Styrelsens halvårskrönika

Mycket har hänt sedan maj förra året då vi i nuvarande styrelsen valdes in och fick förtroende av er medlemmar. Som ni vet är vår bostadsrättsförening den största norr om Gävle vilket innebär mycket arbete för oss i styrelsen och på grund av detta är vi nu är fler ledamöter jämfört med tidigare år.

 Vi i styrelsen har styrelsemöten ca en gång/månad. På mötena fattar vi beslut och diskuterar/planerar kommande arbete och händelser. Mycket av styrelsearbetet sker utanför mötena där vi, indelade i olika arbetsgrupper, arbetar med aktuella frågor.

Nu har mer än halva vår förtroendetid passerat och vi tänkte passa på att sammanställa några av de saker vi i styrelsen, tillsammans med er medlemmar, arbetat med sedan maj förra året.

Bygg- och underhållsfrågor

På bygg- och underhållssidan har det hänt väldigt mycket under hösten. En prioriterad punkt har varit fönsterbytet i gröna huset där vi har upphandlat både projektledning och entreprenör. Arbetet med fönsterbytet kommer ske under vår/sommar i år.  

Taken på V.Varvsgatan 22 och 24 är i dåligt skick och behöver åtgärdas. Förfrågningar har gått ut och vi har upphandlat reparation/omläggning av taken och arbetet kommer genomföras under vår/sommar i år.

Vi har även upphandlat och genomfört OVK (obligatorisk ventilationskontroll) för att säkerställa att ventilationssystemen i fastigheterna fungerar bra. Arbetet är påbörjat och beräknas avslutas i början av det här året.

På er medlemmars begäran har vi tagit reda på vad som gäller för inglasning av balkonger inom föreningen.

Gröna huset: Bygglov krävs p.g.a. förändring av yttre fasad. En utredning har gjorts och nuvarande balkongkonstruktion är för svag för att klara av den ombyggnation som krävs för att möjliggöra inglasning av balkonger. Om gröna huset ska bygga inglasningar behöver detta utföras på samtliga balkonger i fastigheten. För närvarande finns inga planer för en gemensam inglasning.

Röda huset: Inget bygglov krävs då arbetet ej påverkar ytterfasaden.

Förutom punkterna ovan har vi även: 

• Upphandlat och genomfört dräneringsarbetet utanför V. Varvsgatan 6 och 24. I samband med detta installerades även en ny kabel till de eluppvärmda dagvattenbrunnar utanför gaveln på V. Varsgatan 24.  
•  Påbörjat förstudie för nytt soprum då nuvarande soprum i garaget inte längre är godkänt ur arbetsmiljösynpunkt.
• Planerat för upprustning av lekparken. Arbetet kommer genomföras under våren i år och innebär bland annat sandbyte, målning och besiktning.
• Anlitat konsult för framtagning av brandskydds- och utrymningsplaner samt underlag för föreningens systematiska brandskyddsarbetet (SBA).
• Upphandling för byten av branddörrarna mellan fastigheter och garaget i samtliga fastigheter.
•   Har under hösten genomfört akuta reparationer av taken på V. Varvsgatan 22 och 24.
•  Bytt ytterdörr på gaveln till Residensgatan 6.
• Tagit fram underlag för egenkontroll som alla fastighetsägare enligt lag är skyldiga att genomföra.
• Tagit fram en digital underhållsplan som kommer uppdateras och prioriteras årligen.
• Löpande underhåll, bland annat lagat sprickor i balkonggolv samt, sett till att samtliga dagvattenbrunnar ovanför garaget rensats. 

Ekonomifrågor

Under hösten har vi arbetat fram och fastställt föreningens budget för 2016. Alla planerade åtgärder är inräknade och inga större förändring har skett i budgeten jämfört med tidigare år. Föreningen har en stark likviditet.

Förutom framtagning av budget arbetar vi ständigt med handläggning av ekonomiska frågor, till exempel andrahandsuthyrningar och försäljningar av lägenheter. Under 2015 har föreningen sålt 21 lägenheter.

Förutom detta arbetar vi även med: 

• Attestering av fakturor
• Ansvarar för årsredovisning
•  Kontakt med bank
•  Kontakt med HSB:s ekonomiavdelning

Övriga frågor

Under det senaste halvåret har vi förutom de stora punkterna, bygg och ekonomi, även arbetat med andra viktiga frågor inom föreningen.

Nytt avtal Telia
Under hösten har vi arbetat fram ett nytt avtal med Telia rörande bredband, TV och IP-telefoni. Det nya avtalet röstades igenom på föreningens extrastämma i september och vi räknar med att ha det nya avtalet påskrivet i början på januari. Mer information kommer inom kort.

Upphandling teknisk förvaltning
Nuvarande avtal lever inte upp till de förväntningar vi i föreningen har rörande fastighetsförvaltningen. Därför har vi under hösten arbetat fram ett eget förfrågningsunderlag som kommer ligga som grund för en ny upphandling av den tekniska förvaltningen. Avtalet gäller fastighetsdrift och teknisk förvaltning av fastigheterna.

Arbetsgrupp parkeringsfrågor
En arbetsgrupp har bildats för att arbeta med parkeringsfrågorna inom föreningen. Arbetsgruppen har haft ett uppstartsmöte i början på december och kommer arbeta vidare med parkeringsfrågorna under våren.

Nya skyltar
Vi har monterat adresskyltar vid garageporten för att underlätta leveranser. Nya skyltar har även monterats vid entrén vid V. Varvsgatan 20B samt på orienteringstavlan bakom Residensgatan 4.

Förstudie inpasseringssystem
Vi har inlett en förstudie kring nytt inpasserings- och bokningssystem då nuvarande system ibland strular.

Medlemsmöten
Under hösten ordnade vi medlemsmöten där vi i styrelsen informerade och svarade på frågor om vad som är på gång i föreningen.

Underhåll på området
Tillsammans har vi alla medlemmar hjälpts åt att göra det fint på området. Förutom de årliga städkvällarna har vi tillsammans hjälpts åt att: 

•  Riva planket bakom cykelförråden
• Startat arbetsgruppen ”allt i allo” som under hösten har gjort det fint på gårdsplanerna, runt cykelförråden och klippt buskar.
• Byta och måla den yttre fasaden på cykelförråden.
• Måla farthinder på området 

Det är roligt att se vilket fantastiskt arbete alla har gjort här på området under hösten!

Sammanfattning

Detta är endast några av de saker vi arbetat med under hösten och som ni kan se har vi tillsammans hunnit med en hel del. Det är verkligen roligt att se att vi har så många engagerade medlemmar i vår förening!

Vi i styrelsen tackar för förtroendet och ser fram emot en spännande vår tillsammans.

God fortsättning önskar alla i styrelsen!