Föreningen som sjuder av engagemang

Välkomstblomma och intervju

När Amanda Karlsson blev ordförande för HSB brf Eriksfält för fem år sedan läste hon noga stadgarna. Hon fastnade speciellt för en av paragraferna.

– Där står det att vi ska främja fritidsverksamheten och föra medlemmarna närmare varandra. Det hör alltså till förtroendeuppdraget man har, säger Amanda.

Tidigare hade styrelsen fokuserat mer på ekonomi och service till de boende. Det fanns aktiviteter, men inte en kontinuerlig plan för långsiktigt medlemsengagemang.

– Vi kom överens om att vi måste ha ett bredare engagemang i föreningen, något för alla i alla åldrar, säger Amanda.

Det fanns redan bokcirkel, en boulebana, julresa och ett litet gym. Det skulle snart komma att bli väldigt mycket mer. Den som idag flyttar in i brf Eriksfält i Malmö välkomnas av blommor och en längre intervju, där representanter från föreningen berättar om boendemiljön och aktiviteterna som finns.

– Första mötet med medlemmen är ofta avgörande och lägger grunden för hur engagerad personen sedan blir, säger Amanda.

De passar också på att fråga om den nya medlemmen varit eller är föreningsaktiv och intresserad av att bidra på något sätt. Amanda har själv ett förflutet som ordförande i IFK Malmö handboll.

– Med den bakgrunden blev det naturligt att fortsatta engagera sig här. Det finns många människor som varit engagerade i föreningar, så det gäller att fånga upp dem inom brf:en, säger Amanda.

Måste jobba ihärdigt

Arbetet har burit frukt. Föreningen har idag ett 30-tal boende som är intresserade av styrelsearbete eller andra uppdrag. Numera kan medlemmarna engagera sig i någon av föreningens odlingslotter och delta i trädgårdsdagar – alltid med tillhörande grillning och fika. Det ordnas även glöggmys till jul, och varje sommar arrangeras en stor familjedag där det ingår mat, hoppborg, lekar, tävlingar, tipsrunda, lotteri, goodiebags till barn med mera, allt med syftet att medlemmarna ska få känna sig inkluderade och för att främja gemenskap.

– Alla tycker om gratis mat, så det funkar alltid att locka med, säger Amanda och ler.

Intresset för en aktivitet kan verka svalt inledningsvis. Då gäller det att vara ihärdig.

– Det fanns ju ingen tradition att vara med på till exempel trädgårdsdagen, så det kom rätt få medlemmar i början, men vi tyckte att det var både socialt och en bra avlastning för förvaltningskontoret, så vi fortsatte arrangera den, säger Amanda.

Så småningom kom det ett 20-tal grannar och senast slöt drygt 40 grannar upp.

– Vi har vågat tro på konceptet, säger Amanda.

Den succéartade familjedagen genomgick samma utveckling, från ett 50-tal medlemmar initialt till årets cirka 200 personer i trädgården.

– Grannhuset hörde av sig och undrade vad det var vi firade och hur vi kunde ha så mycket folk, säger Amanda och skrattar.

En nyckel till framgångarna är att samarbetet i styrelsen har stärkts. Bland annat hålls en stående heldag för planering i början av september. Det gör stor skillnad för de som blivit invalda före semestern, menar Amanda.

– Det hänger väldigt mycket på gruppen, men framför allt på ordföranden, att se till att de nya i styrelsen känner sig välkomna in i gruppen, säger Amanda.

Familjedag med lägenhetslotto

Styrelsen har också en gemensam chatt där de kommunicerar snabbt och enkelt, och inte minst spelar de brädspelet Interact, ett spel som är uppbyggt med scenarier som uppkommer för styrelser att reda ut. Det är skapat av teamcoachen Lars Linder och erbjuds till brf:er inom HSB Malmö. Scenarierna kan handla om hur styrelsen ska agera i exempelvis medlemskonflikter. Syftet är att styrelsen ska ha en handlingsplan redan på förhand.

– Då vet alla hur de ska agera när det väl händer. Man kommer till konsensus inom gruppen, säger Amanda.

Man ska som styrelse inte heller vara rädd för att misslyckas, påpekar hon.Föreningen testade "styrelseöppet", där styrelsen satt tillgänglig på kontoret i 1,5 timme.

– Men det kom knappt någon, så det var bara att lägga ner, säger Amanda.

På familjedagen ordnas lägenhetslotto. Då går Amanda runt med en låda där alla som vill kan lägga i sitt lägenhetsnummer och vinna priser. Det är ett perfekt tillfälle att prata med medlemmarna, menar Amanda.

– Jag frågar alla om de vill vara med och det vill de så klart – även det nyinflyttade paret som lite osäkert håller sig på sin kant, eller den som är blyg. När de sedan vet vem jag är, är tröskeln till att tala med oss i styrelsen sänkt.

Brf Eriksfält ger också ut ett informationsblad varje månad där medlemmarna kan läsa om vad styrelsen gör just nu och allmän information om underhåll.

– Det pratar medlemmarna gärna om med oss. Är man en öppen styrelse och visar hur man jobbar, får man in idéer och ett driv från de boende, säger Amanda.

Hon framhåller också betydelsen av en aktiv valberedning.

– Arbetet med en engagerad styrelse börjar med valberedningen. De deltar i våra aktiviteter och försöker hitta de som vill engagera sig, berättar Amanda.

Hur har återkopplingen varit från medlemmarna?
– Generellt väldigt positiv. Vi får personliga vykort och brev till styrelsen med tack och vi har alla fått blommor levererade till dörren med personliga hälsningar. Barnen kramar oss på familjedagen. Det som dock är mest fantastiskt är att alla vill hälsa och prata. Det skapar glädje och gemenskap, säger Amanda.

Framtida idéer är att anordna gympa i trädgården, starta en målarcirkel och inrätta en snickeriverkstad – bland annat.

– Alla delar är pusselbitar i ett större mål: en aktiv förening med stort medlemsengagemang, avslutar Amanda.

Så skapar styrelsen engagemang - brf Eriksfälts bästa tips

• Prata med medlemmarna och var inbjudande. Avsätt tid för att socialisera.
• Synliggör hela styrelsen och förmedla tydligt vad man vill uppnå.
• Var transparent. Ha en öppen frågestund efter årsmötet.
• Skapa gemensamma ytor – det främjar direkta medlemsmöten (till exempel stor grillplats, lekplats, fikaplatser, solstolar, trädgårdsspel).
• Plantera fruktträd och bär som bjuder in till att gå och plocka.
• Ge inte upp. Kontinuitet är viktigt – det tar tid att skapa en tradition.
• Våga prova aktiviteter och att misslyckas.
• Gör tröskeln låg för deltagande. Exempelvis gratis mat och möjlighet att vinna priser.

HSB brf Eriksfält

Ort: Malmö.
Byggår: 1956–1957.
Antal lägenheter: 299.
Huskroppar: Fyra.
Kuriosa: Flera medlemmar har bott i föreningen sedan inflytten 1957. En av dem är numera 100 år.