Hållbarhetsverktyget – God föreningsstyrning och ekonomi

Exempel på aktivitet:

• Se över hur ni kan förhindra en eventuell brand i föreningen. 

Varför?

En brand i en fastighet kan få ödesdigra konsekvenser för de boende i de enskilda bostadsrätterna och för föreningens fastigheter. Liv kan gå till spillo och de materiella skadorna kan bli omfattande och kosta stora summor vid återställandet. Beroende på orsak kanske inte föreningens försäkring täcker skadorna fullt ut.

Hjälp:

• Gör en egen riskanalys och/eller ta in en expert som hjälper till att upprätta en plan för föreningens brandskydd

Exempel på aktivitet:

• Anmäl föreningen till de kollektivupphandlingar HSB Skåne gör avseende elförbrukning, fastighetsförsäkring, kabel-TV m. m.

Varför?

Att delta i en kollektiv upphandling innebär att den som förhandlar gentemot leverantören har en avsevärd tyngd i förhandlingarna och det slutgiltiga priset för den enskilda tjänsten i allmänhet blir lägre än om den enskilda föreningen skulle genomföra förhandlingen på egen hand.

Hjälp:

• Kontakta HSB Skåne och anmäl intresse att vara en del av någon av de gemensamma upphandlingarna.

Exempel på aktivitet:

• Få varje bostadsrätt, lägenhet och lokal kontrollerad för att upptäcka eventuella risker i tid.

Varför?

Felaktig installerad elutrustning kan vara livsfarlig för den enskilde och för den personal som servar föreningen med tjänster av olika slag. Det kan även förorsaka bränder med oanade konsekvenser för medlemmar och fastigheter.

Hjälp:

• Se till att genomföra status- och elsäkerhetskontroll med jämna mellanrum, ta hjälp av expeter på området. HSB Skåne har möjlighet att hjälpa till med dessa kontroller.

Exempel på aktivitet:

• Se till att fastighetens el kontrolleras regelbundet i alla gemensamma utrymmen. Detta avser serviscentral, ledningar, m.m.

Varför?

Felaktig installerad elutrustning kan vara livsfarlig för den enskilde och för den personal som servar föreningen med tjänster av olika slag. Det kan även förorsaka bränder med oanade konsekvenser för medlemmar och fastigheter.

Hjälp:

• Se till att genomföra statusbesiktning av fastighetselen med jämna mellanrum, ta hjälp av expeter på området. HSB Skåne har möjlighet att hjälpa till med dessa kontroller.

Exempel på aktivitet:

• Ta hjälp av en specialist för att få föreningens ledningar filmade och gör sedan en bedömning tillsammans med utföraren om status på föreningens ledningar. Detta ligger sedan till grund för underhållsplanen och när i tiden det kan vara dags att utföra renovering av föreningens rörstammar.

Varför?

Att inte ha koll på kvaliteten på föreningens ledningar kan bli väldigt dyrt om en ledning springer läck och förorsakar omfattande vattenläckage i föreningens fastighet. Därför är det värt att göra en ordentlig översyn av alla ledningar för att säkerställa i vilket skick ledningarna befinner sig vid filmningstillfället.

Hjälp:

• Ta kontakt med föreningens förvaltare eller med HSB Skånes bygg- och teknikavdelning för vidare hjälp med kontakt till tjänsten.

Exempel på aktivitet:

• Ta hjälp av en specialist för att genomföra en fuktmätning i föreningens fastigheter.

Varför?

För att undvika angrepp av mögel och andra fuktrelaterade skador på fastigheten är det värt att genomföra en kontroll av samtliga fastigheter. Att inte inte göra det kan bli mångdubbelt dyrare än vad det kostar att genomföra en sådan undersökning.

Hjälp:

• Kontakta föreningens förvaltare eller HSB Skånes bygg- och teknikavdelning för vidare hjälp.

Exempel på aktivitet

• Använda framtagna verktyg och mallar för att säkerställa en trygg och transparent process i styrelse- och stämmoarbetet.  

Varför? 

Med god föreningsstyrning menas att föreningen styrs demokratiskt, med en öppen och genomlyst organisation där varje medlem som så önskar får insyn i verksamheten och ges möjlighet att påverka. Medlemmarna ska känna sig trygga med att det bedrivs en stabil och hållbar verksamhet. Det finns ett antal verktyg som kan användas för att medverka till en god föreningsstyrning.  

Hjälp

• HSBs normalstadgar. Alla bostadsrättsföreningar måste enligt lag ha stadgar. En HSB-förening måste ha stadgar som överensstämmer med HSBs normalstadgar. HSBs normalstadgar hålls aktuella och genom att anta senaste version säkerställer föreningen att stadgarna överensstämmer med lag och är anpassade till föreningens verksamhet. Kontakta HSB Skånes jurister för att anta de nya normalstadgarna. 
• HSBs kod för bostadsrättsföreningar. Koden skapar en ökad insyn och möjlighet till bättre information till medlemmarna. Dessutom underlättar koden för föreningen att hålla en bra stämma. Koden måste inte antas i sin helhet utan kan användas som stöd i styrelsearbetet. Den hittas i Mitt HSB under Dokument – Mallar HSBs kod för bostadsrättsföreningar.  
• Mallar inför stämma. Till koden hör en mallstruktur med malldokument för bland annat motion, protokoll och kallelse till föreningsstämma. Mallarna utgår från HSB Normalstadgar 2023. De hittas på samma plats i Mitt HSB som koden. 
• Digitalt styrelsestöd. I Mitt HSB finns utöver ovan nämnda dokument möjlighet till digitalt styrelsestöd som kan effektivisera ert styrelsearbete och förenkla hantering, planering och uppföljning av arbetsuppgifter under styrelsemötet. I den digitala tjänsten kan ni i styrelsen exempelvis: 
  • välja mellan HSBs föreslagna mallar eller skapa egna efter era specifika behov
  • hantera motioner och frågor från medlemmar 
  • planera och kalla till olika möten 
  • skriva och signera protokoll digitalt som sparas automatiskt i Mitt HSB 

• Kurser genom HSB Skåne. Håll utkik i kalendariet och medlemsutskick.  
• Informationsmaterial som kan vara till hjälp för förtroendevalda i en bostadsrättsförening, till exempel om föreningsstämma, hur en vattenskada ska hanteras och andrahandsuthyrning. Hittas i pdf-format i Mitt HSB under Dokument – Informationsmaterial och det går även att beställa av tryckta versioner genom HSBs webbutik.  

Exempel på aktivitet:

• Se till att ha en underhållsplan som är uppdaterad och aktuell.
• Genomför egna ronderingar i styrelsen med jämna mellanrum.
• Genomför en årlig fastighetsbesiktning tillsamman med en expert på underhållsplanering för att se till att alla underhållsåtgärder finns med i underhållsplanens tillsyn.

Varför?

Att ha full kontroll på behovet av underhåll i föreningen innebär en stor säkerhet och trygghet för föreningens styrelse. Föreningen är ju fastighetsägare med ett ansvar för att underhållet av fastigheten genomförs i rätt tid och till rätt kostnad. Att av påstådda kostnadsskäl skjuta på underhållet kan innebära stora risker i form av fastigheter som kan rasa ihop eller läcka in vatten. I längden blir det dyrare för föreningen.

Hjälp:

• Ta hjälp av experter för att ställa samman en underhållsplan och se till att denna hålls levande med årliga besiktningar av fastigheten. HSB Skåne har experter som hjälper till vid upprättandet av underhållsplan.

Exempel på aktivitet:

• Gör upp en verksamhetsplan för ett arbetsår i föreningen. I denna plan läggs in när i tiden budgetarbete ska påbörjas, liksom även när prognsarbetet ska göras.

Varför?

För att undvika stress och tidsbrist i samband med det viktiga ekonomiarbetet bör det finnas en tidsplan för när detta ska genomföras. Tidsbrist kan i värsta fall leda till att felaktiga beslut beträffande framtida ekonomi fattas, alternativt att viktiga händelser, t.ex. uderhållsåtgärder inte kommer med i beräkningen.

Hjälp:

• Ta hjälp av HSB Skånes ekonomer för att göra en verksamhetsplan som täcker in ett helt arbetsår för föreningens styrelse.

Exempel på aktivitet:

Vid underhåll, renovering eller ombyggnad av fastigheten minskar risken för stora och oväntade utgifter om föreningen har god kontroll och insyn under hela processen. En projektledare kan komma med idéer och lotsa er fram till ett utförande som ni blir nöjda med. 

Varför?

Vid ett underhållsarbete eller renovering/ombyggnad ställs det höga krav och förväntningar på er som beställare. Det är viktigt att ha kunskap och engagemang i projektet.

Föreningen har byggherreansvar i att styrande lagar och förordningar följs. Det kan vara en övermäktig uppgift att hålla ordning på projekteringsmöten, anbudsupphandling, försäkringsavtal, myndighetskrav, arbetsmiljöansvar, besiktningar, kalkyler, projektplaner, tidplaner, byggmöten, information till boende med mera. Listan kan göras lång med allt som innefattas och omfattas av en ombyggnad.

Hjälp:

Anlita en projektledare som kan ta hand om projektet, så ni kan känna er trygga men ändå behålla kontrollen över projektet. kvalitén säkerställs. Arbetet innefattar inte bara själva byggprocessen, utan även handläggningsförfarandet innan, med de olika beslutsgångarna inom bostadsrättsvärlden som sker på styrelsemöten, stämmor och i vissa fall även hyresnämndsförfaranden.

Exempel på aktivitet:

• Se till att installera en display centralt i föreningen där det går att avläsa hur mycket el som produceras, dag för dag och ackumulerat.
• Lägg upp information på föreningens hemsida om förbrukningen och hur mycket föreningen sparat i form av minskade elkostnader. Skriv även att det kommer att innebära att föreningen kan få skattereduktion för den el som går som överskott till elleverantören.

Varför?

Detta ger en positiv bild av de installatioskostnader som anläggningen för den egenproducerade elen medför och att det kommer att löna sig i längden att producera egen el och på så sätt få lägre förbrukningskostnader.

Hjälp:

• Låt HSB Skånes energiexperter hjälpa till med planeringen av projektet.
• HSB Skånes ekonomer bistår med hjälp att räkna ut den minskade förbrukningen och redovisning till Skatteverket av såld överskottsel.

Exempel på aktivitet:

• Avläs el- och värmeförbrukning för att visa att förbrukningen går ner allteftersom föreningens medlemmar ser till att genomföra energsparande åtgärder.
• Byt till LED-belysning
• Spara på varmvatten m. m.

Varför?

Att i siffror kunna visa att det lönar sig att satsa på energisparåtgärder i den egna föreningen. Det gynnar de boende eftersom avgifterna kan hållas nere och pengarna kan användas till andra viktiga åtgärder, som t. ex. underhhållsarbeten av olika slag.

Förslag på nyckeltal: elförbrukning/kvm bostadsrättsyta, värmeförbrukning/kvm bostadsrättsyta.

Hjälp:

• Ta hjälp av HSB Skåns energiexperter för att göra en plan för minskad förbrukning av el och värme.
• Sök hjälp hos HSB Skånes ekonomer för de ekonomiska beräkningarna av nyckeltal.

Exempel på aktivitet:

• Se till att ha som rutin att åtminstone en gång per månad kolla av hur mycket pengar föreningen har på sin konton i bank och hos HSB Skåne.

Varför?

Risken med att inte ha kontroll på likviditeten är att föreningen kan bli skyldig leverantörerna stora summor pengar och därmed tvingas begära anstånd med betalningen, alternativt låna pengar med väldigt kort varsel. Det kan i förläningnen leda till att föreningens kreditvärdighet minskar.

Hjälp:

• Lägg in påminnelser i den kalender som finns i "Mitt HSB" att styrelsen med jämna mellanrum kontrollerar föreningens konton.
• Anlita HSB Skånes ekonomer för hjälp med att få en rutin för likviditetskollen.

Exempel på aktivitet:

• I samband med budgetarbetet varje år görs även en prognos för de 10 kommande åren avseende utveckling av kostnader, planering av underhåll, behov av förstärkt kassa i föreningen och annat som visar hur föreningens ekonomi utvecklas.

Varför?

Detta är mycket viktigt för att föreningen ska kunna planera sin verksamhet på sikt och i god tid se när behovet av höjda avgifter/hyror och behovet av nya lån finns.

Hjälp:

• Ta kontakt med föreningens ekonom på HSB Skåne och se till så att prognosen blir en del av föreningens administrativa avtal.
• Se till att underhållsplanen är uppdaterad och att alla kommande stora underhållsåtgärder finns med.

Exempel på aktivitet:

• Om extra utrymme finns i föreningen kan detta tillhandahållas för att kunna reparera hushållsprylar, cyklar, barnvagnar och annat som går att reparera, istället för att slänga och köpa nytt.
• Gör en undersökning i den egna föreningen och fråga om intresset för att ställa i ordning en verkstadslokal.

Varför?

För att gagna den cirkulära ekonomin och uppmuntra till att ta hand om materiella ting.

Hjälp:

• Skapa avtal med en lokal cykelreparatör som kommer ut till föreningen någon gång i månaden. Exempelvis finns det ambulerande cykelreparatörer som kan vara möjliga att boka upp någon dag då och då i föreningen.  
• Se till att detta utrymme har el, vatten och ytor anpassade för reparationsverksamhet. Anlita med fördel HSB Skånes ramavtalspartners.

Exempel på aktivitet:

• Anordna en kurs för styrelsen, antingen hos HSB Skåne eller, ännu hellre, en skräddarsydd kurs i den egna föreningen för att kunna anpassa kursen till den egna verksamheten. Se till att ha detta som en årligen återkommande aktivitet, speciellt när en eller flera nya styrelseledamöter väljs in. Med fördel kan en repetitionskurs finnas med lite enklare upplägg för den styrelse om inte har bytt ut ledamöter.

Varför?

Visa på nyttan av att ha grundläggande kunskaper om sin förenings ekonomi, att kunna se om det går bra eller mindre bra för föreningen, utan att fördjupa sig i detaljer. En sådan här kurs ske ge verktygen till bättre förståelse av hur ekonomin hänger ihop med övrig verksamhet i föreningen.

Hjälp:

• HSB Skånes ekonomer finns i hela regionen och kan hjälpa till med en utbildning där föreningen önskar genomföra den.