Nya digitala tjänster förenklar styrelsearbetet

För att förbättra styrelsens vardag digitaliserar och automatiserar HSB mycket av den tidskrävande administration som präglar styrelsearbetet. HSB brf Fanö ingick under året i en pilotgrupp som testade och styrde utformningen av en sådan tjänst, HSB Digitalt styrelsestöd. 2022 lanseras den för medlemmar som har ekonomisk förvaltning hos HSB Stockholm.

HSB Digitalt styrelsestöd är en tjänst som underlättar för brf-styrelser att ta sig an styrelseårets alla arbetsmoment. Tjänsten möjliggör digital signering av exempelvis protokoll och stöttar styrelsen genom att per automatik bjuda in, planera och genomföra olika möten, som föreningsstämma och styrelsemöte. I tjänsten finns också stöttning för valberedningen och verktyg som förenklar kommunikationen med boende. Sara Norgren är sekreterare i HSB brf Fanö, hon har ingått i en pilotgrupp som testat och utvärderat tjänsten:

– Jag ser definitivt att en tjänst som den här kan göra styrelsearbetet enklare. Dels kan vi samla våra dokument på ett ställe, i Mitt HSB, och där göra dem tillgängliga för alla berörda. Tjänsten sparar också tid i jobbet runt själva styrelsemötet. Ta bara en sådan sak som att ordföranden kan gå in och godkänna mötesprotokollet med digital signering, det sparar en massa jobb för mig. Också kontakten med de boende blir smidigare både för oss och dem när tillstånd om andrahandsupplåtelse och liknande ärenden sker digitalt.

Att vara med i ett pilotprojekt innebär att HSB brf Fanö med Sara i spetsen har fått testa tidiga versioner av tjänsten för att upptäcka barnsjukdomar och återkoppla förbättringsförslag. Under piloten har Sara bland annat testat att bjuda in till styrelsemöte och lägga upp alla relaterade dokument som protokoll och dagordning direkt i Mitt HSB. Ledamöterna får då en notis om inbjudan till sin mail, genom att sen logga in i Mitt HSB tar de del av informationen online och meddelar om de kan närvara. Och istället för att hämta in underskrifter manuellt, vid godkännande av exempelvis mötesprotokoll, godkänns de alltså med bank-id direkt i Mitt HSB.

Även efter att tjänsten lanserats kommer den fortsätta att utvecklas för att ytterligare förenkla och förbättra styrelsearbetet.

– Visst är det en omställning för många att jobba mer digitalt och vissa behöver nog en inkörningstid innan tjänsterna känns självklara. Men jag är ett stort fan av digitalisering och tror helt klart att den här sortens tjänster är positiva för oss styrelser, säger Sara.