Årshjul - Styrelsens arbetsår

Löpande under året

·         Kontera och attestera fakturor

·         Godkänna överlåtelser

·         Beslut om större planerade renoveringar/underhållsarbeten/åtgärder

·         Uppdatera underhållsplanen

·         Ekonomisk uppföljning

·         Villkorsändring av Lån

·         Revision av föreningsvald revisor

·         Styrelsen går utbildning efter behov

KVARTAL 1 (Q1)

JANUARI – FEBRUARI

FASTIGHETSBESIKTNING

Här går man igenom fastigheten for att se om det är någon yttre eller inre åtgärd som behöver göras. Känner man sig osäker på att göra en bedömning om vissa saker går det bra att ta hjälp av förvaltare på HSB.

UPPDATERA UNDERHÅLLSPLAN

Efter fastighetsbesiktningen år gjord ska underhållsplanen uppdateras. Den hjälper till att hålla koll på vilka åtgärder som behöver göras på fastigheten de kommande åren. Både på kort och lång sikt.

DEBITERINGSUNDERLAG TILL KUND- OCH MEDLEMSSERVICE

MARS-APRIL

BUDGET

Efter att ni uppdaterat er underhållsplan med vad som krävs for er fastighet så upprättar er ekonom upp ett budgetförslag för kommande år. Detta levereras i slutet av april.

KVARTAL 2 (Q2)

MAJ

DEBITERINGSUNDERLAG TILL KUND- OCH MEDLEMSSERVICE BESLUT BUDGET & ÅRSAVGIFTER

Styrelsen beslutar om budget, årsavgifter och hyror utifrån det budgetförslag som HSB:s redovisningskonsulter tagit fram.

DEBITERINGSUNDERLAG TILL KUND- OCH MEDLEMSSERVICE

JUNI-JULI

UNDER SEMESTERTIDER

Glöm inte att kontera och attestera fakturor och godkänna överlåtelser i Mitt HSB.

KVARTAL 3 (Q3)

JULI

KONTROLLERA ATT ALLA PROTOKOLL ÄR INSCANNADE I FÖRENINGSDOKUMENT

Gå igenom föreningens protokoll och ladda upp dem i Föreningsdokument. Har ni inte tillgång till scanner.

Där kan ni ladda upp en kopia av protokollet i PDF. På det viset får alla i er styrelse tillgång till protokollen och det är enkelt för nya ledamöter att ta del av tidigare arbete. Om ni laddar upp protokollet original, kom ihåg att dela med handläggare för att underlätta för er själva inför bokslut och revision. Originalen av styrelseprotokoll ska för all framtid förvaras i ett brandsäkert skåp.

SKRIV UNDERLAG TILL FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE

Ni i styrelsen får en mall från HSB där ni fyller i information om året som gått och berättar exempelvis vilka renoveringar som är gjorda och om föreningens verksamhet senaste åren.

REVISION

Revisorer granskar bokslut och årsredovisning mellan augusti-november,

AUGUSTI

BOKSLUT OCH ÅRSREDOVSNING

Redovisningskonsulterna på HSB gör i ordning ert bokslut och årsredovisning under perioden juli-oktober.

KVARTAL 4 (Q4)

DEBITERINGSUNDERLAG TILL KUND- OCH MEDLEMSSERVICE

Underlag gällande uthyrningsrum, mm, ska skickas in till Kund- och medlemsservice i mitten av februari, maj, augusti och november för att hinna aviseras.

SEPTEMBER

STYRELSEBESLUT ÅRSREDOVISNING

Styrelsen ska besluta om årsredovisningen kan godkännas, sker vanligtvis perioden mars-maj. Stäm av med föreningens ekonom innan styrelsemötet for att ta beslut om årsredovisningen.

FÖRBEREDELSE FÖRENINGSSTÄMMAN

Styrelsen ska besluta datum för föreningsstämmans och upprätta en kallelse. Här kan man ta hjälp av HSB. Föreningsstämmorna hålls vanligen mellan nov-dec, men oktober kan också förekomma.

OKTOBER

FÖRBEREDELSE FÖRENINGSSTÄMMAN

NOVEMBER

FÖRENINGSSTÄMMAN & KONSTITUERANDE

Stämmoperioden är vanligtvis under maj månad och det konstituerande mötet halls direkt efter stämman. Det är då man fördelar ut roller i styrelsen bland annat.

INLÄMNING AV UNDERLAG FÖR ARVODEN

Underlag for arvoden lämnas in efter det konstituerande mötet. Senast 25 maj för att få utbetalning i juni.

DECEMBER

ARBETSPLANERING MED STYRELSEN

Styrelsen träffas för att se over kommande årets arbete och planerar upp om vad de kan fixa själv och vad de behöver ta hjälp med. Det kan handla om mindre och större renoveringar som ligger i underhållsplanen.