HSB brf Rödvenen skippar pärmarna – kör digital förvaltning med HSB

HSB brf Rödvenen var en av de första bostadsrättsföreningarna i Malmö som bestämde sig för att prova HSBs verktyg Digitalt styrelsestöd. Det var för drygt ett och ett halvt år sedan, och idag ångrar de sig inte en sekund. Thomas Palm har varit ordförande i ungefär fyra år den här omgången, men han har innehaft posten tidigare. Han har bott länge i föreningen, snart 40 år.

– Vi har mycket bättre kontroll, vi kan slappna av och slipper bli uppringda av ekonomen varje år för att vi glömt skicka in något protokoll eller underlag. Det hände rätt ofta förr att man fick leta efter bortsprungna grejer. Nu finns allt i Mitt HSB och ligger kvar där i upp till 99 år, säger han.

Digitalt styrelsestöd når förtroendevalda via Mitt HSB. Här kan man sköta hela styrelseåret på ett enkelt sätt, allt från kallelser till färdiga protokoll, från medlemsmotioner till ärendehante­ring.

– De som använder e-­tjänsten tycker att det är jättebra och säger att det underlättar deras möten, att de får en bättre struktur och att deras möten blir effektivare och går snabbare, säger Maria Schmidt som är verksamhetsutvecklare på HSB Malmö.

Även de boende kan utföra en del ärenden i tjänsten.

– Föreningens medlemmar kan till exempel skicka in motioner till årsstämman och förfrågningar om andrahandsut­ hyrning via systemet. Styrelsen kan då också svara digitalt, be om kompletterande handlingar och avslå eller bifalla förfrågan direkt i tjänsten, säger Maria Schmidt.

I början tyckte Thomas Palm och hans styrelsekollegor att det nya systemet var svårforcerat.

– Se till att ha en hjärtstartare i närheten, säger han och skrattar.

Vad var det ni tyckte var krångligt?

– Du ska förstå funktionerna, hur skapar du det här och hur gör man det där. Det är små enkla saker som tar tid att ta sig igenom och är frustrerande att lära sig. Men när man väl lärt sig är det enkelt, säger han.

Lösningen var att inte ge upp, och att ta sig an utmaningen tillsammans.

– Vi kliade oss i huvudet men vi tyckte det var roligt också. Vi satt i källaren de första gångerna och lärde oss tillsammans, säger Thomas Palm.