-
Välj HSB förening för att se regionalt anpassat innehåll.
Välj HSB-förening
-
Sök
-
Välj HSB förening för att se regionalt anpassat innehåll.
Välj HSB-förening
Så snart som möjligt efter stämman är det dags för styrelsens första uppgift:
– Först måste styrelsen konstituera sig. Det betyder att man väljer ordförande, om hen inte redan är vald av stämman, och de andra rollerna i styrelsen, säger Fred Åkesson, ombudsman på HSB Stockholm. Nu utses också firmatecknare (de som får företräda föreningen och till exempel skriva under avtal) och vilka som ska ha attesträtt för fakturor och liknande.
Exakt vilka roller styrelsen har står i stadgarna. Primärt handlar det om att tillsätta en ordförande - den som har i uppdrag att kalla till samt leda styrelsemöten och se till att det förs protokoll. Utse också en vice ordförande som kan gå in i hens ställe och en sekreterare som ansvarar för att förbereda styrelsemöten, stämmor och föra protokoll. Här är det bra med någon som uttrycker sig lätt i skrift.
– Se dessutom till att ledamöterna får varsitt ansvarsområde; det kan exempelvis vara ekonomi, underhåll eller ett specifikt projekt. En tydlig ansvarsfördelning är inget krav men jättebra för att strukturera och effektivisera styrelsearbetet.
Passa på att sätta en mötesplan för året, försök att ses cirka en gång i månaden med ett längre sommaruppehåll.
– Pandemiåren har också förändrat hur många människor ser på fysiska möten, många vill inte vara med om de känner sig lite förkylda, till exempel. Kanske är det lättare att även i fortsättningen ge alla möjlighet att delta på distans? Har alla i så fall tillgång till teknik, inloggningar och så vidare? Det kan vara bra att ta reda på nu. Försök få till två möten redan nu på våren så kommer ni också igång bra innan sommaruppehållet, tipsar Fred.
I Mitt HSB finns mötesmallar att ladda ner som stöd, exempelvis dagordning, kallelser och protokoll.
– Boka gärna in en egen träff med de nya ledamöterna där de introduceras till styrelsens arbete. Tipsa om våra digitala utbildningar och webbinarier som ”grundkurs i styrelsearbete”, ”sekreterare” och ”ordförande” som ligger uppe på vår webb. De ger både nya och gamla ledamöter en bra start på styrelseåret.
Checklista - steg för steg
1. Håll ett konstituerande styrelsemöte. Besluta styrelsens roller och hur de ska fördelas. Fördela ansvarsområden mellan ledamöter, utse firmatecknare och vem som har attesträtt för fakturor etc. Föreningens stadgar anger vilka de obligatoriska rollerna är och om det är på stämman eller i styrelsen de utses. Som ledamot och attestant kan man inte avgå innan någon annan tagit över ansvaret som attestant för fakturorna. Kom därför ihåg att styrelsen måste ändra attestflödet innan den tar bort styrelseledamöter i sammansättningen om ändringen påverkar attesterna.
2. Rapportera ny styrelse till HSB och Bolagsverket. Om ni har ekonomisk förvaltning hos HSB Stockholm gör ni det enkelt genom tjänsten Uppdrag & Attest som finns i Mitt HSB. Vi skickar då automatiskt ändringen och betalningen till Bolagsverket. Om ni inte har ekonomisk förvaltning hos HSB Stockholm måste styrelseändringarna registreras via Bolagsverkets webb.
3. Registrera bankkonton och arvoden. Samtliga personer som ska ta emot arvode anmäler till Swedbanks kontoregister vilket kontonummer arvodet ska betalas ut till och laddar ner Kivra för att få sin lönespecifikation. För att göra det enklare och säkrare att registrera underlag för utbetalning av arvoden sker det digitalt. Mer information och registreringsformulär hittar ni under "Registrera arvode" i Mitt HSB. Fyll i och attestera formuläret med BankID av två firmatecknare eller andra personer behöriga att företräda föreningen.
4. Informera om den nya styrelsen till medlemmarna. Exempelvis på hemsidan eller i ert informationsblad.
5. Justera stämmoprotokollet. Det ska vara klart senast tre veckor efter stämman.
6. Boka in nästa möte och gör en mötesplan för året. Avsätt extra tid för de styrelsemöten under året då ni går igenom underhållsplan, budget, bokslut och liknande arbetsuppgifter som kräver extra tid. Ett tips är också att planera in en årlig konferens som kompletterar styrelsemötena.