Så lyckas ni rekrytera till styrelsen

Valberedningen har det viktigaste förtroendeuppdraget i en brf, menar Maria Nordlund, nyproduktionssamordnare och kursledare på HSB. Här ger hon sina bästa tips kring hur valberedningen kan bygga en kompetent och engagerad styrelse.

1. Börja i god tid

Valberedningens uppdrag är att ta fram lämpliga kandidater till styrelsen. Det är ett arbete som tar sin tid och brukar pågå hela året. Därför gäller det att inte vänta för länge med att sätta i gång.

Så snart som möjligt efter årsstämman bör man hålla ett första valberedningsmöte, där man gör en årsplan och kommer överens om hur man vill jobba. Informera brf-medlemmarna om hur de ska gå till väga för att nominera någon och hur lång nomineringstiden är. Var tydlig med att de ska vända sig till valberedningen, inte till styrelsen. Skaffa gärna en gemensam mejladress med ordet valberedning, i stället för att använda en adress som är knuten till en person.

2. Bygg en resursbank

Sitter man i valberedningen är det bra att ha koll på vem som flyttar in. Hälsa gärna de nyinflyttade välkomna. Hör med styrelsen om ni exempelvis kan få en liten budget för att kunna köpa en blomma till alla nyinflyttade. Passa på att ställa frågor om vad de nya medlemmarna jobbar med, om de har suttit i styrelser tidigare och om någon i hushållet kan tänka sig uppdraget framöver. Ta anteckningar och gör en lista över potentiella kandidater inför framtiden. Då blir valberedningens arbete lättare kommande år.

3. Ha ett öppet sinne

När kandidater till styrelsen intervjuas är det viktigt att lämna fördomarna hemma och ha ett öppet sinne. Vad kandidaten har för klädsmak eller inredningsstil spelar ingen roll. Det är personens erfarenheter, kunskaper och engagemang som är det viktiga. Kom ihåg att alla valberedare helst ska närvara vid intervjun, eftersom man ofta uppfattar personer på olika sätt.

Titta på hur er brf är uppbyggd och tänk att styrelsen ska representera föreningen. Det brukar vara bra att ha en mix av både erfarna personer och ”nytt blod” som kan komma med nya synpunkter. Var lyhörd och visa hänsyn och respekt för dem ni intervjuar. 

4. Lär känna styrelsen

Prata med styrelsen; helst med varje enskild styrelseledamot. Alla i valberedningen bör delta vid möten och intervjuer för att ni ska få en så tydlig uppfattning som möjligt. Titta på vilka funktioner och kompetenser som finns i styrelsen, samt hur arbetsordningen ser ut. Finns det någon som har extra koll på ekonomin? Vem sköter hemsidan? Har någon ett vicevärdsuppdrag? Om en ledamot ska sluta i styrelsen, exempelvis för att flytta, är det bra att veta vilken kompetens som ska ersättas.

Tänk på att valberedningen har sekretess och att styrelsen inte har rätt till någon information. Valberedningen rapporterar inte till styrelsen utan väljs av föreningsstämman, men ett gott samarbete med styrelsen är alltid en fördel.

5. Ha en långsiktig plan

Om man är ny i valberedningen och inte har någon tidigare erfarenhet av valberedningsarbete kan det vara bra att gå en kurs. HSB håller kostnadsfria kurser i valberedning. Det är också bra att läsa in sig på stadgarna. Där står bland annat styrelseledamöternas mandatperioder, vilka ska gå omlott. Ha koll på hur de rullar.

Det är bra att ha en långsiktig plan som sträcker sig två till fem år framåt. Vilka kompetenser kommer att behövas under den tiden? Om det exempelvis planeras för en större renovering så kanske det bör rekryteras någon med erfarenhet av det. Behöver styrelsen rent av en extra resurs under den här tiden? Välj kandidater utifrån den långsiktiga planen.

6. Var en proaktiv valberedare

Som valberedare – marknadsför dig själv och ditt uppdrag. Skriv något om valberedningen på föreningens anslagstavlor – både digitala och analoga. Var med på gemensamma träffar och be styrelsen om några minuter för att berätta vem du är, var du bor och att du är med i valberedningen.

Slå ett slag för att sitta i styrelsen. Berätta exempelvis att uppdraget ger kunskaper och erfarenheter som kan komma till nytta i andra sammanhang. Att ha styrelseledamot på sitt cv är en merit. Tipsa gärna om HSBs många gratiskurser för styrelseledamöter. Påminn också om att man kan börja som suppleant och eventuellt ta en tyngre roll senare.