Motioner – så besvarar ni dem inför årsstämman

Snart börjar kanske några motioner till den kommande årsstämman att dimpa ner i styrelsens brevlåda eller via mejl. Att lämna in en motion till föreningsstämman är ett jättebra sätt för medlemmarna att engagera sig i föreningen.

Det är dock inte alltid så lätt för en styrelse att avgöra om de handlingar som kommer in verkligen är en motion som ska tas upp på stämman. En annan frågeställning är hur motionen ska besvaras. Eva Berg, förenings- och fastighetsjurist på HSB Riksförbund går igenom vad som kan vara bra att tänka på.

Tid för inlämnande av motion

Alla medlemmar i bostadsrättsföreningen har rätt att lämna in motioner till stämman.

Vilket som är det senaste datumet för att lämna in en motion varierar för olika bostadsrättsföreningar. För att veta vilket datum som gäller för just er förening så behöver ni titta i § 15 i föreningens stadgar (förutsatt att ni har HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar). Många föreningar som har kalenderår som räkenskapsår brukar ha sista februari eller sista mars som sista datum för att lämna in en motion.

Är det en motion?

Att avgöra om en handling som inkommer till styrelsen utgör en motion eller inte är ofta inte helt enkelt. Även om handlingen är benämnd ”Motion” så kan det hända att den inte utgör en motion.

Av lag framgår att de ärenden som ska behandlas på stämman tydligt ska anges i kallelsen. Det finns inte några formkrav för en motion, men det är viktigt att det finns ett förslag som stämman kan ta ställning till.

En handling som enbart innehåller frågor till styrelsen och synpunkter på styrelsens agerande kan eventuellt bedömas att inte utgöra en motion. Ibland kan det vara lämpligt att styrelsen kontaktar motionären och ber denne förtydliga motionen, exempelvis kring vad det är för förslag till beslut som denne vill lägga fram på stämman.

Styrelsens svar på motionen

Det är värt för styrelsen att lägga ned lite arbete på att upprätta ett svar på motionen och skicka med detta redan tillsammans med kallelsen till föreningsstämman. Särskilt om det är en fråga där styrelsen har en annan uppfattning än motionären.

Genom att upprätta ett svar på motionen kan styrelsen på så sätt informera övriga medlemmar om styrelsens syn på frågan och de argument som styrelsen har för sin uppfattning samt vilket förslag till beslut som styrelsen föreslår. Medlemmarna kan då i lugn och ro innan stämman läsa igenom såväl motionen som styrelsens svar på motionen och bilda sig en egen uppfattning i frågan.

Det finns inget krav enligt lag på att styrelsen ska upprätta ett svar på motionen, men det är att rekommendera.

Vi hjälper ofta bostadsrättsföreningar med att bedöma om den handling som har kommit in verkligen utgör en motion och om den kan behöva kompletteras samt även med att upprätta styrelsens förslag till beslut avseende motionen.