Styrelsemöte februari 2019

Ekonomigruppen rapport
Avgifter
Hyresjustering förråd; I de nya avtalen finns möjlighet för styrelsen att årligen justera hyran/kvm med 3%. Styrelsen har tidigare diskuterat en höjning med 3% för 2019. För nytecknade avtal gäller den 3%-iga höjningen. Styrelsen beslutar efter kontroll med HSB-ekonomen att höja hyran med 3% from 1/1-19.

Avtal och försäkringar

Avtal med HSB Avtal Finansiell Förvaltning, har tidigare mottagits angående finansiell analys och 10-årsprognos. Ett 1-års avtal på prov bedöms tillföra värdefulla insikter för styrelsen angående föreningens ekonomi och planering. Styrelsen beslutar att teckna tilläggsavtal med HSB Sthlm, Finansiering & Analys på prov i 1 år.

Avtalet HSB Avtal Finansiell Förvaltning (Låneförvaltning). Styrelsen beslutar att avtalet fortlöper.

Övriga frågor, ekonomigruppen

Föreningen har skaffat ett BG-konto (5331-5669) anslutet till föreningens konto på Handelsbanken.

Byggnadsgruppen rapport
Fastighetsskötsel, NDS

NDS månadsrapport för december har inkommit.

Fönsterrenoveringen

From 13/2 kommer föreningen att ersättas med 1500:- kronor (straffavgift) när entreprenören förvarar material eller annat i portar där saker inte skall förvaras.

Entreprenören görs uppmärksam på att vecka 9 är det sportlov.
Påminnelse sätts i respektive port där arbete pågår som påminnelse till boende för ökad tillgång till lägenheterna.
Tresson har två container på gästparkeringen på nedre parkeringen.

Vid avslutade fönsterarbeten kommer reservdelar i form av plastklämmor/-koppel och aluminiumprofiler lämnas till föreningen (att förvaras i materialförrådet).

SBA (Systematiskt brandskyddsarbete)

SBA-rapport för januari har inkommit, boende har under längre tid respekterat de angivna reglerna men under vintermånaderna har dessvärre saker i portarna åter igen ökat.
Styrelsen bestämmer att offert tas in från Täby Brandskydds Teknik (TBT) och omfattar:
Fem 6-kilos pulversläckare för väggmontage samt erforderlig skyltning, avser tvättstugorna.
Fyra pulversprinkler till återvinningsrummen för returpapper och till grovsoprummet.
Årlig kontroll av släckutrustning och röklucka samt kontroll av nya genomföringar mellan brandceller; utförs av certifierad kontrollant.
Förslag till hur SBA skall genomföras presenteras.
Hållbarhet för brandvarnare har undersökts och den sägs vara 10 år eller om den är hel längre.

Reparationer och ombyggnader av lägenheter

Lägenhet 133 (200), delad lägenhet är nu två separata lägenheter i lägenhetsregistret.

Checklista för renovering av våtutrymme tas fram, NDS har kompletterat med råd om badrumsrenovering. Byggruppen går igenom och strukturerar underlaget för vidare tillämpning som föreningens regler och rekommendationer.

Hissar, tvättstugor, lokaler, förråd och materialförråd

Ombyggnad av lokaler K1, K11 och K25, två nya aktörer utöver HSB har tillkommit gällande projektledning av ombyggnationen och nytt beslutsunderlag tas fram till nästa möte.
Fastighetsgruppen kontrollerar leverantörer för att ha mattor i portarna vintertid för att hindra att grus hamnar i hissarnas dörrspår. Offerter har mottagits och skall utvärderas..
Kontrollera med Alfa & Omega vad extra städning av hisspår kostar per månad.
Kontrollera med Alfa & Omega vad extra städning av hisspår kostar per månad.
Ombyggnad av lokaler K1, K11 och K25, två nya aktörer utöver HSB har tillkommit och nytt beslutsunderlag tas fram till nästa möte.
Styrelsen beslutar att endast hyra ut förråd till medlemmar/boende.

Städning

Önskemål om att Alfa & Omega sätter upp nya lappar i samtliga källargångar.

Mark och miljögruppen rapport
Trädgårdsrenovering

MTB river uteplatser K17-23 under vecka 6-7.

Byggmöten med MTB och HSB återupptas den 20/2.

Löpande trädgårdsskötsel

Förslag på nytt markavtal med NDS mot bakgrund av att vi upphandlar ny entreprenör för trädgårdsskötsel skall tas fram.
Utvärdering av de tre inkomna anbuden avseende trädgårdsskötsel; HSB Stockholm, P&B Mark & Trädgård samt Stockholm Trädgårdstjänst gås igenom.

Återvinning och sophantering

Sammankallande i sopgänget är kontaktat för att undersöka om föreningen kan dra ned på hämtningsfrekvens av papper, kartong, el och grovsopor. Leverantörerna kontaktas för pris på att hämtningsfrekvensen minskas.

Yttre miljö

Sex stycken skyltar för avlastningsplatserna är beställda.

Under halkan under v.3 halkbekämpades det undermåligt utanför portarna.

Informationsgruppen rapport
Infoblad och sociala medier

Senatenbladet vår beräknas delas ut helgen 30–31/3.

Studier, kurser och evenemang

Fastighetsmässa hålls i Kista 6-7 mars och Fastighet 2019 i Nacka strand 6 mars.

Medlemsgruppens rapport

Gruppen skall sätta principer för julklappar och fester, förslag presenterades och skall uppdateras med beslutsunderlag till kommande möte.

Gårdshus & bastu

Rutinbeskrivningar är upprättad.

Gästlägenheten

Rutinbeskrivning över uthyrning av gästlägenheten är upprättad.

Inventering av Gästlägenheten per 31/12 är gjord.

Pingisrummet

Inventering skall göras.

Renovering av pingisrummet, ingen uppdatering i ärendet.

Nacka Centrum Samfällighet (NCS)
Sopsug och antennanläggning

Har varit stopp i K1 vid två tillfällen, inte beroende på stopp i sopsugen. Undersöks med NDS vad stoppen orsakats av.

Garage och parkeringar

Inkommande uppgifter att taxibilar skräpar ned. Uppgifterna skall kompletteras med p-platsnummer för rättelse.

Utgående skrivelser

Utgående skrivelse till boende i K9 om att inte släppa in okända i porten.

Övriga frågor

Stöld i garaget, en kofångare stals, medlemmar informerade via FB om att vara vaksamma.

Nästa styrelsemöte

Nästa ordinarie styrelsemöte är 13/3, klockan 18.30. Extra styrelsemöte angående budget hålls den 27 mars.

Utdrag från protokoll fört vid sammanträde 2019-01-13

Närvarnade:
Stefan Olsson
Charlotte Eriksson
Renée Åberg
Suzanne Skoog-Förster (fr punkt 8a)
Birgit Andersson
Håkan Amrén
Richard McCarthy
Janurban Modigh HSB