Styrning och organisation

Medlem i en bostadsrättsförening

När du köper en bostadsrätt i BRF Kallkällan köper du, genom att betala en insats, alltså rätten att bo i fastigheten med tillhörande biutrymmen som exempelvis garage, carportar och förrådsutrymmen. För att bo i BRF Kallkällan behöver du vara medlem i HSB. Genom köpet av lägenheten blir du delägare i föreningen och du äger därför fastigheten tillsammans med dina grannar. Du får en andel i föreningen och nyttjanderätt av bostaden utan tidsbegränsning. När du bor i en bostadsrätt betalar du inte hyra till någon hyresvärd eftersom det är du och dina grannar som är "hyresvärd". Istället betalar du en avgift, vilken ska täcka till exempel föreningens lån, underhållskostnader samt drift och skötsel. Som medlem har du möjlighet att bestämma över föreningens tillgångar och utveckling genom att delta på stämman samt skicka in skrivelser till styrelsen respektive motioner till föreningsstämman.

Stadgar

Stadgarna är bostadsrättsföreningens regler och innehåller dels information om vad föreningen heter, vilket syfte den har samt var den har sitt säte. Sådant som regleras i stadgarna är bland annat vilka beslutande organ som finns i föreningen samt deras rättigheter och skyldigheter.  BRF Kallkällans stadgar är HSB Normalstadgar 2011, version 5. Dessa antogs efter beslut på två efterföljande föreningsstämmor 2017-05-15 och 2017-09-12.

Föreningsstämman

Föreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman. Vid den årliga föreningsstämman har medlemmarna möjlighet att utöva inflytande och bestämmande. Stämman hålls som regel i mitten av maj varje år. Förslag (motioner) till stämman ska vara styrelsen tillhanda senast den 28 februari. På stämman sker en årsredovisning samt val av styrelse, valberedning och internrevisorer samt information och diskussion kring frågor som berör vårt boende. En röst per medlem gäller på stämman, men med maximalt en röst per lägenhet om flera medlemmar delar bostad.

Förtroendevalda

På stämman väljs styrelseledamöter, valberedning samt internrevisorer. Styrelsen ansvarar för det löpande arbetet i föreningen, det vill säga att förvalta fastigheterna och föreningens tillgångar, utveckla organisationen och arbetsprocesserna samt att den ekonomiska redovisningen sker enligt gällande lagstiftning. Styrelsen sammanträder ungefär en gång per månad och det finns möjlighet att lämna in skrivelser inför varje styrelsemöte. Valberedningen är de som hittar och föreslår nya ledamöter till styrelsen för den årliga föreningsstämman. Internrevisionen kontrollerar styrelsens arbete så att det följer stadgar och övrig relevant lagstiftning.

Beskrivning av de förtroendevalda posterna

STYRELSEORDFÖRANDE

• Se till att styrelsemöten hålls i lämplig omfattning (ca 1 gång per månad)
• Kalla till styrelsemöten (ordinarie ledamöter och suppleanter) i god tid (senast 1 vecka före möte)
• Förbereda och genomföra styrelsemöten.
• Vara ordförande på styrelsemöten
• Tillse att protokoll förs samt justera protokoll
• Följa upp att styrelsens beslut verkställs
• Vara styrelsens kontaktperson, internt och externt
• Planera styrelsens arbete under året (årshjul), följa upp och säkerställa att styrelsen uppfyller sitt ansvar vad gäller fastigheter/underhåll, ekonomi och avtal och aktiviteter för medlemmar
• Delegera arbetsuppgifter till styrelseledamöterna
• Löpande utvärdera arbetssätt i styrelsen
• Säkerställa att ledamöter har kompetens att genomföra sitt uppdrag i styrelsen (t.ex. gå på HSB-utbildningar)
• Säkerställa att föreningen och styrelsen uppfyller juridiska krav från lagar, stadgar osv
• Fördela fast arvode mellan styrelseledamöter. Godkänna arvode för projekt
• Säkerställa att styrelsens projekt hålls levande och går framåt
• Attestera fakturor löpande
• Utforma, utveckla och utvärdera arbetssätt för styrelsen tillsammans med vice ordförande
• Vara firmatecknare
• Följa upp och vid behov uppdatera styrdokument och rutiner

 VICE STYRELSEORDFÖRANDE

• Attestera fakturor om ordförande och/eller ekonomiansvarig ej kan göra detta
• Ställföreträdande ordförande om ordförande ej kan vara aktiv
• Stötta och avlasta ordförande i dennes uppgifter vid behov
• Utforma, utveckla och utvärdera arbetssätt för styrelsen tillsammans med ordförande
• Vara firmatecknare
• Administrera epost och tillgång till övriga system/rumVice sekreterare om ordinarie sekreterare inte kan delta på möt

 SEKRETERARE

• Administration av bilagor och underlag till och efter styrelsemöte
• Säkerställa att olika dokument sparas på rätt ställe
• Föreningens postmottagare, ansvar att tömma brevlådorna och fördela post till ordförande/projektansvarig
• Föra protokoll på möten
• Ombesörja arkivering av justerade protokoll (fysiskt eller digitalt)
• Bevaka bordlagda/återremitterade ärenden
• Tillsammans med ordförande arbeta för att minimera personuppgifter i dokumentation och protokoll.
• Attestera fakturor om ordförande och/eller ekonomiansvarig ej kan göra detta
• Vara firmatecknare

 STYRELSELEDAMOT, grundarbete

• Delta i utbildningar för att klara av styrelseuppdraget
• Förbereda sig till styrelsemöten genom att läsa dagordning och handlingar
• Aktivt delta på styrelsemöten och projektarbeten, meddela i god tid om man ej kan delta
• Ta på sig ett extra uppdrag som ansvarig för ett eller flera områden
• Driva projekt enligt beslut i styrelsen, dokumentera och rapportera dessa till styrelsen
• Skriva under årsredovisning

 SUPPLEANT

• Vara beredd på att delta på styrelsemöten om ordinarie ledamot ej kan delta
• Löpande hålla sig uppdaterade i styrelsens arbete, antingen genom att delta på styrelsemöten eller läsa handlingar från styrelsemöten och projekt
• Skriva under årsredovisning

 EKONOMIANSVARIG

• Attestera fakturor löpande
• Redovisa ekonomirapporter i samverkan med HSB-ekonom
• Följa upp obetalda avgifter och påminna medlemmar om skyldigheter
• Förbereder budget och bokslut i samverkan med HSB-ekonom
• Ta del av alla offerter, avtal och fakturor, sammanställa och analysera dessa
• Ladda ned och skicka offerter och fakturor till sekreterare som ska protokollföra dessa
• Vara firmatecknare

 FASTIGHETSANSVARIG

• Löpande hålla koll på felanmälningar som kommer in, analysera mönster och rapportera om större insatser/åtgärder behövs
• Förbereda möte om uppdatering av underhållsplanen
• Bevaka underhållsåtgärder, till exempel städning, sophämtning, snöröjning
• Analysera förbrukning av el, fjärrvärme och vatten och så vidare och rapportera till styrelsen i samverkan med ekonomiansvarig
• Delat ansvar för trivselgrupperna tillsammans med medlemsansvarig

 INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSANSVARIG

• Skriva nyhetsbrev från styrelsen
• Skriva informationsblad till medlemmar
• Säkerställa att all information skickas ut i beslutade kanaler
• Ansvarig för uppdatering av föreningens webbsida

 MEDLEMSANSVARIG

• Se till att alla medlemmar får svar på mail som inkommit till styrelsen
• Huvudansvar för att välkomna nya medlemmar och dela ut välkomstmapp
• Huvudansvar för att möta medlemmar på brf-kontoret
• Delat ansvar för trivselgrupperna tillsammans med fastighetsansvarig

 MILJÖ- OCH HÅLLBARHETSANSVARIG

• Ansvarar för att miljö- och hållbarhetsfrågor genomsyrar föreningen och styrelsens arbete, det vill säga att aspekter kring miljö och hållbarhet inkluderas i allt arbete
• Utforma och uppdatera interna styrdokument med hänsyn till miljö- och hållbarhetsaspekter
• Verka för att det finns en balans mellan ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet i föreningen och styrelsens arbete 

Arbetsgrupper

I varje hus finns en trivselgrupp som ansvarar för att innergården hålls fin med blommor och att det finns möjlighet till rekreation för de boende i huset, till exempel i hobbyrummen, lekplats samt sittgrupper på gården.