Sex steg till en lyckad renovering

1. Titta på helheten

Det är vanligt att en bostadsrättsförening tror att den har ett renoveringsbehov, exempelvis byte av fönster, men missar att titta på helheten. Under projektets gång brukar det sedan visa sig att det är mycket mer som behöver göras. Därför är det viktigt att börja i god tid – gärna några år innan man planerar att göra en större renovering – och ta reda på om det finns fler underhållsåtgärder som kan fixas samtidigt. Underhållsplanen kan vara vägledande men det är viktigt att göra noggranna förstudier. Vänd på så många stenar som möjligt, för det som kommer fram är ofta dyrare att upptäcka när renoveringen väl är i gång.

2. Rätt information vid rätt tillfälle

Det kan vara svårt att veta vilken information man ska gå ut med till de boende, och när. Var generell i början. Informera inte i detalj för tidigt, det skapar bara oro, utan spara detaljerna tills projektet är i gång. Vanligtvis vill de boende initialt veta när renoveringen kommer att ske, hur den kommer att påverka dem samt vad den kommer att kosta. Det är viktigt att de som berörs har tagit del av informationen som gått ut och vet vad de själva har för skyldigheter – exempelvis att vara hemma när de ska släppa in hantverkare. För att säkerställa att bostadsrättshavaren tagit del av informationen bör personen i fråga skriva på ett avtal om att hen vet vad som är på gång.

3. Utse en arbetsgrupp

Under renoveringen underlättar det att ha en arbetsgrupp som kan verka på dagtid – svara i telefon, vara med på möten med entreprenören och så vidare. Gruppen kan sedan lyfta frågeställningarna med resten av styrelsen. För att ytterligare stötta det övriga styrelsearbetet kan det vara bra att ta hjälp av den regionala HSB-föreningen. Den kan till exempel erbjuda avlastning när det gäller information och kommunikation mellan styrelsen, de boende och entreprenören. Det är viktigt att alla frågor som rör projektet kanaliseras på ett och samma sätt och får svar från ett håll, så att de som frågar får entydiga svar.

4. Social hållbarhet

Större projekt kan vara påfrestande för de boende. Ofta innebär renoveringar oväsen, byggställningar, damm och andra olägenheter. Hantverkare kan också behöva ha tillgång till bostäderna vid flera tillfällen. Det gäller att göra situationen så hållbar som möjligt för de boende. Ett bra tips är att ha ett dagrum dit brf-medlemmarna kan gå och vila, laga mat och slippa oljud. HSB har som huvudtes att de boende inte ska behöva evakueras, men måste det ske brukar det gå att lösa med rimliga medel. Föreningen kanske har en gästlägenhet, en festlokal eller något annat utrymme där det går att skapa en tillfällig bostad. Kolla med grannföreningarna om det går att hyra in sig där. Om någon har speciella behov så kan exempelvis kommunen kliva in och ta hand om dem som behöver det.

5. Håll koll på ekonomin

I stora projekt är det enormt viktigt att hålla koll på ekonomin och följa hur byggherrekalkylen förändras. Ha kvartalsavstämningar och byggkalkyler som uppdateras löpande och missa inte kringkostnader såsom besiktningar, konsulter, bankkostnader och moms. Det här kan HSB hjälpa till med. Däremot ligger det på styrelsen att dokumentera sina beslut och spara exempelvis alla beslutsprotokoll och kontrakt – något många styrelser missar att göra. Ha en bra plattform för att spara dokument. Undvik att spara dem i inkorgen på en privat mejladress, till exempel. Speciellt med tanke på att laguppställningen i styrelsen kan ändras.

6. Engagemang och delaktighet

En engagerad och delaktig styrelse är helt avgörande för resultatet vid en större renovering. Styrelsen måste förstå vid den av projektet, hur mycket det kommer att kosta, vad som kommer att hända och vad som förväntas av ledamöterna. HSB kan hjälpa till med mycket, men utan engagemang och delaktighet från styrelsen är det svårt att genomföra en stor renovering utan gnissel. Det är viktigt att ha fokus på projektet. Det som är bäst för projektet är oftast bäst för föreningen.