Tips från underhållsplaneraren

En väl genomtänkt och ständigt uppdaterad underhållsplan underlättar styrelsens arbete med underhåll av fastigheten.

– Det är ett viktigt styrdokument som är till stor hjälp för styrelsen när den ska identifiera vilka underhållsbehov som finns, när åtgärder ska ske och ungefär vad de kommer att kosta, säger Robert Andersson, underhållsplanerare på HSB Malmö.

Han berättar att underhållsplanen ska innehålla både en teknisk och en ekonomisk del, och att den bör sträcka sig långt framåt i tiden.

– En underhållsplan har inget slut. Den rullar ständigt på. I planen ska det finnas med allt från stora arbeten som takomläggningar och stambyten till mindre åtgärder som ommålning av trapphus eller utbyte av tvättmaskiner. Detaljnivån diskuteras med styrelsen.

Men det finns några områden som är nödvändiga att få med, menar Robert Andersson. Dels måste klimatskalet, med tak, fasad, fönster och dörrar alltid finnas med i planen. Likaså centrala installationer, hissar och gemensamma våtutrymmen som tvättstugor.

HSB kan hjälpa till

Att upprätta en underhållsplan från grunden är ett omfattande arbete som kan vara svårt för styrelsen att mäkta med på egen hand. Därför erbjuder HSB tjänster för detta. Då ingår det att besiktiga fastigheten, fastställa status, föreslå åtgärder samt tidpunkt för dem och budgetera en ungefärlig kostnad.

– Vi har även en tjänst som heter Underhållsplan Online där styrelsen enkelt får överblick över kommande och utförda åtgärder. De kan bland annat gå in och ändra i planen och flytta åtgärder framåt eller bakåt i tiden, säger Robert Andersson.

Underhållsplanen ska vara ett levande dokument, som uppdateras med utförda, ändrade och eventuellt tillkommande åtgärder. Det går inte heller att ”bocka av” en åtgärd i underhållsplanen utan att föra in den igen med det tidsspann som just den åtgärden kräver.

 – Om man till exempel har bytt ut sina tvättmaskiner och torktumlare i föreningen ska man flytta den åtgärden 12–15 år framåt i underhållsplanen, och budgetera för det, eftersom man vet att vitvaror håller ungefär så länge innan det är dags att byta dem igen.

”Utse en huvudansvarig”

Robert råder styrelsen att utse en ledamot vars ansvarsområde är att hålla i underhållsplanen, även om hela styrelsen förstås ytterst är ansvarig för den.

– Då kan den personen ha som stående punkt på styrelsemötesagendan att dra vad som är nytt i underhållsplanen. På så sätt faller den aldrig i glömska.

Men trots att underhållsplanen är ett viktigt styrdokument för att hålla reda på föreningens kommande underhåll och kostnaderna för detta, får den aldrig bli enbart ett ekonomiskt verktyg, menar Robert Andersson.

– Man måste låta det tekniska styra likväl som det ekonomiska. Om ett tak faller ihop eller tvättmaskinerna slutar att fungera måste underhållet skötas, oavsett föreningens ekonomi. Därför är det så viktigt att hela tiden följa upp och avsätta pengar till underhållet, även för det som ska ske på lång sikt.