Checklista inför föreningsstämman för medlemmar

Ta möjligheten att på förhand ställa frågor till styrelsen för att reda ut eventuella oklarheter. De nås på mail: styrelsen@hsbstenbocken.se. 

Det finns ett antal punkter på dagordningen där det kan vara bra att ha läst igenom och tänkt efter kring innan stämman. De punkter som finns nedan är en första version. Kom gärna med synpunkter kring hur de kan förbättras genom att maila styrelsen@hsbstenbocken.se.

Vill du veta mer om hur styrelse och andra förtroendevalda bör arbeta och deras ansvar så läs gärna HSBs kod för bostadsrättsföreningar.

Fråga om kallelse skett i behörig ordning

Ordinarie föreningsstämma hålls varje år, innan juni månads utgång. Kallelsen ska enligt föreningens stadgar skickas ut tidigast 6 veckor och senast 2 veckor före stämmans datum. 

Årsredovisning, revisorsberättelse, fastställande av resultat- och balansräkning samt ansvarsfrihet

Läs igenom den utsända årsredovisningen och sätt in i de olika frågeställningarna. Jämför gärna med årsredovisningar och protokoll från tidigare år.

• Jämför årsredovisningen innehåll mot föregående års
• Jämför den ekonomiska redovisningen mot föregående års
• Läs igenom föregående års protokoll och verifiera att ev beslut har effektuerats
• Läs igenom revisorernas berättelse, har de några invändningar eller kommentarer?
• Finns det något som föranleder frågetecken kring styrelsens sätt att hantera förvaltningen och sitt uppdrag?

Fråga om arvoden till styrelse och revisorer samt övriga arvoden till förtroendevalda

Valberedningen har i uppdrag att föreslå arvodets storlek men det är stämmans deltagare som beslutar.

• Är valberedningens förslag rimligt?
• Tänk på att en styrelseledamot bär ett stort ansvar vad gäller föreningens skötsel och förvaltning
• Finns det stora projekt som pågår som kan innebära att styrelsen har en större arbetsbörda?
• Finns det andra sätt än årsarvodet att ersätta styrelse eller andra förtroendevalda? Per möte? Per timme?

Styrelsearbetet är ett förtroendeuppdrag men det är ändå lämpligt att föreningen ger en relevant ersättning för att visa att man sätter värde på den insats som styrelsen gör för föreningen och dess medlemmar. Detsamma gäller även andra förtroendeuppdrag.

Val av styrelseledamöter och suppleanter

Styrelsen är föreningsstämmans utsträckta hand och har ett stort ansvar. Styrelsen skall enligt stadgarna, läs mer här, innehålla minst tre och max elva ledamöter, inkl HSB-ledamot. Det innebär att en ytterligare kandidat kan läggas till av stämman om så önskas.

Valberedningen har att på föreningens uppdrag inför föreningsstämmman aktivt söka de bästa kandidaterna för de poster vars mandattid har gått ut. Det som valberedningen presenterar är alltså bara ett förslag som stämmman har att ta ställning till.

Försök att bilda dig en egen uppfattning om nedanstående. Fråga gärna men tänk på att både valberedning och styrelse har tystnadsplikt så det är inte säkert att de kan ge dig ett direkt svar på din fråga.

• Har styrelsen det antal medlemmar som de behöver för sitt uppdrag och arbetsbelastning?
• Verkar styrelsen ha kunnat arbeta tillsammans på ett positivt och konstruktivt sätt?
• Saknas någon kompetens?
• Känner du någon som du tror skulle berika styrelsearbetet?

Det står varje medlem fritt att oberoende av valberedningen föreslå en person till styrelsen men tänk på att personen måste vara vidtalad först.

Valberedningen nås via mail: valberedning@hsbstenbocken.se. 

Val av interna revisorer samt meddelande om extern revisor

Valberedningen föreslår också internrevisor(er). De väljs på ett år och skall vara minst två eller max tre stycken. Av dessa skall en vara en extern revisor och denna utses av HSBs riksförbund. Se vidare stadgarna här.

De interna revisorerna har en viktig uppgift att löpande vaka över att framför allt den ekonomiska, men även den tekniska, förvaltningen sköts korrekt. Den externa revisorn granskar verksamhetens räkenskaper först efter årets slut och i omedelbar anslutning till stämman.

• Besitter internrevisorerna den kompetens och erfarenhet som krävs för uppdraget?
• Är de noggranna och samvetsgranna i sitt arbete?
• Arbetar de fritt från inflytande och jäv från styrelsen?

Samma sak gäller här som för styrelseledamöter, valberedningen föreslår medan stämman beslutar och kan föreslå nya namn.

Val av valberedning och sammankallande

Detta är föreningsstämmans uppgift att föreslå. Tänk på att valberedningen har stort inflytande över hur nästa styrelse kommer att se ut. Om stämman inte har något förslag så väljs som regel valberedningen på ytterligare ett år om de åtar sig uppdraget.

Valberedningen skall enligt stadgarna bestå av minst två ledamöter.

Lite kontrollpunkter avseende valberedningen:

• Har valberedningen jobbat aktivt med att informera om styrelsens arbete och söka nya medlemmar till styrelsen?
• Har du som medlem blivit informerad om behovet?
• Är valberedningens sammansättning optimal för att styrelsearbetet skall kunna förnyas och utvecklas vidare?
• Känner medlemmarna i valberedningen väl till föreningens medlemmar och kan dessutom arbeta opartiskt?
• Har valberedningen satt sig ordentligt in i styrelsens arbete så att de har skapat sig en förståelse av de behov som finns?

Känner du någon som passar väl till uppdraget och skulle kunna berika valberedningen? Kontakta i så fall denne i god tid innan stämman och föreslå personen.

Val av fritidskommitté

Även här är det föreningsstämman som föreslår. Fritidskommittén har inga befogenheter och ansvar som övriga förtroendevalda. Deras uppgift är att verka för trivseln i föreningen. Tänk dock på att trivseln bidrar till förutom trevnad också trygghet. Medlemmar och boende känner sig välkomna och sedda. Detta bidrar också till nya medlemmar och att intresset för föreningens bostadsrätter upprätthålls.

• Hur har den nuvarande fritidskommittén fungerat?
• Har det kommit förslag som tjänar föreningens medlemmar väl?
• Finns det förslag som berör alla oberoende av ålder, kön, etnicitet och social ställning?

Är du eller någon du känner intresserade att bidra? Föreslå gärna till stämman.