på avtalet sen tidigare) som tar över lägenheten sägs inte sidoavtalet upp. Detta sköts manuellt av hyres- och brf administrationen. Det är alltid att föredra att föreningen informerar administrationen så fort som möjligt när en sådan överlåtelse blir aktuell. I vissa fall kanske inte platsen ska överlåtas till den nya bostadsrättsinnehavaren och administrationen behöver den informationen.

Tecknande av avtal på ett objekt sker digitalt och den sökande godkänner villkoren för kontraktet redan vid intresseanmälan för ett objekt. Den sökande blir tilldelad objektet och har ingått ett bindande avtal.