Styrelsemöten på distans

Det viktigaste är att hela styrelsen har tillgång till alla handlingar inför mötet, om så är fallet går det alldeles utmärkt att använda sig av ett telefonmöte för att ta beslut. Det finns flertalet leverantörer för telefonmöten och vissa teleoperatörer tillåter flerpartssamtal utan extra kostnad. Ett tips är att Telia för närvarande har sex månaders kostnadsfritt på deras tjänst Telia Telemöte Fast.

Det går även bra att använda sig av flertalet av gratistjänster för att ha videomöte, för de som har Iphone fungerar FaceTime med flera deltagare, Skype och Google Hangouts finns både till dator, mobil och läsplatta och är enkelt att använda. Även Zoom går att använda men gratisversionen har begränsningar på antal deltagare och möteslängd.

Här hittar du en lathund med praktisk information om vad som är bra att tänka på vid digitala styrelsemöten (PDF)

Övriga tips i samband med styrelsemöten med anledning av coronaviruset

• Följ Folkhälsomyndighetens samtliga rekommendationer.
• Säkerställ tillräckligt rymlig lokal för de ledamöter som deltar fysiskt.
• Tillhandahåll alla underlag inför styrelsemötet digitalt i god tid innan mötet så alla kan förbereda sig.
• Undvik att servera mat eller fika.
• Ledamöter uppmanas att läsa underlag och handlingar digitalt alternativt skriva ut och ta med egna exemplar för att undvika att flera tar i samma papper.
• Mer arbete behöver göras mellan styrelsemötena, undvik arbetsmöten, lös det via mailkonversationer, telefonmöten eller delade digitala ytor. istället. Bered ärenden och underlag väldigt noggrant så styrelsemötet blir kort och effektivt.
• Koncentrera innehållet i styrelsemötet till det som är absolut nödvändigt för att klara löpande drift, ta diskussionsfrågor och strategiska beslut vid ett senare tillfälle när samtliga kan delta fysiskt (om det är möjligt så klart).