Arbetsordning

INLEDNING

Detta PM sammanfattar arbetsordningen för styrelsen i Brf Essinge Sjöglimt och beskriver arbetsfördelningen inom styrelsen.

PM:et uppdateras efter varje årsstämma och skall finnas hos varje styrelseledamot, hos revisor samt i en pärm i föreningens förråd i B-huset. Ansvaret för att uppdatering sker ligger hos ordföranden som distribuerar det färdiga PM:et. Ett utdrag av arbetsordningen delas ut till samtliga medlemmar.

Bostadsrättslagen och Föreningslagen finns tillgängliga på Internet, www.notisum.se.

ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN
Kallelse
Dagordningen är kallelse till styrelsemöte och bör delas ut till styrelseledamöterna senast en vecka före ordinarie möte. Beslutsunderlag eller annat som skall diskuteras, bifogas dagordningen. Styrelseledamot skall anmäla ärenden till ordföranden i god tid, men sent uppkomna frågor kan naturligtvis läggas till dagordningen vid styrelsemötet och behandlas på mötet.

Mötesdatum
Styrelsen har 9 ordinarie sammanträden/år och datum för styrelsemöte beslutas för ett halvår i taget. Styrelseledamot som får förhinder skall snarast meddela ordföranden samt suppleant.

Delegationsbeslut
Styrelsen kan besluta om att styrelseledamot har delegation att utföra vissa arbetsuppgifter eller beställa/inköpa vissa tjänster utan styrelsebeslut. Delegationen skall vara tydligt beskriven när det gäller arbetsuppgift och kostnadsnivå samt vara protokollförd.

Styrelsen skall vara överens om inköp. Vid större inköp eller upphandling av tjänster bör prisuppgift/offert tas in från minst tre olika källor.

Firmatecknare
Firmatecknare utses på det konstituerande styrelsemötet och skall vara två av styrelsens ledamöter i förening.

Attesträtt
Attesträtt beslutas på det konstituerande styrelsemötet. Styrelsen upprättar och underhåller en attestinstruktion för föreningen.

STYRELSENS ANSVAR
Att vara styrelseledamot i Brf Essinge Sjöglimt innebär ett stort ansvar, men även möjlighet att påverka vårt boende för allas bästa. Styrelsens arbete skall syfta framåt mot förbättringar. Styrelsen skall också verka för god ekonomi för föreningen.

Nyvalda styrelseledamöter skall genomgå HSB Stockholms utbildning eller motsvarande. Annan utbildning som styrelseledamot vill genomgå skall diskuteras i styrelsen och uppmuntras. Eventuella kostnader skall godkännas av styrelsen.

Styrelseledamot skall delta i den årliga fastighetsbesiktningen.

Styrelsen har ett gemensamt ansvar för hela bostadsrättsföreningens verksamhet. Det innebär att samtliga styrelseledamöter har ansvar även för delegerade uppgifter.

För övrigt regleras styrelsens arbete av
· Föreningens stadgar
· Lagen om ekonomiska föreningar
· Bostadsrättslagen
· Hyreslagen
· Bokföringslagen
. Årsredovisningslagen samt
. Aktuell skattelagstifning.

Sekretess
Styrelsens protokoll/diskussioner är ej offentliga för andra än nuvarande styrelseledamöter och revisorer. Styrelsen har tystnadsplikt om allt som rör den enskilde medlemmen.

Arvoden
Styrelsens arvoden beslutas på den ordinarie föreningsstämman och fördelningen görs på det konstituerande mötet. Revisors arvode beslutas på stämman.

Övriga ersättningar
Arbetsuppgifter som ligger utanför det egentliga styrelseuppdraget ersätts av föreningen. Även bilersättning för transporter för föreningens räkning ersätts. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst (max 1000:-) kan utgå om ersättningen ryms inom det belopp som beslutats på stämman. Överenskommelse om all ersättning skall ha gjorts på förhand. Inga ersättningar får överstiga av stämman beslutade nivåer.

PRINCIPBESLUT I Brf ESSINGE SJÖGLIMT

Andrahandsuthyrning
Policy för uthyrning i andra hand i Brf Essinge Sjöglimt diskuterades på stämman den 24 februari 1999 och beslutades på styrelsemöte 1999-03-12.

Policyn har följande lydelse:
Vid uthyrning i andra hand kommer föreningen att följa bostadsrättslagen 7 kap 10 §, där det står att styrelsens tillstånd krävs.

Beträffande skäl till uthyrning följer föreningen 7 kap 11 §, som talar om beaktansvärda skäl. I texter kring lagen är bl a tillfälligt arbete på annan ort, seriösa studier på annan ort, sjukdom, även vård av nära anhörig, utlandstjänstgöring och militärtjänstgöring att anses som beaktansvärda skäl.

I ovan angivna skäl ges tillstånd, skälen bör styrkas med intyg.

Även andra skäl kan vara beaktansvärda. Rätten till uthyrning i andra hand är emellertid alltid begränsad till fall där den fyller ett verkligt behov. Det skall därför föreligga en tvångssituation som gör att bostadsrättsinnehavaren ej tillfälligtvis kan nyttja lägenheten.

Styrelsen kan även bedöma andra beaktansvärda skäl.

Vid avslag på ansökan, kan den sökande överklaga beslutet till Hyres- och arrendenämnden för ett slutligt avgörande.

Ansökan skall inkomma i god tid före hyresförhållandet.

Bostadsrättsinnehavaren skall ha för avsikt att flytta tillbaka.

Tillstånd ges för högst ett år i taget.

Längre tid än tre fyra år är inte tillfälligt.

I ett beslut från 1999-03-12 har styrelsen dessutom beslutat att inte tillåta juridisk person som andrahandshyresgäst.

Avgiftsrestantier
Styrelsens handläggning av avgiftsrestantier beslutades vid styrelsemöte 1999-12-11.

Rutinen är följande:
1. Medlem som resterar med månadsavgiften för andra gången (så mycket att påminnelse skickats) kontaktas av någon av styrelseledamöterna.
2. Vid nästa förseelse skriver ordföranden till medlemmen.
3. Fortsätter medlemmen att betala sent, lämnas ärendet till bostadsinkasso utan att invänta påminnelsetidens utgång.
4. Medlemmen inbjuds till styrelsen.
5. Upprepas förseelsen lämnas ärendet direkt till Kronofogdemyndigheten utan föregående påminnelse.
6. Därefter lämnas ärendet direkt till Kronofogdemyndigheten vid varje försening, utan föregående kontakt, påminnelse eller inkassoåtgärd.

Balkonginglasning
Vid styrelsemöte 2000-10-02 beslutade styrelsen att den lösning vid balkonginglasning som tidigare använts, även skall användas i fortsättningen. Eftersom bygglov krävs vid balkonginglasning, måste styrelsen kontaktas innan inglasning sker.

Kreditupplysning på nya medlemmar
Vid styrelsemöte 2001-02-19 beslutade styrelsen att ta kreditupplysning på nya medlemmar inför lägenhetsöverlåtelse. Tills vidare står föreningen för upplysningskostnaden.

STYRELSELEDAMÖTERNAS UPPGIFTER
För samtliga styrelseledamöter gäller att verka för att andemening och krav i föreningens stadgar följs samt att medlemmarnas intressen tillvaratas på för föreningen bästa tänkbara sätt.

Ordförande
Ordföranden leder styrelsen arbete och har därmed det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs, samt att stadgar och lagar efterlevs. Ordföranden skall dessutom:

·vara föreningens ansikte utåt och bistå medlemmarna i frågor som rör föreningen

·se till att styrelsesammanträde hålls då så är nödvändigt samt justera styrelsens protokoll

·vid eventuella tvister i styrelse eller förening, inta en samlande ställning

·kontinuerligt följa verksamheten samt samarbeta med ekonomiförvaltning och HSB-förvaltning

·tillsammans med ekonomiförvaltningen analysera föreningens ekonomiska ställning och tillgångar

·tillsammans med styrelsen upprätta budget samt bedöma erforderliga fondavsättningar

·följa upp budgeten mot dagboksrapporter och saldobalansen i samråd med den ekonomiska förvaltningen

·hålla pärmen med ekonomisk rapport, dvs dagboken, huvudboken och saldobalansen uppdaterad och tillgänglig

·vara föredragande inför styrelsen av den ekonomiska rapporteringen och budgetuppföljningen under verksamhetsåret

·föreslå och förbereda bokslut inför årsstämman

·bevaka att det kommer en granskningsrapport från revisorerna

·på föreningsstämman kunna informera medlemmarna om föreningens ekonomi/bokslut

·följa likviditetsutvecklingen, upprätta likviditetsbudget och föreslå bästa placering av föreningens likvida medel

·följa upp föreningens lån och föreslå bästa placering samt bevaka räntebidragen för dessa

·kontrollera föreningens deklarationer och skatter

·ansvara för att fastighetsbesiktning utförs årligen

·ansvara för att underhållsplanen uppdateras varje år samt att stor revidering görs vart femte år

·ta in anbud vid behov

·ansvara för att entreprenadjuridiska krav tillgodoses vid upphandlingar

·ansvara för att verksamhetsberättelse upprättas i god tid inför ordinarie årsstämma

·efter styrelsebeslut uppdatera Arbetsordning för ...

·ansvara för programvaran i föreningens PC


Vice ordförande
·är ordförandens ställföreträdare


Sekreterare
Sekreteraren skall:

·föra noggranna protokollsanteckningar vid styrelsesammanträde och styrelsekonferenser

·hålla reda på vad som tagits upp och beslutats på tidigare sammanträden, bl a genom att uppdatera aktivitetslistan

·se till att protokoll från föregående styrelsemöte tillsammans med den uppdaterade aktivitetslistan är utdelat till ledamöterna senast 2 veckor innan nästa styrelsemöte. Protokollet justeras på nästa ordinarie styrelsemöte

·bevaka bordlagda ärenden samt att fattade beslut i princip- och sakfrågor beaktas och verkställs

·samla föreningens korrespondens i särskild pärm. Samtliga styrelseledamöter som skriver i något ärende lämnar en kopia till ordföranden och sekreteraren

·förvara föreningens avtal och kontrakt i särskild pärm och bevaka dessa avseende tider, kostnader och uppsägningsdatum

·samla föreningens handlingar

·ansvara för föreningens kopiator, byte av färgpatron, pappersinköp mm.

·protokollföra fastighetsbesiktningen

·vid behov uppdatera underhållsplanen

·ta in anbud vid behov

·göra sammanställning för mötes- och förtroendearvoden så att dessa kan utbetalas senast 1 mars varje år


Fastighets-/verksamhetsansvarig

Fastighets-/verksamhetsansvarig skall:

·tillsammans med styrelsen planera utbildningsverksamheten

·aktivt stödja och utveckla verksamheten i föreningen

·se till att städdagar arrangeras vår och höst

·stimulera till gemensamma aktiviteter i föreningen, t ex glöggträff till jul

·skapa förutsättningar för bra kontakter mellan medlemmar och att samhörigheten inom föreningen stärks

·upprätta och revidera föreningens inventarieförteckning för lösa inventarier

·ansvara för att de praktiska årsmötesförberedelserna (lokal, valberedning mm) sätts igång

·sköta föreningens förråd av elsäkringar, filter, lampglas, energilampor till trapphusen mm, samt göra nybeställningar

·fortlöpande inspektera föreningens fastigheter och rapportera till styrelsen

·ha kontakt med fastighetsskötaren angående ev reparationer mm

·rapportera förbrukningen av vatten och el vid varje styrelsemöte


HSB:s styrelserepresentant

·Skall vara föreningens stöd från HSB gällande HSB-specifika frågor.


Valberedningen

Valberedningen utses på föreningsstämman. En av ledamöterna skall utses till sammankallande.

Valberedningen skall

·bestå av minst två boende i föreningen

·träffas senast i november för att förbereda valen inför årsstämman

·ta reda på vilka styrelseledamöter som står i tur att avgå och ej vill ställa upp för omval

·kontrollera att föreslagna kandidater är tillfrågade och villiga att ställa upp

·redogöra för valberedningens förslag på stämman.


HJÄLP VID PROTOKOLLFÖRING

·Styrelseprotokollen skall numreras i löpande följd från verksamhetsårets början.

·Protokollet skall följa dagordningen.

·Protokollet skall vara ett beslutsprotokoll, dock kan vissa ärenden kräva att en diskussion protokollförs.

·I protokollet skall tagna beslut klart framgå.

·Delegerade uppdrag skall protokollföras, eventuell budgeterad kostnad för uppdraget samt vem som fått delegationen. Uppdraget skall dessutom föras på aktivitetslistan.

·Vid anbudsförfrågan skall samtliga anbud protokollföras. Uppföljning av anbuden skall noteras i protokollet.

·Resultatet av den årliga besiktningen skall protokollföras.

·Lägenhetsöverlåtelser skall alltid redovisas i protokoll. Styrelsen skall bevilja säljaren utträde och köparen inträde i föreningen.

·Styrelsens ledamöter skall ha föregående protokoll för genomläsning senast en vecka innan nästa ordinarie möte.

·Protokollet skall justeras av sekreteraren, ordföranden samt en av styrelseledamöterna.

·Protokollet justeras på nästa möte.

·Föreningens stämmoprotokoll skall numreras för sig.

·Av protokollet från årsstämman skall mandatperioden för samtliga val klart framgå.

·Stämmoprotokollet skall delas ut till samtliga medlemmar.