Bygginfo nr 2 juni 2021

Nu är förfrågningsunderlaget klart att sändas ut till ett antal entreprenörer. Vad händer sedan?
Vi vill här förklara hur ett stort arbete går till och hur vi i styrelsen följer de regler som gäller. Vilka skyldigheter vi har och hur vi arbetar. Som styrelsen har man ett fastighetsägaransvar att vårda och se till att fastigheterna är i gott skick och där följer vi en underhållsplan. Underhållsplanen uppdateras varje år genom fastighetsbesiktning och utifrån den fattar vi våra beslut. För att göra ett så stort arbete som en fasadrenovering behövs det förstudier som sedan övergår i….

Beslutsunderlag: Ett beslutsunderlag ska klargöra fakta, visa samband och lämna ett eller flera olika förslag till beslut samt redogöra för effekterna av besluten. Innan en upphandling börjar värderar styrelsen olika metoder mot varandra med hjälp av kunnig konsult. Konsulten är med som stöd och hjälp under hela projektet.

Förfrågningsunderlag: Ett förfrågningsunderlag är det underlag som en upphandlande styrelse lämnar till leverantörerna. Dokumentet, som även kallas upphandlingsdokument eller anbudsförfrågan, ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen. Med teknisk beskrivning av önskade åtgärder och övriga entreprenadvillkor förtecknat i en AF-del = administrativa föreskrifter

Anbud: Ett anbud är ett erbjudande från en part om att ingå ett avtal med en annan part. I en bostadsrättsförening är ett anbud svaret på ett förfrågningsunderlag, upphandlingsdokument eller anbudsförfrågan, från en upphandlande styrelse.

Alla handlingar sänds till utvalda entreprenörer som är lämpade för åtgärden. Anbuden begärs in till ett specifikt datum. När anbuden öppnas skall minst tre (3) personer närvara. Anbuden utvärderas och jämförs utifrån de svar som inkommit. Därefter tecknas ett entreprenadkontrakt med den entreprenör som uppfyller våra krav. Inga muntliga överenskommelser allt skrivs in i kontraktet.

Entreprenadstart entreprenaden startar genom att man kommer överens om startdatum.

Uppstartsmöte: Ett uppstartsmöte är det möte som parterna i ett avtal ofta har i samband med eller inför avtalsstart, där går man igenom alla handlingar och beslutar om det är lämpligt med en förbesiktning. På mötet lämnas alla dokument och information från entreprenören. Ex vem är arbetsmiljöansvarig, försäkringar, certifikat m.m.

Förbesiktning: Till förbesiktning kallas en besiktningsman som är expert på olika områden, i det här fallet då på fasader och fasadrenovering, besiktningsmannen kontrollerar att utförandet är rätt utifrån kontraktet.

Byggmöte hålls med jämna mellanrum under hela entreprenaden. Det förs även en dialog dagligen med entreprenören och vår ansvarige i byggruppen.

Alla möten protokollförs och bifogas i styrelseprotokollen.