Digitalt Styrelsestöd - ett verktyg med många fördelar

Tjänsten Digitalt Styrelsestöd kommer att sköta mycket av styrelsearbetet per automatik.

Att planera och kalla till styrelsemöte, skriva och signera protokoll, hantera andrahandsuthyrning, motioner och annat som hör styrelsearbetet till kräver både tid och engagemang från de förtroendevalda. Men snart blir de här arbetsuppgifterna betydligt lättare och mindre tidskrävande. HSB håller nämligen på att utveckla en ny onlinetjänst, Digitalt Styrelsestöd, som bygger på smidiga formulär för de här uppgifterna. Tjänsten kommer att sköta mycket av styrelsearbetet per automatik.

– Det här stödet kommer att underlätta för styrelsen på många sätt. Formulären är enkla att fylla i och gör det lättare att göra rätt; och eftersom allt loggas digitalt finns det samlat på ett och samma ställe, säger Louise Nylund, program- och projektledare för ”Automatiserad brf ” på HSB Affärsstöd. 

Ett av formulären är utformat för att vara ett stöd vid planering av styrelsemötet. I det rekommenderas nio styrelsemöten per år, samt vad mötena ska omfatta.

– Mötesplanen är tänkt som en utgångspunkt. Det går förstås utmärkt att lägga till eller ta bort möten och mötespunkter, säger Louise. Den är extra bra om man exempelvis har bytt ut styrelsen, eftersom den innehåller mycket av det som den nya styrelsen behöver veta.

Tjänsten hanterar inte bara mötesplanen utan skickar även ut en kallelse till mötet till alla styrelseledamöter, säger Louise. Utifrån hur dagordningen ser ut kan sekreteraren fylla i delar av protokollet i förväg, för att sedan fylla i resten under styrelsemötets gång. Allt finns samlat i tjänsten.

– Det blir lättare att godkänna protokollet, liksom att komma med kommentarer eller bifoga skiljaktiga meningar innan protokollet skickas för e-signering, vilket förstås också sker via verktyget, berättar Louise.

Till varje dagordning eller protokoll kan också valfritt antal bilagor knytas till sådant som ska beslutas på just det aktuella mötet.

Fördelarna med Digitalt Styrelsestöd är många. Den främsta är kanske att styrelsen slipper så gott som allt pappersarbete.

– Har ni en stor pärm med pågående arbeten så kan ni skippa den nu, för verktyget har en digital ärendelista. Där skriver man in när ärendet ska vara klart, vem som hanterar det samt löpande uppdateringar. Dokumentet integreras med dagordningen till styrelsemötet. Även motioner och frågor kan skickas in via tjänsten och hamnar på så vis automatiskt på dagordningen, förklarar Louise.

Liksom de flesta av HSBs digitala tjänster kommer Digitalt Styrelsestöd ha synergieffekter med andra verktyg. Stödet är exempelvis integrerat med den nya tjänsten HSB Dokument, HSB Överlåtelser och HSB Ändringsanmälan, och så småningom kommer det finnas en integrerad tjänst för hantering
av styrelsearvoden.

– Den kommer kunna läsa av hur många styrelsemöten ledamoten har deltagit på, och kan på så vis se vad deras arvode ska vara, säger Louise.

HSB Affärsstöd räknar med att Digitalt Styrelsestöd kan börja användas av några bostadsrättsföreningar under andra kvartalet 2021. Välkommen att kontakta din regionala HSB-förening [HSB Södertörn, red. anm.] för mer information om tjänsten.

Text: Åsa B Hoffmann
Artikel från HSB Uppdraget #2 2021.

Håll utkik framöver i Mitt HSB för mer information!