Experterna svarar: Därför ska ni inte skjuta upp underhållet

Om underhåll inte genomförs i tid kan det leda till tekniska skador på fastigheten, vilket kan påverka allt från ventilation och avlopp till fasader och hissar. Det kan också innebära att föreningen tvingas göra akuta och oplanerade reparationer, som ofta är dyrare och svårare att genomföra än om åtgärderna hade varit planerade. Det kan till och med innebära att uppkomna skador varken täcks av föreningens eller boendes försäkring, som vid utifrån inträngande vatten. Det betraktas, utom i undantagsfall, som en underhållsfråga och inte en försäkringsskada.

En av de största ekonomiska riskerna med att skjuta upp underhåll är att kostnaderna ofta ökar exponentiellt. Små problem kan snabbt bli stora och kostsamma. Om en förening exempelvis ignorerar ett mindre takläckage kan det leda till omfattande vattenskador som kostar betydligt mer att åtgärda längre fram. Oförutsedda händelser kan också leda till oplanerade avgiftshöjningar. Dessutom kan bristande underhåll påverka fastighetens värde negativt, vilket i sin tur kan göra det svårare att få lån eller locka nya köpare vid försäljning.

• Skapa en långsiktig underhållsplan och se till att den uppdateras regelbundet.
  Med en långsiktig underhållsplan kan ni säkerställa att det finns tillräckliga medel avsatta för löpande underhåll och renoveringar. Med en underhållsplan som visualiserar planerade åtgärder, när de ska ske och vilka kostnader ni behöver ta höjd för, kan ni god tid avsätta de medel som behövs och arbeta strukturerat med ert underhåll.
  
  
• Utför regelbundna fastighetssyner och besiktningar för att upptäcka problem i tid och för att prioritera bland planerade åtgärder i underhållsplanen.
  Genom årliga fastighetssyner får ni full koll på fastighetens status. I vissa fall har slitaget kanske inte varit så stort som beräknat och en underhållsåtgärd kan skjutas framåt något år i underhållsplanen. I andra fall kan det ha uppkommit skador som behöver åtgärdas skyndsamt. Att skjuta upp planerade åtgärder utan att först göra en statusbesiktning avråder vi ifrån, då de ekonomiska och byggtekniska konsekvenserna kan bli långtgående.
  
  
• Ha en tydlig dialog med de boende för att säkerställa att alla är medvetna om fastighetens behov.
  En del underhållsåtgärder, såsom invändigt underhåll av fönster i form av målning, ligger under bostadsrättshavarens ansvar. Genom löpande information om fastighetens skick och planerade åtgärder etableras också en större förståelse för behov av åtgärder, åtkomst till gemensamma utrymmen och lägenheter samt eventuella avgiftshöjningar.

Anpassa sparandet efter underhållsbehovet

• Utgå från underhållsbehovet – inte ränteläget
  Underhållsbehovet ska styra den ekonomiska planeringen, inte konjunkturen eller ränteläget. I tider av höga kostnader är det möjligt att ändra prioriteringsordningen eller samköra olika åtgärder om det underlättar eller ger bättre förutsättningar. Men det är viktigt att göra en konsekvensanalys av olika beslut. I längden blir det ofta kostsamt att skjuta upp underhåll och det är inte att bedriva ett ansvarsfullt styrelsearbete.
  
  
• Anpassa ert sparande efter era underhållsbehov för att undvika plötsliga avgiftshöjningar.
  Tänk på att ökade ränte- och/eller driftkostnader behöver pareras med högre avgifter, för att inte nivån för sparandet ska sjunka och förutsättningarna att genomföra underhållsåtgärder försämras. Det nyckeltal som är vägledande för avgiftens storlek är föreningens sparande till framtida underhåll. HSB rekommenderar ett sparande på 250-300 kr/kvm/år. Har ni stora underhållsåtgärder framför er bör ni anpassa sparandet och kanske höja årsavgifterna kontrollerat och succesivt under flera års tid.
  
  
• Bind lånen på olika bindningstider och passa på att amortera i tider av sänkta räntor.
  Oavsett ränteläge bör en brf-styrelse resonera på ett likartat sätt kring sina lån utifrån föreningens förutsättningar: eftersträva riskspridning, långsiktighet och förutsägbarhet. Det kan en låneportfölj med en mix av rörliga och bundna lån på olika löptider, med målet att ett lån löper ut varje år, ge.
  
  Skulle ett visst överskott skapas i tider när räntan sjunker är det lätt att lockas av att sänka avgiften. Gör inte det. Amortera i stället, för att bibehålla sparandenivån. På så vis minskar också föreningens räntekänslighet och möjligheterna att ta upp nya lån vid behov ökar.  
  
  
• Flerårsprognos är vägen framåt.
  Tänk längre än nästa års budget. Gör en noggrann och grundlig genomgång av föreningens ekonomi, och ta fram en flerårsprognos som inte tummar på avgörande underhåll. En flerårsprognos ger styrelsen rätt förutsättningar för långsiktig planering, att jobba med avgiftsnivån och ta upp lån på ett ändamålsenligt sätt i förhållande till underhållsbehovet. På så vis undviks oplanerade avgiftshöjningar och panikåtgärder.

• Planera renoveringar i god tid för att undvika akuta ingrepp och högre kostnader.
  Planeringsfasen för ett stambyte kan exempelvis pågå under ett par år, så det gäller att börja i god. Genom att börja i god tid finns det ofta också fler valmöjligheter och det finns tid att titta på alternativ för finansering. 
  

• Koordinera underhållsåtgärder för att spara tid och pengar.  
  Genom att koordinera projekt kan ni få lägre totalkostnader för byggställningar, transporter, logistik, projektledning och administration. Arbetsflödena kan bli effektivare och byggtiden i bästa fall kortare. Genom att exempelvis renovera tak och fasad samtidigt kan man även säkerställa att färg, material och utseende harmoniserar, för att få en mer attraktiv byggnad.  
  

• Ta in flera offerter och anlita seriösa entreprenörer för att få kvalitet till rätt pris.
  Ta alltid in minst tre offerter vid upphandling av större projekt. Genom att ta fram ett förfrågningsunderlag som entreprenörerna får svara på, får ni offerter som är jämförbara med varandra. Att ta in en upphandlingskonsult, projektledare eller totalentreprenad kan vara en investering som snabbt lönar sig, om ni styrelseledamöter inte själva är erfarna eller har sakkunskap. Med ett fastprisavtal slipper ni risken att projektkostnaderna drar iväg och den ekonomiska planeringen underlättas.  
  

• Tänk energieffektivisering!
  
  Vissa investeringar kan snabbt löna sig. Genom att till exempel byta eller renovera fönster eller förbättra isoleringen, kan ni sänka era framtida driftkostnader. Det kan ge utrymme för ökat sparande för andra kommande projekt. 

• Se till att gemensamma ytor hålls välskötta, för att öka trivseln och minska risken för skadegörelse. 
  Det är alltid en ökad risk att någonting som redan är lite trasigt eller i behov av underhåll blir mer förstört genom skadegörelse. Att få personligt ansvar för gemensamma delar av fastigheten ger ökat värde. Ni kan exempelvis tillsätta olika intressegrupper i föreningen som får ansvar för delar i utemiljön eller i fastigheten. Gemensamma sociala aktiviteter kan också bidra till ökat engagemang och omsorg om de gemensamma ytorna.
  
  
• Kommunicera tydligt med medlemmarna om varför underhåll behövs och vilka åtgärder som planeras.
  Stora projekt är ofta krävande för både styrelse och boende. Men genom god planering och återkommande information skapas trygghet och projekten blir smidigare. Alla har vi olika behov och möjlighet att ta in information. Att hålla öppna hus och erbjuda personliga hembesök kan underlätta och skapa trygghet. För att underlätta i projekt kan man även se över möjligheterna till en del anpassningar. Finns det till exempel behov av ett dagrum för att komma ifrån oljudet som blir genom ett stambyte? Att underlätta för kvarboende kräver att man sätter sig in i medlemmarnas behov och önskemål. Det minskar risken för oförutsedda kostnader och förseningar i projekten, men framför allt att boende far illa.