Allt du behöver veta inför årsstämman

Inför stämman

1. Skicka ut kallelsen till föreningsstämman i rätt tid
Det är viktigt att vara noga med utformningen av kallelsen till stämman. Kallelse ska ske två till sex veckor innan förenings­stämman, enligt den senaste versionen av HSBs normalstad­gar. Tillsammans med kallelsen bör motionerna bifogas, liksom styrelsens svar på motionerna, och eventuellt stadgeförslag.

2. Kallelsen ska innehålla de ärenden som kommer behandlas på stämman
I kallelsen ska det tydligt framgå vilka ärenden som kommer att behandlas. Vid stadgeändringar ska det huvudsakliga innehållet i förslaget till ändring också framgå. Årsredovisningen bör skickas ut med kallelsen, men minimikravet är att den ska hållas tillgänglig senast två veckor före stämman. Vissa beslut kan behöva fattas på två stäm­mor. I sådana fall måste det som beslutades på första förenings­stämman redogöras för i kallelsen till stämma nummer två.

3. Stämmoordföranden och styrelseledamöter bör förbereda sig inför stämman
Se till att stämmoordförande får grundlig information om alla ärenden i förväg, så att hen kan förbereda sig och leda stämman på ett bra sätt. Även styrelsen bör vara förberedd och ha koll på vem som ska bemöta olika frågor.

4. Valberedningen kan planera för årets kompetensbehov 
Valberedningen arbetar på uppdrag av bostadsrättsföreningens stämma och har en viktig roll. Om valberedningen gör ett bra jobb, så blir det en bra styrelse. Ett tips till valberedningen är att göra upp en årsplan för hur den ska arbeta med att ta fram rätt kandidater till de olika posterna. Prata med den nuvarande styrelsen. Vad fungerar bra och vad fungerar dåligt i nuläget? Vilka behov har föreningen? Vilken kompetens behövs? Valberedningens förslag på kandidater och deras arvoden bör skickas ut i samband med kallelsen, så att medlemmarna får veta vilka som är nominerade till styrelsen.

5. En bit mat och ett föredrag kan locka fler till stämman
Ibland är det svårt att få medlemmarna att prioritera årsstäm­man. Kanske är man trött efter jobbet och har varken tid eller lust att delta i ytterligare möten. Locka gärna med något att äta och kanske någon typ av föredrag som kan vara intressant för medlemmarna. Då blir deltagandet ofta högre och stämman en trevligare tilldragelse. Den är ju faktiskt ett utmärkt tillfälle att umgås och lära känna sina grannar.

Under stämman

6. Anteckna vilka som är närvarande
Anteckna alla som kommer till stämman och vilken kategori de tillhör: medlem, biträde, ombud, utomstående osv. Alla medlemmar har rätt att vara med på föreningsstämman. De får också ha med sig ett biträde eller använda ombud om de inte kan närvara.

7. Utomstående kan få delta om det beslutas enhälligt på stämman
Enligt den senaste versionen av HSBs normalstadgar får vem som helst vara biträde eller ombud. Ska däremot någon utomstående delta måste alla på stämman tycka att det är okej. Det ska beslutas enhälligt på stämman.

8. En medlem som ej betalat årsavgift har inte rösträtt
Det är viktigt att stämmoordförande är bra på att styra upp diskussioner och se till att alla kommer till tals. När det gäller röstning har varje medlem i bostadsrättsföreningen en röst. Om flera personer innehar en bostadsrätt gemensamt så har de endast en röst. För att ha rösträtt måste medlemmen ha betalat årsavgift.

9. Ha koll på vilken typ av majoritet som krävs vid olika beslut
Huvudregeln vid röstning är enkel majoritet – det vill säga den åsikt som får mer än hälften av rösterna gäller. Men ibland kräver lag eller stadgar kvalificerad majoritet. Det innebär att beslut behöver till exempel två tredjedelar av rösterna för att vara gällande. Det här är viktigt för styrelsen att ha koll på.

Efter stämman

10. Protokollet ska innehålla alla beslut och med vilken majoritet de har beslutats
Protokoll från föreningsstämman ska vara tillgängligt tre veckor efter stämman. Proto­kollet ska ange de beslut som fatta­des på stämman, och om omröstning skedde ska resultatet anges. Om ett beslut varit enhälligt är det viktigt att ange det i protokollet.

11. Anmäl ändringar av styrelse och stadgar till Bolagsverket
Glöm inte göra de registreringar till Bolagsverket som behöver göras efter stämman. Nya stadgar, nya styrelseleda­möter och revisorer samt vem som är bostadsrätts­föreningens ordförande är exempel på sådant som måste anmälas till Bolags­verket.

Eva Sörqvist, Förenings- och fastighetsjurist på HSB Riksförbund
Läs mer om HSBs juridiska rådgivning för bostadsrättsföreningar