FAQ inför extrastämma

Kommuniké från styrelsen följt av inkomna frågor:

Styrelsen vill tacka för engagemanget bland föreningens medlemmar och deltagande på extrastämman. Styrelsen vill också ta tillfället i akt att kort kommentera några punkter nedan, vilka kanske olyckligtvis inte framkommit helt tydligt tidigare.

 

Bakgrund

Styrelserummet ligger i uppgång N och är ett enklare rum med lågt till tak på ena delen och tre fönster. Rummet har en kokvrå med rinnande vatten och internet indraget men saknar toalett och badrum.

 

Övernattningsrummet, som ligger vägg i vägg med styrelserummet i uppgång N, är ett mindre rum som helt saknar vatten och avlopp och därmed även kök och toalett/badrum. Toalett och handfat finns på andra sidan trapphuset. För duschmöjligheter vid användande av övernattningsrummet hänvisas till tvättstugan eller bostadsrätten som har bokat övernattningsrummet.

 

Under bergvärmeinstallationen våren 2019 vattenskadades den stora lokalen under uppgång A vilket innebar att dåvarande hyresgäst flyttade ut. I samband med återställningen av lokalen, vilket färdigställdes våren 2020, och utbrottet av Coronapandemin blev det i princip omöjligt att hitta en ny hyresgäst och intresset för hyreslokaler var svagt. Den stora lokalen har en årshyra på ca 400 tkr och är en viktig inkomstkälla för föreningen. Styrelsen inledde därför ett övergripande arbete med att se över föreningens lokaler för att bromsa tappet i hyresintäkter och realisera underutnyttjade utrymmen och under det arbetet togs en konsult in. Denna konsult arbetar via Sotheby’s Skeppsholmen och utför inte tjänster för föreningen på löpande räkning. Istället erhåller denna konsult ersättning först om den nuvarande s.k. råytan har omvandlats och sålts som färdig lägenhet. Ersättningen till konsulten sker genom minskning av entreprenörens totala ersättning. Styrelsen ansåg detta upplägg som kostnadseffektivt då föreningen inte står för ersättningen till konsulten, varken initialt eller senare. Styrelsen ansåg framförallt upplägget som riskfritt för föreningen om ingen yta säljs.   

 

Styrelserummet och övernattningsrummet

Styrelsen beslutade under hösten 2020 att teckna avtal för försäljning av styrelserummet. Detta då styrelserummet används väldigt sällan och i stort sett endast vid styrelsens sammanträden vilket är ca en gång i månaden. Styrelsen ansåg istället att utrymmet skulle kunna göras om till en bostadsrätt som månatligen genererade en liten intäkt till föreningen i form av månadsavgift, istället för att merparten av tiden stå helt tomt och därmed inte vara till nytta för föreningens medlemmar.

 

Styrelsen förde även ett resonemang om att eventuellt även teckna avtal om försäljning av den yta som idag används som övernattningsrum. Då övernattningsrummet i dagsläget finns till nytta för samtliga medlemmar så kan inte styrelsen fatta beslut om avyttring och/eller omvandling av denna yta utan detta är en fråga som måste lyftas till föreningens medlemmar på en stämma. Styrelsen internt var inte heller enig i frågan om övernattningsrummet bör omvandlas till en bostadsrätt men beslutade att frågan skulle tas upp på föreningsstämman för medlemmarna att avgöra.

 

Upphandling av entreprenör och avtal tecknat med entreprenör

Styrelsen gjorde en upphandling av entreprenörer för att omvandla styrelserummet och eventuellt även övernattningsrummet till bostadsrätter. Detta innebär en försäljning av den s.k. råytan och entreprenören står för hela omvandlingsarbetet och kostnaden avseende att omvandla råytan till en lägenhet med badrum/toalett, köksdel etc. Detta arbete inkluderar även in- och/eller omdragning av vatten och avlopp. 

Upphandlingen innebar att styrelsen inhämtade anbud från olika entreprenörer och fick sex bud. Entreprenörerna gav bud på mellan 40 tkr till 52 tkr per kvadratmeter. Styrelsen förde dialog med entreprenören med högst bud och förhandlade upp deras bud till 55 tkr per kvadratmeter. Anbudet innebar vidare att föreningen inte skulle stå för några kostnader kopplat till omvandlingsarbetet. Arbetet bedömdes som omfattande sett till att det saknas bland annat vattenledningar i övernattningsrummet. Priset om 55 tkr per kvadratmeter ska därför ses i ljuset av en grundlig ombyggnation och omvandling av råytor. Likaså ska priset inte jämföras med en försäljning av en befintlig bostadsrätt med renoveringsbehov/ytskiktsrenovering. 

Den framtida ersättning som föreningen ska erhålla beräknas på färdigställd lägenhetsyta efter omvandlingsarbetet och det är först då som föreningen erhåller merparten av ersättningen. Avseende övernattningsrummet uppskattades i samband med anbudsförfarandet ytan till ca 30 kvadratmeter (kan avvika något mot slutlig yta som mäts upp efter att ytan omvandlats till lägenhet). Ersättning för övernattningsrummet beräknades därför till ca 1.650.000 sek.

Styrelsen valde att avyttra till en entreprenör för att inte driva själva omvandlingsarbetet med vad det innebär i olika frågeställningar och arbetsinsats, projektledning m.m. Som framgår ovan beslutade styrelsen att välja den entreprenör som bedömdes vara mest fördelaktig för föreningen. Avtal tecknades i december 2020 avseende avyttring av styrelserummet.

 

Då processen för omvandling av styrelserummet redan var igång beslutade styrelsen att det effektivaste sättet gällande övernattningsrummet var att inte vänta med att teckna avtal avseende övernattningsrummet utan att istället överlåta även denna råytan till samma entreprenör med samma pris per kvadratmeter men med en stor skillnad genom att avtalet tecknades med ett s.k. svävarvillkor. Att avtal tecknades med svävarvillkor innebar att avtalet krävde att föreningsstämman skulle godkänna överlåtelsen av övernattningsrummet för att överlåtelsen skulle kunna ske. Som framgår ovan innebar avtalet att föreningen av entreprenören skulle erhålla 55 tkr per kvadratmeter av färdigställd lägenhet. 

 

Beslut på stämma

Styrelsen lade en proposition till föreningsstämman i maj 2021 om att få stämmans godkännande till att avyttra övernattningsrummet. Stämman röstade att återremittera förslaget. Under stämman framkom att medlemmarna önskade ytterligare information.

 

Styrelsen tog fram och presenterade ytterligare information till en extra föreningsstämma i oktober 2021. Protokollet för stämman är inte justerat men preliminärt resultat är att medlemmarna röstade nej till förslaget.

 

Inför den extra föreningsstämman i oktober 2021 valde styrelsen att sammanställa information till föreningens medlemmar. Styrelsen valde att hålla en poststämma då detta ansågs som en enkel lösning givet att stämman hade att endast fatta ja/nej till en beslutspunkt, föreningens medlemmar hade möjligheterna att ställa frågor och erhålla svar innan stämman samt att förslaget redan hade diskuterats på ordinarie stämma 2021. Styrelsen inser nu i efterhand att det hade varit bra med ett öppet informationsmöte tidigare i processen och att eventuellt ha satt upp en digital stämma motsvarande den föreningsstämma som hölls under maj 2021.

 

Framåtriktat

 

Styrelsen har noterat engagemanget i frågan och att det inkommit en del förslag kopplat till hur processen avseende uthyrningen av övernattningsrummet kan hanteras framgent. Vi tar med oss dessa förslag och beaktar dem framöver.

 

Frågor som inkommit till styrelsen via info@morkullan.nu

Fråga 1: Hur kommer det sig att vi skulle sälja för endast 55k/kvm när priserna för dessa är rekordhöga långt över 100k/kvm? Vilket skulle innebära betydligt högre intäkter. Vem är köparen för lägenheten?

Svar: Försäljningen på 55tkr/kvm avser råytan. Dvs vi säljer ytan som den är just nu till en entreprenör som sedan tar risken att bygga om ytan och tar alla kostnader kopplat till detta. På så sätt läggs allt ansvar på entreprenören och vi har 10 års garanti på ombyggnationen. Detta för att minska föreningens risk, säkerställa kvaliteten och för att vi inte kan driva en ombyggnation som styrelse. Köparen är en entreprenör som är specialiserad på sådan här ombyggnationer. Köparen erbjöd högst pris och hade bäst referenser (en helhetsbedömning). Totalt fick vi in ca 10 anbud på ytan från välkända bolag inom byggbranschen.

Fråga 2: Vad är tanken att vi ska använda vinsten till? Sänka hyrorna? Annars gärna specificera vilka projekt det ska finansiera. Det är nämligen aktuellt för uppfattning om det är värt det. Finns trots allt något värde vid ev försäljning att föreningen erbjuder övernattningsrum.

Svar: Intäkten kommer troligtvis användas till att betala av på föreningens lån för att sänka räntekostnaden och frigöra kassaflöde. Detta för att föreningen ska ha en så låg belåning som möjligt och för att möjliggöra planerade avgiftssänkningar i framtiden.

Fråga 3: Hur kommer rösterna om att skjuta upp beslutet att vägas in? Kommer de läggas ihop med de som röstat nej eller inte?

Svar: Det krävs en majoritet av rösterna på beslut att skjuta upp frågan för att detta ska träda i kraft (alternativt 10% av röstberättigade)

Fråga 4:  Hur går man tillväga om man vill yrka på att välja andra justerare och rösträknare än de som ligger som förslag?

Svar: Detta är inte möjligt i detta fall då det är en fråga om en poströstningsstämma. Det enda man kan göra är att rösta föratt beslutet skjuts upp till senare möte som då det inte får vara en enbart poströstningsstämma utan antingen en fysisk stämma, en digital stämma eller en hybrid.

Detta enligt HSB som hänvisar till: Lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor

Fråga 5: Jag tänkte be om att få all tillgänglig information rörande övernattningsrummet från (låt säga de 10 senaste åren) skickad till mig. Så som beslutsunderlag, kalkyler, intäkter och utgifter, eventuella kontrakt, tidigare beslut, mötesprotokoll etc. Jag förstår om jag inte har rätt att ta del av all information eller om det är för omständigt att leta upp och skicka allt jag har rätt att ta del av. Jag tänkte helt enkelt bara se vad jag kan få ta del av den här vägen. I övrigt undrar jag hur långt processen är gången och vilka eventuella kontrakt som skrivits?

Svar: Vi har inga beslut eller liknande som är fattade angående övernattningsrummet sedan jag (Herman) tillträdde 2017 iallafall, troligtvis inte tidigare än så heller eftersom det inte funnits något att besluta om. Sen ger inte styrelsen ut sådana underlag eftersom styrelsen inte är skyldig till det, men det handlar om att det kan finnas känslig information i exempelvis styrelseprotokoll och liknande. Skulle gissa att även GDPR ställer till det här.

Jag kan däremot sammanställa intäkterna för rummet nedan av det jag kan få ut från vår portal på HSB:
2016: 34 000 KR
2017: 32 800 KR
2018: 32 400 KR
2019: 13 400 KR
2020: 8 100 KR

När det gäller processen och kontrakt så har vi upplåtit råytan till en köpare (se tidigare svar i Q&A ang. köpare, villkor, garanti och ansvar). Detta är dock villkorat av ett godkänt på extrastämman. Detta innebär att ytan säljs vid ett ja och vid ett nej så avbryts försäljningen. Detta medför inga kostnader för föreningen utan enbart att en mindre handpenning betalas tillbaka till köparen.

Fråga 6: vinsten per lägenhet per månad uppskattas vara ca 3 kronor (närmare 2.6 kronor). Är det rimligt att värdet som lägenheten ger oss uppskattas till mindre än så, och att vi vill hellre ha 3 spänn (eller 36 spänn / år) än att ha en övernattningsrum? Morkullan tappar konkurrenskraft - vi har nästan 300 lägenheter och 1 övernattningslägenhet. Att ha en sådan lägenhet i föreningen är en stor fördel för både boende och köpare. Om styrelsen säljer lägenheten kommer våra lägenheternas priset påverkas negativt (förmodligen mycket mer än 36 kronor). Är det rimligt att tappa konkurrenskraft och orsaka värdeminskning på detta sätt för att vinna 3 kronor per lägenhet per månad?

Svar: När det gäller dina frågor om intäkterna och huruvida det är värt 3kr/lägenhet så har vi i styrelsens förslag redan redogjort för vad dessa pengar kan användas till. Huruvida detta är rimligt eller inte får samtliga medlemmar bedöma, därav vi har denna extrastämma. Tycker man att det är rimligt så röstar man ja, tycker man inte det så röstar man nej. I kallelsen har styrelsen informerat att man har kunnat maila in till info-mail innan den 19e okt för att vi ska kunna ha rimligt med tid att besvara alla frågor och publicera dessa. Det har enbart inkommet ett fåtal frågor och även om dessa inkom efter den 19e så har vi publicerat dem ändå för att vi tycker det är positivt att informationen når medlemmarna, precis som kommunicerat. Om du tycker att förslaget kan lösas på annat sätt kan du också rösta för att förslaget ska skjutas på. Detta förslag kan man även rösta på om man vill diskutera förslaget vidare.

Fråga 7:

Fråga 8: Kontraktet som skrevs med konsulten på Sotheby's, är vi medlemmar berättigade att ta del av det? Mest intressant är vad tjänsten har kostat.

Kontraktet är inte tillgängligt för alla medlemmar då det innehåller affärsmetoder och villkor för Sotheby's som inte bör spridas. Föreningen har inte ådragit sig några kostnader i förväg utan avtalet är konstruerat så konsulten får en andel av överlåtelsepriset som entreprenören erhåller OM en slutlig försäljning av omvandlad lägenhet blir av, ungefär som ett vanligt mäklararvode vid försäljning av en bostadsrätt. Konsulten ersätts inte på löpande räkning. Om en omvandlad yta inte överlåts blir konsulten därmed utan ersättning. Styrelsen bedömde att den avtalsmodellen minimerade förenings ekonomiska risk och därmed var den mest fördelaktiga lösningen.

 

Föreningen har en internrevisor som är underställd föreningsstämman och fristående från styrelsen. Internrevisorn har tillgång till allt styrelsens material (inklusive kontraktet) och genomför löpande granskning. Föreningens ordinarie revisor hos BoRevision är auktoriserad revisor och utses av HSB. Den auktoriserade revisorn genomför revision av vår årsredovisning och bokföring samt granskning av samtliga styrelseprotokoll från verksamhetsåret, inklusive granskning av väsentliga avtal. Kontraktet, samt utvärdering av konkurrerande anbud och beslutsmotiveringar, finns som en bilaga till ett styrelseprotokoll.

 

 

Fråga 9: Kontrakt som skrivits med entreprenaden, av ovanstående anledningar. Ytterligare så önskas kontraktet som skrivits med entreprenaden angående försäljningen av styrelserummet.

 

Kontraktet kan inte delas av samma anledningar som ovan, men är i många delar ett standardkontrakt för den här typen av entreprenader. De ekonomiska villkoren bestod av en mindre handpenning för styrelserummet och merparten av köpeskillingen skulle erläggas vid tillträde (d.v.s. då omvandlad råyta säljs som bostadsrättslägenhet). Har du någon specifik fundering så återkom gärna så svarar vi på det om vi kan.


Fråga 10:

Information om ytterligare kostnader som uppkommit till följd av det här ärendet

Det finns inga kostnader för föreningen utan alla kostnader för tillstånd, bygglov, entreprenad etc bekostas av entreprenören. När överlåtelsen av övernattningsrummet inte blir av har ingen kostnad uppstått för föreningen förutom nedlagd tid från styrelsen.

 

Fråga 11-16 inkom som del av ett mail med utgångspunkten att priset per kvadratmeter var för lågt. Mailet besvarades med en inledande text då frågorna var ställda utifrån ett antagande om högre värde på övernattningslägenheten i kombination med styrelserummet.

 

Inledande text:

Först och främst verkar det finnas ett missförstånd i vilken typ av ytor det är och i din konversation pratar du om renoveringsobjekt utan insyn som går att slå ihop. Mellan dessa två utrymmen går en sk hjärtvägg, en bärande vägg för byggnadens konstruktion och preliminär bedömning är att väggen inte går att riva för att slå ihop ytorna, det är en bedömning som gjordes för flera år sen och förnyades nyligen. Ytorna är inte heller renoveringsobjekt utan råytor, övernattningsrummet saknar vatten- och avloppsledningar och därmed saknas både badrum och kök, toaletten ligger på andra sidan trapphuset och dusch är hänvisad till tvättstugan eller den bostadsrättslägenhet som hyr övernattningsrummet. Övernattningsrummet är i princip ett rum med en säng och en soffa. Köparen behöver vara en kvalificerad byggentreprenör som kan dra in stamledningar och bygga både badrum och kök från grunden. Styrelserummet har en kokvrå men saknar badrum och takhöjden är för låg i delar av rummet för att bli godkänd som bostad, som du ser på bifogad bild om du jämför takhöjden med ytterdörren, så även i det rummet krävs det omfattande ombyggnation. I innertaket går även ledningar som måste dras om så det går inte bara att riva det låga taket. Ytorna ligger på bottenplan med tre parkeringar rakt utanför samt mitt emot Arvids Terrass som är välbesökt när vädret tillåter, varför insyn är högst påtagligt.

 

Styrelsen inhämtade anbud från sex olika entreprenörer och fick bud på 40, 45, 46, 47 och 52 tkr/kvm. Styrelsen lyckades förhandla upp det högsta budet mot sig själv att göra en höjning från 52 tkr till 55 tkr/kvm och jämfört med övriga anbud så är anbudet högt. Din kompis skriver sig vara villig att betala 62 tkr/kvm utan att ha sett ytorna och utan att ha fått ta del av alla förutsättningar (vilka framgick av förfrågningsunderlag som entreprenörerna erhöll). Likaså skriver din kompis att renovering beräknas till 12 tkr/kvm, vilket förmodligen varken innefattar justering av golvnivå inklusive berget under för att åtgärda takhöjden eller att dra in stamledningar för vatten och avlopp.

 

 

Fråga 11:

Varför överläts styrelserummet utan stämmobeslut?

 

Arbetet med lokalomvandlig har pågått en längre tid, främst med fokus på vindarna. Den stora lokalen under uppgång A blev vattenskadad i samband med bergvärmearbetet vilket ledde till att hyresgästen flyttade ut. Lokalen blev återställd våren 2020 och det blev i princip omöjligt att hitta en ny hyresgäst pga pandemin. Styrelsen intensifierade då arbetet med att se över föreningens lokaler och möjligheten att omvandla till bostäder. När en ny hyresgäst hittades i december 2020 upphörde processen för den stora lokalen men fortsatte för övriga två lokaler, styrelserummet och övernattningsrummet. Styrelserummet används bara av styrelsen en gång i månaden vid möten och under pandemin inte alls då möten varit digitala. Styrelsen ansåg det vara i föreningens intressen att få in en klumpsumma och få ett positivt kassaflöde på utrymmet med en månadsavgift från en bostadslägenhet. Föreningen har en högre avgift än omkringliggande fastigheter och en högre belåning samt genomför och har genomfört omfattande renoveringsprojekt vilka behöver finansieras. Styrelsen gjorde med hjälp av sakkunniga bedömningen att upplåta ytan ligger inom styrelsens mandat att en dold tillgång omvandlas till positivt ekonomiskt tillskott.

Fråga 12:

Varför har ni tagit emot handpenning för övernattningsrummet?

Handpenningen betalades inte för övernattningsrummet utan bara styrelserummet, det kan ha skett en miss i kommunikationen från oss om vi angett annat. Oavsett så skrevs avtalet för att binda upp köparen men med ett svävarvillkor vilket innebar att medlemmarnas godkännande krävdes för slutlig överlåtelse av övernattningsrummet. Avtalet avseende övernattningsrummet rivs automatiskt om medlemmarna inte godkänner överlåtelsen, precis på samma sätt som ett avtal skrivs vid en vanlig överlåtelse av en bostadsrättslägenhet där handpenning betalas till mäklaren villkorat av godkännande.

Fråga 13:

Hur kom ni fram till priset?

 

Priset är överenskommet utifrån inhämtade anbud och styrelsen inhämtade anbud från olika entreprenörer och fick sex bud på 40, 45, 46, 47 och 52 tkr/kvm. Styrelsen lyckades förhandla upp det högsta budet mot sig själv att göra en höjning från 52 tkr/kvm till 55 tkr/kvm och jämfört med övriga anbud så är anbudet högt.

Fråga 14:

Ni har betalat en konsult för detta.

Avtalet med konsulten som hjälpt föreningen finns för att styrelsen inte ska projektleda hela omvandlingsprojektet själva utan ta hjälp av rätt kompetens.

 

 

Konsulten ersätts inte på löpande räkning utan som del av eventuell köpeskilling, om en yta inte överlåts blir konsulten utan ersättning. Styrelsen bedömde att den avtalsmodellen minimerade förenings ekonomiska risk och därmed var den mest fördelaktiga. Avtalet liknar i viss mån avtal som skrivs med en fastighetsmäklare vid försäljning av en vanlig bostadsrätt.

 

Fråga 15:

Varför har inte andra medlemmar erbjudit att buda?

 

Enbart byggentreprenörer har mottagit förfrågningsunderlag då det inte är en vanlig renovering utan kvalificerad ombyggnation med dragning av stamledningar och liknande.

Fråga 16:

Kan ni dela de protokoll och beslut som finns?

Styrelseprotokoll är inte tillgängliga för medlemmar att ta del av då medlemsärenden diskuteras frekvent och besluten skiljer sig inte från vad som har kommunicerats från styrelsen. Besluten har fattats på styrelsemöten och är protokollförda med beredningsunderlag.

 

Föreningen har en internrevisor som är underställd föreningsstämman och fristående från styrelsen. Internrevisorn har tillgång till allt styrelsens material och genomför löpande granskning. Föreningens ordinarie revisor, vilken utses av HSB, är en auktoriserad revisor på BoRevision. Den auktoriserade revisorn genomför revision av vår årsredovisning och bokföring samt granskning av samtliga styrelseprotokoll från verksamhetsåret.

Fråga 17:

Varför valde ni en poströstningsstämma?

 

Då frågan om övernattningsrummet hade diskuterats på ordinarie stämma och röstats med resultatet att frågan skulle återremitteras fanns behovet av en extrastämma. Styrelsens uppfattning var att det var omfattande diskussion på stämman i våras samt att det i kallelsen till poststämman fanns möjligheter att ställa frågor och att svar löpande skulle publiceras på hemsidan. Styrelsens uppfattning var även att det endast var en fråga som skulle hanteras och att det räckte med en poststämma. Vi förstår att det finns synpunkter på det och att alla inte delar uppfattningen om att det var lämpligast utifrån förutsättningarna. Styrelsen noterar också att genomförandet med frågor och svar inte är helt tillfredsställande utifrån hur det var tänkt på förhand och det är bara beklaga men ska också ses mot bakgrund av att styrelsen inte arbetar heltid för föreningen utan genomför styrelseuppdraget vid sidan efter bästa förmåga. Delar av styrelsen har försökt att erbjuda digitalt informationsmöte med kort varsel och genomför verifiering av röster för att säkerställa att stämman gått rätt till.