Genomförande av stämmor

Covid-19 ger nya regler för tillämpande av stämmor

Våren 2020 fick vi med anledning av pandemin nya regler för föreningsstämmor. Bestämmelserna är tillfälliga och gäller i dagsläget till utgången av 2021.

Syftet med de nya bestämmelserna är självklart att på ett smittsäkert sätt underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

Sedan den 10 januari 2021 gäller även Pandemilagen. I arbetet med stämmor reglerar den hur många som får vistas på samma plats samtidigt. Lagen syftar till att minska risken för smittspridning genom att motverka trängsel.

Våra rekomendationer
Mot bakgrund av regler och råd som gäller just nu, rekommenderar HSB Södertörn att årets stämma genomförs enbart genom poströstning, utan möjlighet till fysisk närvaro.

Ett annat alternativ är att komplettera poströstningen med möjlighet till digital närvaro. Den förening som väljer det alternativet rekommenderas att ta hjälp av ett verktyg som säkerställer röstlängden genom identifiering med hjälp av t.ex. BankId.

Fördjupning poströstning 

Även om det kan kännas som att det är mycket att tänka på är det egentligen ganska enkelt att genomföra en stämma genom poströstning. Här hittar du en guide som tar dig igenom de olika stegen.

Beslut om poströstning
Styrelsen får besluta att stämman ska genomföras med poströstning. När en stämma hålls med enbart poströstning ska medlemmarna utöva sin rösträtt före själva föreningsstämman. Alltså på samma sätt som när man deltar i t.ex. riksdagsval genom poströstning. Det är bara medlemmar som kan delta i beslut på en stämma som genomförs genom poströstning.   

Poströstningsformulär
Grunden för poströstningen är ett poströstningsforumlär. Mallar och stödmaterial hittar du i MittHSB. Råd och stöd får ni som vanligt från vår medlemsservice. Den förening som vill kan också köpa tjänsten att sätta samman poströstningsformuläret.

HSB Södertörns rekommendation är att föreningen delar ut poströstningsforumlär till alla medlemmar. Formuläret kan också med fördel publiceras på föreningens hemsida.

Vi rekommenderar att poströstningsformuläret ska vara medlemmarna till handa senast två (2) veckor innan angett datum för föreningsstämman. Senast dagen innan stämman måste poströsterna vara föreningen tillhanda om inget annat tidsintervall beslutats av styrelsen.

HSB Södertörn rekommenderar dock att poströster ska vara inlämnade några dagar innan stämman. Detta för att skapa förutsättningar för att rösträkningen.

Protokollet över en poströstningsstämma ska för varje beslut redovisa antalet röster för och mot förslaget till beslut, och antalet röster som medlemmar avstått från att avge.

Fördjupning poströstning och digital närvaro

Styrelsen kan också besluta att stämman genomförs digitalt, genom elektronisk uppkoppling. För att säkerställa alla medlemmars möjlighet att delta i besluten på stämman ska möjlighet att delta via poströstning också erbjudas medlemmar. Fördelen för en förening att också använda sig av möjligheten till digital närvaro är alltså i första hand att man kan få ett minskat antal poströster.

För att en stämma ska kunna genomföras digitalt ska föreningen fatta beslut om att stämman inte ska hållas på en viss ort utan genom elektronisk uppkoppling. Det innebär att stämman hålls som ett digitalt möte. Eftersom det kan vara svårt att kontrollera vilka andra som eventuellt tar del av förhandlingarna när mötet hålls digitalt får styrelsen i det fallet också besluta att den som inte är medlem har rätt att följa förhandlingarna vid stämman.

Stämmoordförande ansvarar för att de elektroniska förutsättningarna är tillräckligt tillförlitliga för att stämman ska kunna genomföras. Det betyder att deltagarna ska kunna identifieras och delta i debatt och förhandling på samma sätt som om de var fysiskt närvarande. Det i sin tur innebär att föreningen behöver säkerställa användning av digitalt verktyg som tillåter identifikation av deltagarna i det digitala forumet.

Undantag från möjlighet att delta via poströstning på digital stämma
Om styrelsen beslutar att en föreningsstämma ska hållas genom elektronisk uppkoppling, ska medlemmarna också kunna utöva sin rösträtt per post. Poströstning inför en föreningsstämma med elektronisk uppkoppling kan bortses från bara om samtliga medlemmar samtycker till det.

Vad kan vi hjälpa till med?

Stämmoordförande och sekreterare kan ni som vanligt boka via vår tjänst Stämmopoolen. Har ni inte redan önskat stämmoordförande och sekreterare hittar ni beställningsformuläret här.
Prislista hittar ni i Mitt HSB.

Stöd och mallar för poströstning finns i Mitt HSB. Vi finns självklart tillgängliga för att svara på frågor.

En enkel guide över de steg och förberedelser som behövs för att genomföra en stämma med hjälp av poströstning hittar du här.

Konstituerande möte

När stämman är avslutad måste ni genomföra det konstituerande mötet. Boka gärna ett preliminärt datum redan nu men tänkt på att bjuda in eventuellt nyvalda ledamöter också.

Stödmaterial till konstituerande möte hittar ni i Mitt HSB.