Undvika jäv i brf-styrelsen

En bostadsrättsförening är som ett företag där styrelsen mellan årsstämmorna har ansvaret för drift och skötsel. Om en styrelsemedlem berikar sig själv eller någon närstående på föreningens bekostnad är det att betrakta som jäv. Jävsfrågan har alltid varit viktig, men kanske blivit extra aktuell i en föränderlig omvärld där kriminella nätverk i ökad utsträckning infiltrerar företag och utövar påtryckningar.

Minst två i varje upphandling

− För att minska risken för oegentligheter och jäv och för att förebygga detta, är det viktigt att alla funktioner och roller i bostadsrättsföreningen förstår och tar sitt ansvar. Till exempel att styrelsen är professionell och väl sammansatt och att utbetalningar kräver dubbel attest, säger Niklas Widebeck, utredningschef på HSB.

− Valberedningen har en strategiskt viktig uppgift i att sätta samman en styrelse som har rätt kompetens. Den bör inte nöja sig med att bara fylla luckor när någon slutar, utan ska titta på helheten och möjligheten att långsiktigt förädla styrelsens sammansättning. En bra mix av människor i styrelsen skapar också förutsättningar för en god kultur i föreningen.

När det uppstår jävsproblematik i en styrelse har inte strukturen fungerat som den ska och upphandlingar har gjorts på ett icke affärsmässigt sätt.

− För att en upphandling ska bli bra bör man för det första alltid vara två som arbetar med den. För det andra bör man göra ett grundligt arbete med beslutsunderlaget och låta resten av styrelsen ta del av detta innan beslut fattas. Först därefter kan man kontakta leverantörer för offerter. Alltför ofta vill man bara få saker och ting gjorda och går direkt till en leverantör, säger Niklas Widebeck.

Utvärdera ert arbete

För att säkerställa ett bra arbetssätt bör styrelsen minst en gång per år ägna del av ett möte åt att utvärdera sina arbetsformer. Långa och många styrelsemöten är ofta en signal om att styrelsearbetet kanske inte bedrivs så effektivt som det kunde. Har vi rätt fokus? Finns det bra dokumentation? Ska hjälp med beslutsunderlagen köpas in och styrelsen diskutera beslutsförslaget i stället för att slita med själva underlaget? Hyser våra medlemmar tillit till oss och vårt arbete? Informerar vi medlemmarna bra och i tid, samt ger vi dem chansen att påverka? Vad kan vi göra bättre? Bör vi upprätta en åtgärdsplan?