”Att byta ekonomiskt system var nödvändigt”

HSB Nyheter har träffat Frida Danielsson för att höra hur det har gått. Hon är ekonom på HSB Östra och har ansvar för bostadsrättsföreningarnas ekonomi.

Kan du berätta om det nya ekonomisystemet?
Oj, var ska jag börja … för det första var det knappt ett val vi hade. Vi var tvungna att byta eftersom det gamla ekonomiska systemet inte gick att utveckla. IT-plattformen var gammal och det var inte ens möjligt för oss att låta våra medlemmar och hyresgäster välja e-faktura. Det gick helt enkelt inte att koppla på några nya e-tjänster så bytet var egentligen bara en tidsfråga.

Varför är det viktigt att digitalisera HSB Östra?
Det är den värld vi lever i. Hela samhället digitaliseras. Alla tycker inte att det här är bra och det har jag respekt för men för att HSB Östra inte ska släpa efter i utvecklingen gentemot andra fastighetsbolag måste jag nog säga att det var ett helt nödvändigt steg att ta. Det är också ett sätt att nå HSBs högt ställda hållbarhetsmål.

Varför valde ni det ekonomiska system som ni gjorde?
Tidigare jobbade alla HSBs regionföreningar på olika sätt men målet är att vi ska vara ett och samma HSB, därför har elva regionföreningar installerat likadana ekonomiska system. Det innebär att vi kan hjälpa varandra. HSB Östra har till exempel satsat mycket på ekonomi- och byggavdelningarna medan Södermanland fokuserat på IT och marknad. I det nya systemet kan vi hjälpa andra regionföreningar med till exempel bokslut för bostadsrättsföreningar i Södermanland och de kan enkelt hjälpa oss med datorerna.

Förändringen skedde under 2017. Hur har det gått?
Det var mycket svårare och mer komplext än någon av oss hade kunnat förutse. Både tiden innan bytet då all information skulle sparas och säkras upp och tiden efter när saker och ting krånglade tekniskt eller vi inte helt förstod hur det fungerade, har varit väldigt ansträngd. För att inte prata om perioden då det gamla släcktes ner och det nya startades. Två system skulle synkas med allt vad det innebär. Dokument som inte följde med till det nya systemet, funktioner som inte fungerade. Framför allt har det inneburit stora omställningar för vår personal men även för styrelserna i alla våra bostadsrättsföreningar.

På vilket sätt?
På många sätt. De har fått och håller fortfarande på att hitta och utveckla nya arbetsrutiner eftersom i stort sett ingenting görs på samma sätt som i det gamla affärssystemet. För styrelserna har den största förändringen hittills skett när det gäller attestering av leverantörsfakturor och var de hittar information som förenklar deras arbete. Självklart har det inneburit en hel del frustration eftersom det både varit krångligt och tagit väldigt mycket tid. Målet är att allt ska skötas digitalt och i den utvecklingen, och i takt med att vi implementerar nya digitala tjänster som kommer att underlätta i styrelsearbetet, kommer HSB Portalen att bli en central plats.

Vilka fördelar har det nya ekonomiska systemet?
Föreningarnas ekonomi blir inte knuten till en person på samma sätt som det varit förut. Om någon slutade i en styrelse eller flyttade kunde viktig information och dokument bli svårtillgängliga tidigare. Men om styrelserna använder HSB Portalen fullt ut kommer information om föreningen att finnas samlad på ett och samma ställe framöver. En annan fördel är att de digitala tjänsterna gör styrelsearbetet säkrare dessutom behöver de inte passa några kontorstider utan uppgifterna kan utföras när som helst på dygnet.

Vilka nackdelar finns det?
Som jag ser det finns det inga nackdelar på sikt utan det är under det här året som mycket har varit trassligt, svårt och krävt mycket arbete av samtliga inblandade. Våra bostadsrättsföreningars styrelser har varit otroligt tålmodiga och slitit hårt för att få allt att fungera. Jag förstår att de många gånger tyckt att detta är något påtvingat och onödigt. Bytet tog mycket mer tid och kraft än vi trodde. Men jag är övertygad om att det blir bra. Nu när vi har landat och börjat få koll på det vardagliga, när alla vant sig vid det nya går det att se nyttan med allt arbete.

Vad är nästa steg?
Det är att få medlemmar och hyresgäster att använda sig mer av HSB Portalen eller Mitt HSB som det kommer att heta framöver. Få fler att se nyttan med att logga in och läsa informationen som finns där. Ta del av allt från medlemsresor till information om kommande renoveringar.