Konstituerande möte 2021

Mötets öppnande
Stefan Olsson hälsar alla välkomna och förklarar det konstituerande styrelsemötet öppnat.

Val av ordförande för mötet
Det beslutades att Stefan Olsson väljs till mötesordförande.

Val av protokolljusterare utöver protokollförare och ordförande
Det beslutades att Renée Åberg utses att föra protokollet för det konstituerande styrelsemötet.

Val av protokolljusterare
John Olsson utses att tillsammans med mötesordförande justera dagens protokoll.

Godkännande av föreslagen dagordning.
Dagordningen godkänns.

Fråga om ledamot är omyndig, försatt i konkurs eller har näringsförbud
Mötesordförande frågar närvarande ledamöter i styrelsen om någon är omyndig, är försatt i konkurs eller har näringsförbud. Samtliga ledamöter svarade att så inte är fallet.

Kort presentation av respektive styrelsemedlem
Kort presentation laget runt.

Konstituering av styrelsen fr.o.m. ordinarie föreningsstämma 2020-05-26 t o m nästa ordinarie föreningsstämma (med beslut om omedelbar justering)
Val av styrelseordförande
Styrelsen beslutar att välja Stefan Olsson till ordförande.

Val av vice styrelseordförande.
Styrelsen beslutar att välja John Olsson till vice ordförande.

Val av sekreterare.
Styrelsen beslutar att välja Renée Åberg till sekreterare.

Val av organisatör för studie-och fritidsverksamhet.
Styrelsen beslutar att bordlägga beslutet tills arbetsgrupperna är sammansatta.

Val av distriktsrepresentanter (ordinarie och suppleant) till HSB Distrikt Nacka-Värmdö.
Styrelsen beslutar att välja Renée Åberg till ordinarie och Birgit Andersson till suppleant till distriktsrepresentant till HSB Distrikt Nacka-Värmdö.

Val av föreningens representant till Nacka Centrum Samfällighetsförening.
Styrelsen beslutar att välja Stefan Olsson till representant och John Olsson till suppleant till Nacka Centrum Samfällighetsförening, båda på 1 år.

Val av eventuell annan funktion (t.ex. miljöansvarig).
Styrelsen beslutar att bordlägga frågan tills arbetsgrupperna är sammansatta.

Besluten justeras omedelbart.

Val av minst två och max fyra firmatecknare (bostadsrättsföreningens firma tecknas av två gemensamt).
Styrelsen beslutar att inom styrelsen välja följande ledamöter som firmatecknare att teckna föreningens firma två tillsammans, Stefan Olsson, Charlotte Olsson, Renée Åberg och John Olsson.

Beslutet justeras omedelbart.

Fastställande av attestrutin och val av attestberättigade med attest (eventuell uppdelat på förattest respektive slutattest)

• Styrelsen beslutar fastställa attestrutin enligt arbetsordning. Förattest respektive kompletterande attest skall göras enligt beslutad och fastställd arbetsordning daterad 2020-08-23, två i förening. Beslutet justeras omedelbart. 
• Styrelsen beslutade att samtliga i styrelsen ges behörighet att förattestera   fakturor och att Stefan Olsson och John Olsson ges behörighet slutattestera (kompletterande attest). Beslutet justeras omedelbart.

Information om att iaktta tystlåtenhet/vårdnadsplikt i angelägenheter och förhållanden i styrelsearbetet så att inte föreningen eller enskild medlem kan lida skada.

• Mötesordförande Stefan Olsson informerar om att styrelsen ska informera medlemmarna om sådant som kan vara viktigt att veta, men att det ska vara i form av styrelsens information och att det är viktigt att frågorna är förankrade i styrelsen innan man informerar.

• Vidare informeras att styrelsens protokoll och handlingar är styrelsens egendom och inte ska delges för utomstående annat än på det sätt som styrelsen kan besluta.

ID-kontroll av styrelseledamöter (ID, Politically Exposes Persons, ”PEP”).

ID-kontroll är utförd på närvarande ledamöter sedan tidigare, ID-kontroll utförs på nya ledamöter elektroniskt av HSB.

Beslut om fördelning av styrelsens ansvar och rollfördelning i arbetsgrupper och om vem som är kontaktperson och föredragande inom respektive arbetsgrupp. (Ex. fyra grupper: Ekonomigruppen, Byggnadsgruppen, Mark -& Miljögruppen, Medlems- och Informationsgruppen).
Styrelsen beslutar att bordlägga frågan till efter workshopen 22 augusti. Nuvarande grupper gäller tills nya grupper är upprättade.

Beslut om fastställande av styrelsens uppdaterade Arbetsordning.
Styrelsen beslutar att hänskjuta fastställande av styrelsens uppdaterade arbetsordning till nästkommande styrelsemöte. 

Beslut om fördelning av arvoden inom styrelsen.

• Stämman beslutade att fyra inkomstbasbelopp i arvode till styrelsen att fördelas mellan styrelseledamöterna. 

• Styrelsen beslutade att justera etablerad fördelningsprincip för styrelsearvodets fördelning mellan ledamöterna baserat på roller och deltagande i arbetsgrupper.

• Detta diskuteras på kommande workshop 22 augusti för att därefter beslutas.

Beslut om delegering av uppgifter (t.ex. styrelsen delegerar godkännande av överlåtelse, andrahandsupplåtelser till ordförande)

• Styrelsen beslutar att till ordförande delegera godkännande av medlemskap och överlåtelser. 

• Styrelsen beslutar att till ordförande delegera godkännande av andrahandsupplåtelser efter det att övriga styrelseledamöter informerats och yttrat sig.

Beslut om fullmakter till HSB Stockholm
Styrelsen beslutade att fullmakter för pantförskrivningar, överlåtelser och uttag ur inre fond kvarstår hos HSB Stockholm.

Beslut om ansvarig för ändringsanmälan till HSB Stockholm och Bolagsverket via HSB.se ”Mitt HSB inklusive uppdatering av styrelsemedlemmars kontaktuppgifter, firmatecknare och attesträttigheter.
Styrelsen beslutar att ordförande får i uppgift att registrera/uppdatera ändringar digitalt till HSB och Bolagsverket via HSB Portalen, “Mitt HSB”. Inklusive personuppgifter, funktioner och behörigheter som beslutats.

Beslut om nästa styrelsemöte och kalendarium för styrelsemöten för året.

• Nästa styrelsemöte planeras till torsdagen den 10 juni klockan 18:30.

• Workshop planeras till den 22/8, 9-16, Birgit får i uppgift att titta på lokal.

• Kommande möten planeras till torsdagar 12/8, 9/9, 14/10, 28/10 (bokslut) 11/11 och 9/12
• Ordförande kallar härmed samtliga ledamöter till styrelsemöten enligt ovan. 
  
  

Närvarande:
Stefan Olsson
John Olsson
Renée Åberg
Charlotte Eriksson
Birgit Andersson
Marina Berg
Nerijus Venckus
Janurban Modigh HSB Ledamot