Bostadsrättsföreningens hantering av medlemmar med skyddade personuppgifter

Skatteverket redovisade statistik under 2019 som visade på att antalet personer med skyddade personuppgifter hade ökat med cirka 60% de senaste tio åren (mellan 2009 och 2019). En förklaring tros vara en ökad utsatthet för vissa personer med arbeten såsom exempelvis poliser eller åklagare.

Skyddade personuppgifter är ett samlingsbegrepp inom folkbokföringen för åtgärder som kan vidtas för att skydda personer som kan antas bli utsatta för brott, förföljelser eller trakasserier m.m. Det finns tre typer av skyddade personuppgifter:

• Sekretessmarkering kan beskrivas som den minst ingripande skyddsåtgärden. Åtgärden innebär att personen får sina uppgifter i folkbokföringen skyddade genom att en sekretessmarkering registreras i folkbokföringsdatabasen. Åtgärden innebär i princip att Skatteverket gör en prövning om de sekretessmarkerade uppgifterna kan lämnas ut om en begäran inkommer.
• Skyddad folkbokföring innebär att personen folkbokförs på en annan folkbokföringsort än där personen är bosatt. Åtgärden ersatte den tidigare skyddsåtgärden kvarskrivning. Skyddsåtgärden kräver i huvudsak att personen flyttar från sin gamla adress.
  
  
• Fingerade personuppgifter innebär att en person blir registrerad i folkbokföringsdatabasen med andra personuppgifter än de verkliga, dvs. att personen får ett nytt namn och personnummer. Det finns således inte någon koppling mellan de gamla och nya uppgifterna och det är endast Polisen som har uppgifter som visar på kopplingen. Det kan heller inte utläsas om att de nya personuppgifterna avser fingerade personuppgifter.

Hur kommer föreningen i kontakt med dessa uppgifter?

Styrelsen är skyldig att föra såväl medlems- som lägenhetsförteckning. Föreningens behandling av skyddade personuppgifter kan ske, till exempel, vid en överlåtelse där köpare har skyddade personuppgifter eller när en befintlig medlem får skyddade personuppgifter.

Regelverket om skyddade personuppgifter avser i första hand myndigheter. Det åligger inte ett ansvar för bostadsrättsföreningens styrelse eller för den som förvaltar föreningen att undersöka om en blivande medlem eller befintlig medlem har skyddade personuppgifter eller inte. Det åligger personen med skyddade personuppgifter att meddela de som kan komma att behöva behandla personuppgifterna att det rör sig om skyddade personuppgifter, vilket även är det mest förekommande. Uppgifter om att det rör sig om skyddade personuppgifter kan även komma genom mäklaren vid överlåtelsen om sådan nyttjats.

En medlem i föreningen som får skyddade personuppgifter behöver meddela styrelsen om detta så att åtgärder med anledning därav genast kan vidtas av såväl av styrelsen som föreningens förvaltare, såsom anges ovan. Detta innebär att de skyddade personuppgifterna inte framgår av medlemsförteckningen, då den är offentlig, men dock av lägenhetsförteckningen som i princip bara bostadsrättshavaren själv kan få tillgång till.

När styrelsen får kännedom om att en nybliven medlem, eller medlem sedan tidigare, har skyddade personuppgifter är det lämpligt att man hör efter hur medlemmen vill att vissa personuppgifter ska hanteras – exempelvis om namnet ska framgå på namntavlan i porten eller inte. Det finns heller inget hinder för personer med skyddade personuppgifter att åta sig styrelseuppdrag men det kan bli problematiskt då uppgifterna blir offentliga hos Bolagsverket.

Att tänka på

• Det är lämpligt att styrelsen tar kontakt med medlemmen för att efterhöra hur personuppgifterna ska hanteras praktisk, dvs. ska de exempelvis förekomma på namntavlan och/eller porttelefonen?
• Genast tillse att åtgärder vidtas i medlemsförteckningen om information erhålls om att en medlem nu har skyddade personuppgifter
• Givetvis iaktta tystnaplikt avseende det att en medlem har skyddade personuppgifter
• Vara försiktiga med att dela en kopia av medlemsförteckningen om den som efterfrågar denna inte vill identifiera sig.