Föreningsstyrningsrapport

Föreningsstämma

HSB Uppsalas högsta beslutande organ är föreningsstämman, som väljer föreningens styrelse. Till föreningsstämmans uppgifter hör också att bland annat fastställa föreningens balans- och resultaträkningar, att besluta om disposition av resultatet av verksamheten samt att besluta om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och VD. Föreningsstämman väljer också HSB Uppsalas revisorer. Den ordinarie föreningsstämman 2020 hölls helt på distans genom digital postomröstning på grund av den rådande pandemin. Röstningen pågick från den 1 juni kl. 12.00 till den 8 juni kl 12.00. 33 fullmäktige deltog i poströstningen. Efter avslutad poströstningsstämma sammanträdde mötesordförande sekreterare och justeringspersoner tillika rösträknare för att granska och justera protokollet. Till stämman hade två motioner lämnats in. Protokoll från föreningsstämman publicerades inom tre veckor efter stämman.

Valberedning

Vid föreningsstämman 2020 utsågs en valberedning med uppgift att bereda och framlägga förslag för föreningsstämman avseende val av styrelseledamöter och revisor samt styrelse- och revisionsarvode. Valberedningen sammanträder vid behov, dock minst en gång per år.

Valberedningen består av: Agneta Gille, ordförande, Monica Östman samt Sture Blomgren. Valberedningen har arbetat i enlighet med den instruktion som fastställdes vid stämman 2020. Redovisning av valberedningsarbetet har lämnats på föreningens hemsida. Valberedningen har upprättat sitt förslag utifrån bland annat en bedömning av i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas mot bakgrund av föreningens framtida situation. Valberedningen har vidare tagit del av styrelsens utvärdering, samt genomfört egna intervjuer med sittande styrelseledamöter.

Styrelse

HSB Uppsalas styrelse beslutar i frågor som rör föreningens strategiska inriktning, investeringar, finansiering, organisationsfrågor, förvärv och avyttringar samt viktigare policyer. Styrelsens arbete regleras bland annat av lagen om ekonomiska föreningar, föreningens stadgar, HSBs kod för föreningsstyrning och HSB Kompassen, samt den arbetsordning som styrelsen fastställt. Föreningsstämman 2020 beslutade att styrelsen ska bestå av sju stämmovalda ledamöter. Två ledamöter kvarstod sedan stämman 2019, varför stämman hade att utse fyra ledamöter för en period av ett respektive två år. Stämman beslutade att utse Anna Ahlin, Johanna Norberg och Daniel Callbo genom omval på två år och Gunnar Hallemark genom omval på ett år. Dessutom utsågs vid föreningsstämman Lena Rönnberg till styrelsens ordförande för en period av ett år. Förutom detta ingår i styrelsen två ledamöter utsedda av de anställda. Styrelsen konstituerade sig den 10 juni 2020.

Styrelsens ersättning

Föreningsstämman fastställde också styrelsens arvoden. Till styrelsens ordförande utgår ett årligt arvode om 94 600 kronor, till övriga ledamöter 18 920 kronor. Sammanträdesarvodet uppgår till 1 419 kronor per bevistat sammanträde. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst kan erhållas efter särskild framställan. Stämman beslutade även att ledamöter som deltar vid särskilda uppdrag kan erhålla ersättning efter beslut av styrelsen.

Styrelsens arbetsordning, sammanträden och oberoende

Styrelsens arbete utgår från en årligen fastställd arbetsordning som reglerar styrelsens inbördes arbetsfördelning, beslutsordning inom föreningen, styrelsens mötesordning samt ordförandens arbetsuppgifter. Styrelsens arbete följer en fast planering för att säkerställa styrelsens behov av information och en lämplig arbetsfördelning mellan styrelse och VD. De på styrelsen ankommande kontrollfrågorna handhas av styrelsen i dess helhet i samband med sammanträdena. Dessutom rapporteras varje år de iakttagelser från granskningen och de bedömningar av fören- ingens interna kontroll, som föreningens revisorer gjort. Under 2020 har styrelsen haft nio sammanträden, varav ett per capsulam samt två extrainsatta styrelsesammanträden.

Följande sammanställning redovisar styrelsens sammansättning efter stämman 2020, vissa uppgifter om ledamöterna, år för inval, närvaro vid styrelsesammanträden under 2020 och uppgift om oberoende enligt Koden. HSB Uppsalas styrelse uppfyller under 2019 kodens krav att majoriteten av ledamöterna ska vara oberoende i förhållande till föreningen och ledningen.

Revision

HSB Riksförbund utser en revisor. Därutöver väljs en föreningsgranskare av HSB Uppsalas föreningsstämma. Den av HSB Riksförbund utsedda revisorn är Liselotte Herrlander, Herrlander Revision AB. Liselotte Herrlander valdes första gången 2011. Den stämmovalda revisorn är auktoriserad revisorer. Utöver revisionsuppdraget har revisorn inte något uppdrag för föreningen. Revisorn granskar styrelsens och VD:s förvaltning av föreningen och kvaliteten i föreningens redovisningshandlingar. Revisorn rapporterar resultatet av sin granskning till medlemmarna genom revisionsberättelsen, vilken framläggs på föreningsstämman. Därutöver lämnar revisorn detaljerade redogörelser till styrelsen en gång per år. Närmare upplysningar om ersättning till revisorerna finns i not 7 i verksamhetsberättelsen. HSB Uppsalas stämmovalda föreningsgranskare är Hans Frisk och valdes första gången 2019. Hans frisk är utöver föreningsgranskare HSB ledamot. Föreningsgranskarens uppgift är att granska medlemmarnas rätt till insyn och inflytande i föreningen. Granskningens ska ta sin utgångspunkt i koden. Föreningsgranskaren rapporterar sina slutsatser årligen vid föreningsstämman.

VD och förenings-/koncernledning

VD leder verksamheten i enlighet med den fastställda arbetsordningen mellan VD och styrelse, samt enligt styrelsens instruktioner. VD ansvarar för att hålla styrelsen informerad samt att styrelsen har nödvändiga och så fullständiga beslutsunderlag som möjligt. VD deltar i styrelsens sammanträden. VD har dessutom en kontinuerlig dialog med styrelsens ordförande för information om föreningens och koncernens utveckling och finansiella ställning. Frågor som rör VDs anställningsvillkor, ersättningar och förmåner bereds av styrelsens ordförande och beslutas av styrelsen. Till VD utsågs i maj 2013 Göran Jaxéus, född 1961. Göran anställdes vid HSB Uppsala 2008 som verksamhetscontroller och VD för två av dotterbolagen. VD har inga väsentliga uppdrag utanför föreningen. Vid föreningsstämman 2019 redovisade ordföranden gällande principer för ersättningar och övriga anställningsvillkor för VD. Principen är att endast direkt månadslön, en bilförmån utgår samt att VD har från 61 år och 8 månader, fram till 65 års ålder, kompletterande ålderspension utöver KTP-planen som innebär att 80 procent av lönen kan erhållas i pension. Ytterligare information om ersättningar till VD finns i not 4 i verksamhetsberättelsen. VD och övriga i företagsledningen har formella möten inför varje styrelsemöte och ett antal informella möten för att gå igenom föregående månads resultat, uppdatera prognoser och planer samt diskutera strategifrågor. HSB Uppsalakoncernen består av HSB Uppsala och ett dotterbolag. Detta redovisas på sid 2 i Förvaltlningsberättelsen.

Rapporteringen sker löpande på månadsbasis. Dotterbolagets styrelse består av medlemmar ur HSB Uppsalas företagsledning samt ledamöter ur HSB Uppsalas styrelse. Ordförandeposten innehas av HSB Uppsalas VD. Beslut om verksamhetens inriktning tas i första hand vid fastställandet av den årliga verksamhetsplaneringen, inklusive handlingsplaner. Verksamhetsplanen utgör ett underlag för budgetarbetet. Dotterbolagets verksamhetsplan baseras ytterst på ägardirektiv, vilka meddelas från HSB Uppsalas styrelse i samband med dotterbolagets årsstämma. Styrelsen har ansvaret för att det finns ett effektivt system för internkontroll och riskhantering. Till VD har delegerats ansvaret att skapa goda förutsättningar för att arbeta med dessa frågor. Medlemmarna i företagsledningen har detta ansvar inom sina respektive områden. Befogenheter och ansvar är definierade i policyer, riktlinjer, befattningsbeskrivningar samt instruktioner för attesträtter.

Efterlevnaden av HSB-rörelsens gemensamt utarbetade styrdokument

HSB-rörelsens gemensamt utarbetade styrdokument består av HSBs kod för förenings- styrning, HSB Kompassen och HSB Varumärkesriktlinjer. Beträffande HSBs kod för föreningsstyrning utgör föreliggande dokument en samlad redovisning av efterlevnaden. Sammanfattningsvis gäller att HSB Uppsala följer HSBs kod för föreningsstyrning. I årsredovisningens första del framgår hur HSB Uppsala arbetar med styrdokumenten inom föreningens olika verksamhetsområden.

Representation i HSB Riksförbund och HSB Projektpartner AB

Enligt HSB Riksförbunds stadgar ska årsstämman utövas som ordinarie HSB-stämma varje ojämnt år och som ordinarie årsmöte varje jämnt år. Vid årsmötet den 14 maj 2020 var HSB Uppsala representerade. Stämman genomfördes som digital stämma. HSB Uppsala har även varit representerad i flera av de nätverk som finns inom HSB-rörelsen.

Föreningens interna kontroll och finansiella rapportering

Styrelsen ansvarar, enligt HSBs kod för föreningsstyrning, för den interna kontrollen. Styrelsens arbetsordning och VD-instruktionen anger vilka ärenden som kräver styrelsens godkännande eller bekräftelse. Detta återspeglas i sin tur i dotterbolagets arbetsordning och VD-instruktion. Vid styrelsesammanträden är verkställande direktören och i förekommande fall föreningens ledningsgrupp föredragande i ärenden som kräver styrelsens behandling. Verkställande direktören ansvarar för att styrelsen får ett sakligt, utförligt och relevant informationsunderlag för att kunna fatta väl underbyggda beslut samt att styrelsen hålls löpande informerad om utvecklingen av koncernens verksamhet och finansiella ställning. Därutöver redovisar HSB Uppsalas revisorer, resultatet av sin löpande granskning och bokslutsgranskning i form av två PM. De synpunkter som framkommer åtgärdas i respektive koncernenhet. Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av koncernens finanspolicy, verksamhetsplaner och attestinstruktioner.

Den finansiella rapporteringen görs vid varje styrelsemöte. En utökad rapportering med resultatuppföljning och årsprognoser görs tertialvis. HSB Uppsala har utformat sin interna kontroll så att såväl regelbundna resultatanalyser genomförs på övergripande nivåer, som mer rutinbetonade kontroller såsom avstämningar, attester och liknande, för att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. HSB Uppsalas hantering av risker såsom kreditrisk, marknadsrisk och finansieringsrisk redovisas till styrelsen i enlighet med vad som föreskrivs i, av styrelsen antagen, finanspolicy. I dagsläget bedöms den interna kontrollen vara god och ändamålsenlig för en organisation av HSB Uppsalas storlek.

GRANSKNINGSRAPPORT

Den förtroendevalda föreningsgranskarens uppdrag är att granska HSB Uppsalas medlemmars rätt till insyn och inflytande i medlemsföreningen. Granskningen tar sin utgångspunkt i HSBs kod för föreningsstyrning. Föreningsgranskaren har i sin granskning kontaktat föreningens revisor, valberedning, styrelsen ordförande och tjänstemän på HSB Uppsala. Granskningen har utförts utifrån fastställt granskningsprogram samt genom kontroller av företrädesvis publicering av information på föreningens webbplats inför stämman.

Föreningsstyrningsrapporten har granskats av föreningsgranskaren. Föreningsgranskaren konstaterar att den information som har lämnats till medlemmarna är korrekt och vederhäftig samt att granskningsrapporten har meddelats styrelsen i god tid innan tidpunkt för kallelse till föreningsstämman. Dessutom konstateras att föreningen ej avviker från HSBs kod för föreningsstyrning vilket framgår av föreningsstyrningsrapporten. 

Slutligen anser föreningsgranskaren att föreningen har tagit tillvara medlemmarnas rätt till insyn och inflytande i enlighet med HSBs kod för föreningsstyrning.

Uppsala 2021-04-06

Hans Frisk
Förtroendevald
Föreningsgranskare