6 tips för en lyckad stämma

1. Engagera medlemmarna i förväg

Vill du att fler av medlemmarna ska vara med på stämman? Börja då med att ställa följande fråga till så många som möjligt: Hur vill du att vi ska utforma årsstämman för att den ska bli relevant för dig? Sätt sedan som mål hur många som ska komma på stämman både i år och de kommande åren. Använd sedan svaren från medlemmarna för att fundera ut vad ni kan göra för att nå det målet. Barnpassning för småbarnsföräldrar i anslutning till stämman kanske, eller mötesformer som inkluderar fler.

2. Planera in det lilla extra

Fundera på om ni kan planera in något litet extra som lockar fler deltagare. Några föreningar har bjudit in räddningstjänsten för att prata om hur man kan förebygga brand, andra har lotterier där man vinner saker på sitt lägenhetsnummer och i andra finns det talangfulla medlemmar som kan uppträda. Bjud också gärna på både mat och fika, det blir ett bättre möte och trevligare stämning om blodsockret inte är för lågt, och planera hellre in maten före än efter förhandlingarna.

3. Kallelsen – kombinera personligt och formalia

Självklart ska kallelsen uppfylla formalia. Men samtidigt som det är viktigt att den är korrekt ska den också göra stämman intressant och lockande för mottagaren. Lägg gärna med ett försättsblad där ni på ett personligt sätt förklarar att det är stämma på gång och att det ska bli trevligt att få träffa alla. Passa också på att förklara varför ni har stämma och varför det är viktigt både för föreningen och de enskilda medlemmarna. Har de den kunskapen ökar chansen att de blir intresserade och deltar.

4. Var ska vi vara?

En viktig fråga är hur ni kan göra det praktiskt möjligt för medlemma att komma till lokalen och delta i förhandlingarna. Att välja rätt lokal är en viktig faktor för att lyckas med det. En del föreningar har egen samlingslokal, men det kan ändå vara bra att utvärdera om den ska användas till stämman. Kan även medlemmar som har svårt att gå ta sig dit? Kan även medlemmar som har nedsatt hörsel höra vad som sägs? Räcker ventilationen för så många deltagare och kan alla både se och höra stämmans ordförande?

5. Förbered alla på vad som ska hända

En del drar sig för att gå på stämma för att de är rädda att de ska bli påtvingade uppgifter de egentligen inte vill ha. Lugna dem genom att skicka med valberedningens förslag tillsammans med övriga handlingar, och förbered också gärna förslag på justerare och rösträknare så att medlemmarna slipper obehagliga överraskningar på stämman. Se också till att ni har en aktuell Förteckning över medlemmarna så att ni vet vilka som har rösträtt, och förbered röstkort redan innan så att ni har dem redo om det blir votering.

6. Funktionärer

Det allra bästa är om en extern person är stämmans ordförande. Då är ni säkra på att slippa hamna i svåra situationer och jävsdiskussioner när ni till exempel tar beslut om ansvarsfrihet. Däremot är det bra om styrelsen passar på att presentera sig själv och vad de ansvarar för och vad som händer framöver så att medlemmarna efter stämman känner sig inspirerade snarare än sitter med en massa frågetecken. Se också till att informera alla medlemmar om vad som hände på stämman i till exempel nästa nyhetsbrev.