Ordning på dokumenten med HSB Portalen

En av fördelarna med att samla allt material i HSB Portalen är att när styrelsemedlemmar byts ut kan inte information försvinna, något som hände tidigare. Det kunde bli ett himla letande efter pärmar som förvarades hemma hos någon som plötsligt slutade, flyttade eller till och med avled. Istället finns numera all dokumentation tillgänglig digitalt för nästa styrelsemedlem som tar över.

HSB Portalen är även tänkt att vara en kontaktväg mellan HSB Östra och bostadsrättsföreningarnas styrelser, mellan styrelser och deras medlemmar men också för hyresgäster och bosparare. Men de flesta har ännu inte fått in rutinen att logga in och kolla upp vad som händer.

Som med alla förändringar är det en inkörningsperiod innan det nya blir självklart, därför gör i stort sett alla föreningar fortfarande pappersutskick i brevlådor och sätter upp lappar för att nå alla. Men när HSB Portalen blivit etablerad bland medlemmarna är det meningen att all information ska vara digital.

HSB Östra har haft flera utbildningstillfällen i hur bostadsrättsföreningars styrelser kan använda HSB Portalen. Mattias Larsson som är it-projektledare på HSB Östra har gått igenom rutiner, funktioner och hur olika grader av behörighet till lagrad information regleras.

Det har varit många frågor men sammanfattningsvis verkar styrelsemedlemmarna positiva trots lite strul och trix nu i början. Det är som någon sa: ”i början var det lite krångligt och oroligt med att sköta sin ekonomi via internetbank men nu är det väl knappast någon som saknar det gamla sättet att gå till banken vardagar mellan tio och tre för att stå i kö.”

För de styrelsemedlemmar som ännu inte gått kursen men vill göra det, blir det flera kurstillfällen. Närmast planeras en kurs i Finspång men inget datum är bestämt ännu så håll utkik efter information på hemsidan, hsb.se.

Elisabeth Westeson, webbansvarig, HSB brf Sörgården i Norrköping

Styrelsen i vår förening har nyligen börjat använda HSB Portalen men än så länge är det pappersutskick som gäller när vi ska informera medlemmarna och det kommer vi att få fortsätta med ett bra tag till. Alla är inte lika alerta när det gäller nya saker. Steg ett för oss nu är att få in alla som bor i föreningen på vår egen hemsida. Där har vi lagt in bra saker om till exempel ansvarsfördelningen, vad man får och inte får och när fackman måste anlitas. Det är viktig information som vi verkligen vill få ut eftersom det blir fler och fler hemmabyggare. Hela huset kan drabbas om någon till exempel börjar flytta en bärande vägg eller dra el utan att ha behörighet. Så nu jobbar vi på att göra hemsidan så attraktiv som möjligt för att få upp intresset hos medlemmarna. Nästa steg blir att styra in mot Portalen.

Birgitta Tilly Gunbring, sekreterare, HSB brf Strömmen i Norrköping

Vi i styrelsen använder HSB Portalen och det är förstås lite krångligt nu i början men jag tror verkligen att det kommer att bli bra på sikt. Än så länge har vi ju allt på papper så det blir en himla massa scannande när alla protokoll och bilagor ska läggas in. Jag tror att det egentligen bara är vi i styrelsen som använder Portalen än. Vi hade en informationsträff för ett tag sedan och då kom 60 av de 200 personer som bor i föreningen så knappt en tredjedel har tagit del av informationen. Det finns inga uppgifter om hur många medlemmar som går in och läser det vi lägger upp. Vi räknar med att det blir en ganska lång period då vi skickar ut papper parallellt med den digitala informationen.