Brf Hägerns Integritetspolicy

Behandling av personuppgifter

HSB Brf Hägern i Täby (”bostadsrättsföreningen”) samlar in och behandlar personuppgifter om dig som medlem, hyresgäst eller leverantör. Vår hantering av dina personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i gällande lag angående hantering av personuppgifter. Information nedan anger vilka uppgifter vi kan komma att behandla om dig, men det innebär inte att vi nödvändigtvis vid varje given tidpunkt behandlar alla dessa uppgifter. Vårt mål med denna policy är att beskriva hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information.

Personuppgiftsansvarig

Bostadsrättsföreningen är personuppgiftsansvarig enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) för den behandling av personuppgifter som sker i relationen med dig som är:

• Medlem i föreningen
• Hyresgäst eller hyresgäst i andra hand
• Kontaktperson hos någon av våra leverantörer 

Bostadsrättsföreningen ansvarar även för behandlingen av personuppgifter som sker på bostadsrättsföreningens hemsida.

Vilka personuppgifter behandlas

Bostadsrättsföreningen har enligt lag skyldighet att upprätthålla och hantera lägenhets- och medlemsregister. De personuppgifter vi samlar in är de som krävs enligt lag och behövs för att fullfölja ändamålet med bostadsrättsföreningen stadgar. 

Föreningens medlems och lägenhetsregister hanteras av förvaltare och de uppgifter som finns lagrade är 

• Kontaktuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-post)
• Identifikationsuppgifter (namn, födelsedatum eller personnummer)
• Uppgifter om medlemskap i bostadsrättsföreningen (t ex medlemskap, andelstal och lägenhetsnummer)
• Finansiella uppgifter (t ex uppgifter om ägande, skulder, arvoden, betalda eller obetalda avgifter och kreditupplysningar)

Härutöver hanterar förvaltaren vår hyresgästlista för förråd & p-platser samt en väntelista för p-plats. Dessa listor innehåller namn, adress, lgh.nr, telefon och/eller e-post.

I föreningens passersystem för dörrar i föreningen finns uppgift om namn och lgh.nr. och dessa uppgifter syns även på entrétavlor och portläsare.

Passersystemet loggar när någon passerar men sparar ingen information om vem som passerat. Vid misstanke om brott eller hot kan systemet kontrollera vem som passerat, men detta slås endast på i samråd med polismyndighet.

I föreningens tvättstugebokning lagras namnuppgift när någon bokar tvätttid. Information om nyttjande sparas för att få statistik.

Leverantörer och hantverkare

Bostadsrättsföreningen behandlar personuppgifter om dig som kontaktperson för någon av våra leverantörer. De personuppgifter vi samlar in är främst kontaktuppgifter som namn, adress, telefonnummer och e-post. Vid upphandling samlas även finansiell information och information om styrelseledamöter in.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

De huvudsakliga ändamålen med bostadsrättsföreningens behandling av personuppgifter är att uppfylla de krav som bostadsrättsföreningen har för att driva sin verksamhet. 

För dig som är medlem innebär det att vi hanterar dina personuppgifter för att sköta bostadsrättsföreningens medlems- och lägenhetsregister. Föreningens förvaltare hanterar dina personuppgifter för att sköta avisering, ut- och inbetalningar samt bokföring. Vi hanterar även dina personuppgifter för att kunna kontakta dig i sådana ärenden som berör dig som boende i bostadsrättsföreningen.

För dig som hyresgäst hanterar vi dina personuppgifter för att fullfölja våra förpliktelser enligt hyresförhållande. 

För dig som hyr lägenhet i andra hand hos någon av våra medlemmar hanterar vi dina personuppgifter för att dels kunna hantera samtycket till uthyrningen samt dels kunna komma i kontakt med dig i sådana frågor som rör ditt boende i bostadsrättsföreningen.

För dig som kontaktperson för någon av bostadsrättsföreningens leverantörer så hanterar vi dina personuppgifter för att upprätta hålla ett leverantörsregister och sköta samarbetet med ditt företag. 

Vi använder endast dina personuppgifter för det ändamål för vilket vi har samlat in dem för.

Hur länge sparas personuppgifterna

Bostadsrättsföreningen sparar personuppgifterna så länge det är nödvändigt för att uppfylla ovanstående ändamål, fullgöra bostadsrättsföreningens åtagande samt gällande lagstiftning. 

Därefter kommer personuppgifterna raderas eller avidentifieras. 

Har du samtyckt till att dina personuppgifter ska få hanteras tas de bort då du återkallar ditt samtycke om de inte behövs för några andra rättsliga förpliktelser.

Vilka uppgifter vi lämnar ut

Dina uppgifter visas för och hanteras av styrelseledamöterna och styrelsesuppleanterna i din bostadsrättsförening samt för valda revisor.

Bostadsrättsföreningen lämnar ut personuppgifter till av bostadsrättsföreningen anlitade leverantörer för att utföra behandlingen enligt ovan. Vi upprättar biträdesavtal med respektive anlitad leverantör för att säkerställa att våra personuppgifter hanteras och skyddas på ett adekvat sätt.

Dina uppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part då det finns krav på detta enligt lag eller då du har lämnat samtycke till en tredje part. Detta gäller t ex när en mäklare anlitas av dig för att sälja din lägenhet. 

Vilka rättigheter har du som registrerad

För det fall du önskar information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, har du rätt att beställa information om de personuppgifter vi behandlar om dig genom att skicka en ansökan om detta till föreningens e-post.

Täby 30 april 2018