Verktyget ”Styrelsestöd” sparar tid och gör styrelsearbetet lättare

Alla medlemsföreningar med ekonomisk förvaltning hos HSB kan logga in i Mitt HSB och använda Styrelsestöd. Verktyget gör styrelsearbetet enklare och mer effektivt. Den största fördelen enligt Håkan Wiman, sekreterare i HSB brf Kinnekulle Nr 162, är det digitala protokollet. I det gör han löpande anteckningar under styrelsemötet, sedan kan varje styrelseledamot signera slutversionen med BankID i Mitt HSB.

– Det är jättesmidigt att var och en kan signera protokollet digitalt istället för att jag ska samla in allas underskrifter. Ett tips är också att dela skärm under mötet så att övriga styrelsen kan se de anteckningar och ändringar jag gör i protokollet i realtid. Redan där slipper jag merparten av justeringsjobbet efter mötet och sparar tid, säger Håkan.

”Lätt att börja använda verktyget” 

Håkan tog initiativ till att börja använda verktyget för snart ett år sedan. Hans förening har digitala styrelsemöten men verktyget fungerar lika bra för fysiska träffar. Exempelvis går det att kalla till möten via verktyget, sätta dagordningen utifrån färdiga mallar och det är enkelt att bifoga offerter och andra underlag som kräver styrelsebeslut. Alla viktiga dokument arkiveras sedan i Mitt HSB, det blir lätt att hitta rätt och enkelt för nästa styrelse att ta över.

– Det är lätt att börja använda verktyget och min uppfattning är att det inte kräver någon datavana. Eftersom det var jag som tog initiativet till att jobba i Styrelsestöd gick jag först in på egen hand för att sen guida resten av styrelsen. Det är viktigt att alla känner sig positivt inställda och ser fördelarna. Att använda tjänsten gör oss mer effektiva och sparar tid, säger Håkan.

Tre tips för att komma igång

1. Välj ut en/några i styrelsen som klickar runt och bekantar sig med verktyget och därefter visar de andra hur verktyget fungerar och hur det kan förenkla styrelsearbetet i just er förening.
2. Verktyget kan börja användas när som helst under styrelseåret. Logga in på Mitt HSB, där finns sex korta instruktionsvideos och manualer om hur ni kan använda Styrelsestöd.
3. För den som vill få mer handledning bjuder HSB Stockholm löpande in till kurser i verktyget Styrelsestöd.

// Om tjänsten Styrelsestöd / /

Styrelsestöd är ett digitalt verktyg i Mitt HSB som gör styrelsearbetet enklare och mer effektivt. Här administrerar du alla möten, skapar dagordning, skickar kallelse, skriver protokoll, justerar och signerar.

Verktyget föreslår bland annat tidpunkt för årets alla styrelsemöten och dagordning för varje möte. Där finns också färdiga mallar för att upprätta protokoll och andra styrelsedokument. Inför ett styrelsemöte skickar tjänsten ut kallelser och efter mötet kan var och en i styrelsen logga in och signera protokollet med BankID. Därefter sparas det i Mitt HSB tillsammans med all annan viktig dokumentation. Det är också enkelt att göra flera av styrelsens arbetsuppgifter direkt i verktyget som att hantera motioner och frågor från medlemmar.

Tjänsten är tillgänglig för bostadsrättsföreningar som är medlemmar och har ekonomisk förvaltning hos HSB.

Vi håller även i utbildningar i Styrelsestöd. För närvarande är inget datum satt men håll utkik i kalendariet: Kurser för bostadsrättsföreningar i HSB Stockholm

Text: Camilla Carlsson. Fotograf: Jezzica Sunmo