Så byter ni stadgar

Steg för steg när ni ska ändra era stadgar  

1. Läs informationen  

HSB Södertörns medlemsavdelning hjälper alla medlemsföreningar i framtagandet av nya stadgar. Läs igenom informationsmaterial på HSB Södertörns hemsida om den pågående stadgerevideringen. Den hittar du här: Byta stadgar (hsb.se) 

2. Beställning av stadgar 

Läs igenom beställningsformuläret och kontrollera era nuvarande stadgar. På förstasidan i era nuvarande stadgar står versionen och eventuella anpassningar ni har idag. Fyll i beställningsformuläret som skickats ut till styrelsens registrerade e-postadress. Beställ stadgarna minst tre veckor innan ni behöver dem digitalt. 

3. Kontrollera stadgarna 

När ni mottagit de nya stadgarna kontrollera att de stämmer och är korrekta utifrån er beställning.  

4. Kallelse till föreningsstämmor 

Kallelsen till föreningsstämman utfärdas genom anslag på lämplig plats inom föreningens fastighet. Minimikravet enligt stadgarna är att kallelsen utfärdas genom anslag på lämplig plats inom fastigheten. Det kan vara en anslagstavla i porten eller på vardera dörren till vardera port eller på annan lämplig plats. Självklart kan föreningen därutöver välja att dela ut kallelsen i lägenheternas brevinkast/brevlådor, publicera på hemsida osv. Kom ihåg att även om kallelsen delas ut till vardera lägenhet så behöver den alltid även anslås på lämplig plats i fastigheten. 

Kallelse till stämma ska alltid innehålla de ärenden som ska behandlas. När en förening byter till 2023 års HSB normalstadgar så behöver hela stadgeförslaget finnas med i kallelsen. 

I dagordningen till ordinarie föreningsstämma kan stadgepunkten behandlas under punkt 24 ”av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen”. 

Exempelvis: 

24. av styrelsen till föreningsstämman hänskjutna frågor och av medlemmar anmälda ärenden som angivits i kallelsen.
    
    a. Antagandet av 2023-års normalstadgar för HSB-bostadsrättsförening 

Första stämman måste ha hållits innan kallelse kan ske till andra stämman.  

I dagordning till extra stämma ska punkt 1-9 från ordinarie dagordning finnas med. Sedan ska den följas upp med punkt 10 ”Antagandet av 2023-års normalstadgar för HSB-bostadsrättsförening”.   

5. Textförslag till kallese 

Textförslag till kallelsen för den första föreningsstämman: 

”Styrelsens förslag till att anta nya stadgar, 2023-års normalstadgar för HSB-bostadsrättsförening. Stadgeförslaget i dess helhet bifogas denna kallelse (skriv föreningens namn).” 

Ett fullständigt förslag till stadgeändring ska, efter det att kallelse har utfärdats, hållas tillgängligt för medlemmarna hos föreningen och genast sändas till medlemmar som begär det och vars postadress är känd för föreningen (7 kap 8 § föreningslagen). 

Textförslag till kallelsen för den andra föreningsstämman: 

I kallelsen till den andra föreningsstämman ska det anges vilket beslut den första stämman fattat: 

”Godkännande av föreningsstämmans beslut den åååå-mm-dd att anta nya normalstadgar för bostadsrättsföreningen (skriv föreningens namn). 

Beslutet vid den första föreningsstämman var enhälligt för alternativt; med n röster för och nn röster emot.” 

Beslutet ska, för att vara giltigt, biträdas av minst två tredjedelar av de röstande vid denna andra föreningsstämma. 

6. Stämmor 

Beslut att ändra stadgarna skall fattas av två på varandra följande föreningsstämmor, exempelvis ordinarie föreningsstämma och sedan en extrastämma. På så sätt snabbas processen på så att föreningen snabbare har stadgar som överensstämmer med lagen.  

För giltigt beslut fordras att beslutet på den senare föreningsstämman biträtts av minst två tredjedelar av de röstande. På den första stämman är det tillräckligt att beslutet fattas med enkel majoritet. 

Kallelse till den andra stämman får inte utfärdas innan den första stämman har hållits.  

(Det finns en teoretisk möjlighet att ändra stadgarna genom ett stämmobeslut. Men då krävs att föreningens samtliga medlemmar är närvarande och att beslutet är enhälligt). 

7. Stämmoprotokoll 

Protokollet är att se som ett bevismedel över vilka beslut som fattades på stämman. Är beslutet enhälligt så är det viktigt att det anges i stämmoprotokollet. Har votering skett så ska röstsiffrorna anges i protokollet. 

Förslag på hur texten i protokollet kan utformas: 

a) Första stämman 

Stämman beslutar att enhälligt (alt: med x röster för och xx röster emot.) ändra föreningens stadgar till 2023-års normalstadgar för HSB bostadsrättsförening (skriv föreningens namn), bilaga 1. 

Det antecknas i protokollet att frågan även ska lyftas på kommande stämma.  

b) Andra stämman 

Stämman har åååå-mm-dd beslutat att anta 2023-års normalstadgar för HSB bostadsrättsföreningar (skriv föreningens namn). 

Stämman beslutar att vid andra stämman enhälligt (alt: med x röster för och xx röster emot.) anta 2023-års normalstadgar för HSB-bostadsrättsföreningar.  

Det antecknas i protokollet att de ändrade stadgarna träder i kraft i och med att de registreras hos Bolagsverket. 

8. Godkända stadgar skickas till HSB Södertörn medlemsavdelning  

När de nya stadgarna är antagna ska följande handlingar skickas in:  

• Kopia av de nya stadgarna signerade av två styrelseledamöter.   
• Kopia av färdigjusterade protokoll från både första och andra stämman. 
  

Maila in handlingar 

För att skicka in handlingarna via mail behöver ni scanna in de påskrivna nya stadgarna samt de två färdigjusterade protokollen. Enligt bolagsverkets struktur behöver stadgarna och protokollen vara i tre separata filer, d.v.s. en fil med alla sidor av stadgarna samt två filer med respektive protokoll.  Maila in handlingarna till samma e-postadress ni fick stadgarna skickade till er.  

Posta in handlingarna 

Har ni inte möjlighet att scanna/maila in handlingarna kan ni posta in en kopia av de nya stadgarna samt en kopia av protokollen till postadressen nedan; 

HSB Södertörn 
Box 1084 
Huddinge stationsväg 5 
141 22 Huddinge 

Att: Stadgerevision medlem 

9. HSB Södertörns medlemsavdelning kommer därefter att:  

a. Signerar stadgarna för HSB:s räkning 

b. Upprättas digital ändringsanmälan hos Bolagsverket (verksamt.se) 

c. Bilägger dokument som stadgar och protokoll 

d. Via verksamt.se skickas ärenden till föreningens kontaktperson (styrelseledamot) för signering av ändringsanmälan via Bank-ID.  

10. Bolagsverkets registrering

Bolagsverket tar ut en registreringsavgift som ska betalas av föreningen. För de föreningar som har beställt anpassning i sina stadgar (utöver den konstadsfria) tillkommer en stadgerevideringsavgift.  

Om er förening har ekonomisk förvaltningen via HSB Södertörn kommer fakturorna att hanteras i fakturasystemet.  Skulle bolagsverkets faktura skickas till föreningens kontaktperson så kan ni vidarebefordra den till HSB Södertörn.  

De nya stadgarna träder i kraft och börjar gälla när avgiften är betald och bolagsverket har registrerat de nya stadgarna. Därefter ska boende informeras och de nya stadgarna hållas tillgängliga för boende.