Styrelsemöte december 2021

Ekonomigruppen rapport
Bokslut/ budget/stämma/valberedning

• Internrevisorn informerad om revisonen.
• Stämmodatum ändras till 30 maj.
• Bokslutsmöte hålls den 24:e mars, leverans av bokslut från ekonomen enligt överenskommelse senast den 23 mars.

Avtal och försäkringar

• Tecknande av fastighetsförsäkring för 2022. Styrelsen beslutar att fortsatt teckna försäkring hos Länsförsäkringar enligt Söderberg & Partners rekommendationer. 

Fakturering och attestering

• Det nya systemet för fakturor är nu i drift, fakturorna kommer in oregelbundet så vissa problem kvarstår i systemet.

Förvaltningsplan

• Ny uppdatering kommer i januari.

Övriga frågor, ekonomigruppen

• Styrelsen har tagit hjälp av HSB ekonomen med fastighetsdeklarationen som är inlämnad.
• Diskussion fördes om förslaget om energieffektivisering.

Byggnadsgruppen rapport
Fastighetsskötsel, Nacka Drift & Skötsel

• Nacka Drift & Skötsels månadsrapport för september har inkommit.
• Noteringar från driftmötet den 3/12 har inkommit.
• Nästa Driftsmöte är inbokat till den 7 januari.

Periodiskt underhåll och OVK

• Underhållssynen för 2021 är genomförd. 190 av 204 lägenheter kontrollerades av vilka 91 hade anmärkningar. När det gäller handdukstorkarna så hade 17 stycken. anmärkningar, 26 är bortmonterade och 10 var kalla eller ljumna. 12 lägenheter saknade brandvarnare och 28 hade anmärkning. Nästa underhållssyn planeras till september 2022. Charlotte och Pierre har gått igenom rapporten, skrivelser utförs om återkoppling till de som har brister.
• Styrelsen ska tillskriva de med kolfilter fläkt om instruktioner om att filter behöver bytas regelbundet och att det är inget föreningen står för.
• Listorna för underhållsssyn och stamspolning ska jämföras och de som nekat tillgång till lägenheten ska tillskrivas samt de som inte släppt in för underhållssyn på flera år med hänvisning till paragraf 39 i Brf Senatens stadgar.

SBA (Systematiskt brandskyddsarbete)

• SBA rapport för oktober har inkommit.
• Byggnadsgruppen skulle beställa brandsläckare till fläktrummen då det inte är en bra lösning begärs i stället en offert på ledljus. 

Reparationer och ombyggnader

• Flytt av dörr och avrinning av vatten på cykelboden K11, offert beställd av Nacka Drift & Skötsel 9/8, kvarstår.

Hissar

• Hissen K1 felanmäld. Ändrad parkering till källarplan. K3 felanmäld, inget fel kan hittas.
• Kone har ett förråd av material i hissmaskinrummet K13 vilka de ombetts att ta bort, vilket till dags dato inte är utfört och de påminns. 

Tvättstugor

• Renovering i K25 är slutförd, små detaljer kvarstår att åtgärda. Tvättstugan K19 påbörjad, beräknas vara i drift den 24/1. Renovering av tvättstuga K13 påbörjas 24/1.

Städning

• Det har framgått att sopventilrummen är väldigt smutsiga. Caverion ska städa två gånger om året enligt avtal, senaste städning var i maj 2021. Städning två är beordrad. Efter städningen kontrolleras de 15 sopventilrummen för att se om ytterligare städning behövs. Kontroll när första städningen 2022 ligger i planeringen görs.
• Luddlådorna i nya tvättsugorna behöver städas, PÅ Comp kontaktas.

Lokaler och materialförråd

• Värmekällor beställda av Byggnadsgruppen till före detta fläktrummen K1 och K11, Nacka Drift & Skötsel har inkommit med offert som är bekräftad. Arbetet pågår.

Projekt ombyggnation av före detta förskolelokaler Kantatvägen 1 och 11

• För långa blindrör är åtgärdade men behöver kapas ytterligare, är åtgärdade.

IT och (IT-säkerhet), tv, bredband och telefoni

• Telia abonnemanget för porttelefonerna kan eventuellt överlåtas till Telenor och därmed minska kostnaderna. Säkerhetsintregrering rekommenderar inte ett byte då porttelefonerna bör vara på fast telefoni. Säkerhetsintegrering har värderat om rekommendationen och kommer att tillsammans med John att se över möjligheten att gå över till IP telefoni för porttelefonerna.

Mark och miljögruppen rapport
Löpande trädgårdsskötsel

• Rapport för november har inkommit från Solbruden.
• Solbruden ombedd att städa upp på gaveln K11, utfört.
• Fältrapport för gräsmattan har inkommit.
• De saknade täckhylsorna på lekställningen är ersatta.

Återvinning och sophantering

• Grovsopgruppen har sitt kommande möte den 14 mars.
• Middag för att fira grovsoprummet 20 år hölls den 12 november Savör Kitchen i Nacka Strand.
• Nacka Vatten och Avfall inför en felsorteringsavgift på 400 kronor per tillfälle och grovsoprum. Informationen är skickad till grovsopgruppen, PÅ Comp, Nacka Drift & Skötsel och styrelsen. Nacka Vatten och Avfall ska återkomma om reglerna runt återvinning av textil. Dom har återigen lovat återkoppling, kvarstår.

Yttre miljö

• Snökäppar är beställda för att märka upp gångvägen på gården och vägen vid K3-K11, Nacka Drift & Skötsel satte upp käpparna den 9/12.

Skadedjur mark

• Anticimex har hämtat fällorna K1 och K15.

Information/Medlemsgruppens rapport 
Infoblad och sociala medier

• Vinterns Senatenblad planeras att delas ut 17–19 december.

Studier, kurser och evenemang

• Den 19/11 hölls HSB Distriktsstämma för Nacka Värmdö, Renée deltog.
• Information om ett styrelseforum för HSB anslutna föreningar finns nu i Mitt HSB att testa.
• John har gått kurs med Säkerhetsintegrering i Aptus system Hantera.

Trivselgrupp och övriga aktiviteter

• Den 28/11 hölls adventsfika utomhus vid gårdshuset, ett 20-tal personer deltog i fika och tipspromenad.

Gårdshus och bastu

• Glasdörr och fönster mellan hall och sal ska säkras med film för att förhindra eventuella olyckor om fönstren går sönder, ärendet hanteras av Byggnadsgruppen.
• Stefan gör förslag om samarbetsavtal med kringliggande föreningar för uthyrning av gårdshuset, kvarstår.

Gästlägenheten

• Internet till gästlägenheten ska installeras

Pingisrummet

• Det står bord, stol och lampa i miniformat i pingisrummet, ingen vet vem som ställt dit dom. De plockas bort då de står i vägen för utrymningsväg och även att man kan snubbla på dom vid pingisspelande.

Förråd

• Finns fyra lediga förråd, läggs ut på Facebook.

Övriga frågor Informations/Medlemsgruppen

• Styrelsemiddag planeras till 4 februari.

Nacka Centrum Samfällighet (NCS)
NCS Ekonomi

• Protokoll 03 2021, har kommit till Senaten för info.
• Den 2/12, konstituerande hölls möte inklusive budgetmöte, styrelsemöte, har kommit till Senaten för info samt extra stämma (protokoll ej tillgängligt).
• Fastighetsdeklarationen är inlämnad.

Sopsug och antennanläggning

• NCS har beställt städning av 29 sopventilrum som kommer att städas före årsskiftet enligt Caverion.

Garage och parkeringar

• Kameraövervakning till garaget installeras av Säkerhetsintegrering. Förutsättning för installation är att WiFi koppling upprättas mellan garaget och K13 alternativt K3, tidsplan ej satt.
• LED-belysning i garage och parkeringsplatser installeras av entreprenör Elektrounion AB, planeras att utföras 2022.
• Utredning om laddplatser pågår.
• Åtgärder på plank och spaljéer runt parkeringarna är satt på framtiden.
• Behov av målning av parkeringsrutorna, skjuts upp.
• Offert finns på nya garageportar, är budgeterat 2022.
• Offert begärs från Nacka Drift & Skötsel för uppförande av ytterligare taggtråd på garaget.
• Vid snöröjning av garaget behöver man spärra av områden där snötippning kommer att ske, kvarstår.

 Övrigt

• Ansökan om förrättning till Lantmäteriet i mars 2020. Syftet är upphörande GA:41, Tingets garage som avyttrades 2012. Efter 18 månader har samfällighetsföreningen ännu inte fått ett svar för förrättningen. Återkoppling att förrättning kommer att ske i januari.

Övriga tagna beslut

• Styrelsen beslutar per capsulam att uppgradera el centralerna i tvättstugorna K13.

Övrigt

• Dokumenthanteringsplanen, förslag på struktur har inkommit arbetet fortgår.

Nästa ordinarie styrelsemöte möte hålls den 13/1 klockan 18:30.

Styrelsens möte för våren justeras, mötet den 14/4 justeras till den 12/4 pga. påsk och  stämmodatum justeras till den 30/5.

Närvarande:
Stefan Olsson
John Olsson
Renée Åberg
Charlotte Vallhov
Birgit Andersson
Marina Berg via Zoom
Nerijus Venckus via Zoom
Janurban Modigh HSB Ledamot via Zoom