Stor guide: Så lyckas ni med renoveringen

1. Planering och uppstart

Tänk långsiktigt

En lyckad renovering tar hänsyn till såväl kvalitet som miljö och ekonomi, och den börjar med en bra planering. Bästa utgångsläget för det är att ha en uppdaterad underhållsplan. Den beskriver vilka åtgärder fastigheten kommer att behöva i framtiden, när de bör utföras och ungefär vad det kommer att kosta.

Inventera och kartlägg

– Underhållsplanen ska vara ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt, säger Tom Andersson, chef för tekniska tjänster på HSB Malmö.

Eftersom fastighetens förutsättningar ändras med tiden bör en bostadsrättsförening med jämna mellanrum göra så kallade statusbesiktningar av de större delarna i underhållsplanen. Sådana besiktningar borgar för att underhållsplanen alltid är uppdaterad och ska ske i god tid innan det är tänkt att något ska åtgärdas.

– Har ni fem till tio år kvar till en större renovering, gör en statusbesiktning redan nu. Kanske upptäcker ni andra saker som behöver åtgärdas och som inte kan vänta så länge, säger Tom.

Vid en statusbesiktning är det viktigt att anlita en expert med de tekniska kunskaper som krävs för att göra en kvalificerad bedömning.

– Vänd er inte till en entreprenör, utan till en oberoende byggteknisk konsult – någon som inte vill sälja er något.

Planera för att samordna åtgärder

När man väl står inför ett större, planerat byggprojekt är det viktigt att inventera fastigheten. Då kartlägger man och ringar in vilka behov som finns. Se över allt från tak och fasad till källare och grund. Ta hänsyn till såväl befintlig arkitektur som eventuella kulturhistoriska värden.

Vad går att renovera, och vad måste bytas ut? Går det att samordna flera åtgärder och på så vis spara tid och pengar?

– Det är jätteviktigt att få rådgivning av en projektledare i de här bitarna. Man vill inte renovera fasaden ena året och behöva byta fönstren två år senare, säger Tom.

Se över underhållsplanen tillsammans med projektledaren och titta på vilka åtgärder som kan samordnas. Föreningens ekonomiska förutsättningar är avgörande för hur stort projektet får bli. Ta hjälp i ett tidigt skede och gå igenom föreningens behov i lugn och ro innan ni beslutar vilka insatser ni vill prioritera.

– Ibland måste man skjuta på vissa saker för att ha råd, men det kan vara svårt att veta vad man ska prioritera, och felaktiga beslut kan bli kostsamma, säger Tom.

Reflektera över energiförbrukning

Energieffektiviserande åtgärder ingår inte i underhållsplanen men är något allt fler brf:er väljer att satsa på. Det kan vara en lönsam investering – eller inte.

– Alla hus är olika och har olika förutsättningar. Bara för att grannen åtgärdat något behöver inte ni ha samma behov, menar Tom.

Han rekommenderar att en brf som funderar kring energieffektivisering först gör en teknisk utredning.

– Se över isolering, ventilation och annat som påverkar energiförbrukningen innan ni fattar beslut. Undvik att göra en investering i onödan som sedan tar lång tid att betala av.

Däremot är det viktigt att en brf har framtida krav kring miljö och energieffektivisering i åtanke när den planerar underhåll och renoveringar.

– Det finns många EU-förslag på bordet just nu som inte är klubbade än, men som troligtvis kommer att träda i kraft framöver. Vänd er till er HSB-förening för att få reda på vilka de är, säger Tom Andersson.

2. Upphandling och avtal

Fatta beslut

När utredningar och förstudier är klara är det dags för föreningen att fatta beslut kring vad som ska göras. Ha ett tydligt mål där det framgår exakt vad föreningen vill uppnå med renoveringen. Den informationen ligger till grund för hela projektet och ska finnas med i såväl förfrågningsunderlag som i kontrakt med entreprenör.

– I upphandlingar är det extremt viktigt att allt går rätt till rent juridiskt. Förfrågningsunderlaget ska innehålla en teknisk beskrivning av de önskade åtgärderna, och allt måste vara rätt utformat, säger Tom.

Ta med fördel hjälp av en erfaren projektledare som är väl insatt i den juridik och de regelverk som gäller vid upphandling.

– Tänk på att allt ansvar ligger på beställaren, det vill säga ordförande och styrelse, om ni inte skriver över det på entreprenören, tipsar Tom.

Glöm heller inte att göra en bygglovsanmälan. Det kan komma stora viteskrav från kommunen om föreningen saknar bygglov.

– Projektledaren ska se till att bygglov finns med i förfrågningsunderlaget. Där ska även miljöaspekter som eventuell förekomst av asbest eller annat miljöfarligt material finnas med, säger Tom.

Innan ni skriver kontrakt

För att kunna skriva över ansvaret på entreprenören vid en större renovering är det viktigt att handla upp projektet som totalentreprenad. Det görs enligt standardavtalet ABT06 (Allmänna bestämmelser för totalentreprenader).

Upphandlingen ska vara konkurrensutsatt, vilket betyder att förfrågan ska gå ut till flera entreprenörer. När anbuden har kommit in ska de utvärderas av styrelsen, tillsammans med konsulten. Därefter beslutar föreningen vilken entreprenör den ska använda.

– Anledningen till att förfrågningsunderlaget ska vara så specificerat är att ni ska hänvisa till det när ni skriver kontrakt. Alla potentiella meningsskiljaktigheter ska gå att lösa via förfrågningsunderlaget och kontraktet, förklarar Tom.

I val av entreprenör är det viktigt att ta referenser på kandidaterna, samt att kontrollera deras ekonomi.

– Ofta använder man lokala aktörer. Er HSB-förening har koll på vilka de är, så fråga gärna om råd. Det är också en god idé att bjuda in kandidaterna till ett möte, så att styrelsen kan bilda sig en egen uppfattning om dem, säger Tom.

3. Genomförande och betalning

Inför byggstarten

När föreningen har valt en entreprenör och skrivit kontrakt är det dags att planera själva byggprocessen.

– Börja med ett startmöte där ni sätter tidsplanen och signerar olika delar av arbetet. Ni bestämmer också vem som ansvarar för information till de boende och vem som har hand om nycklar och så vidare. Det ska också finnas en byggledare/projektledare som håller i alla möten. De här kravställningarna ska finnas i handlingarna, säger Tom.

Stäm av tidsplan och fakturering

När byggprocessen väl är igång är det viktigt att hålla medlemmarna i föreningen informerade om vad som händer, samt att låta dem veta i god tid när en insats påverkar dem individuellt.

– All kommunikation om bygget sköts av entreprenören, och det ska vara skriftlig information om allting, säger Tom.

För styrelsens del är den viktigaste delen att ha koll på att tidsplan och fakturering följs åt.

– Var noga med att ni inte betalar för arbete som ännu inte är utfört. Skjuter ni på tidsplanen ska ni även skjuta på faktureringen. Tidsplaner och betalningsplaner ska följa varandra slaviskt, säger Tom.

Slutbesiktning och garantier

När renoveringen är genomförd är det dags att besikta projektet. Slutbesiktningen ska utföras av en oberoende, auktoriserad besiktningsman som båda parter har godkänt. Det är viktigt att slutbesiktningen är daterad. Utifrån det datumet gäller nämligen fem års garanti, varpå det är dags för en femårsbesiktning.

– Man har en garantiförsäkring på tio år, men de första fem åren ligger ansvaret på entreprenören att bevisa sin oskuld om något problem skulle uppstå. År sex till tio ligger ansvaret på beställaren, förklarar Tom.

Vid en tvist ska beställaren ställa ett krav till entreprenören utifrån handlingarna.

– Får ni inget gehör, ta hjälp av en jurist. Går ärendet till tingsrätten blir det ofta en förlikning, säger han.

Därför är det, menar Tom, viktigt att bromsa processen när något inte går rätt till.

– Ha tydliga handlingar, kontrakt och kravställningar – och agera direkt, säger Tom och skickar med ett avslutande råd:

– Håll inne pengar om arbetet inte är rätt utfört.

Toms två främsta råd för stabila underhålls- och renoveringsprojekt

Tidsplan och betalningsplan

Se till att de här två följs åt. Betala aldrig för arbete som inte är utfört. Om en entreprenör fakturerar för arbete som inte är utfört kan en konkurs föreligga, och om det inträffar får ni inte pengarna tillbaka.

Anlita en kunnig projektledare

Bostadsrättsföreningar löper risk att råka ut för entreprenörer som inte har rent mjöl i påsen. Som lekman i en styrelse är det lätt att bli lurad. Anlita en erfaren projektledare. Det är värt varenda krona.